SharePoint Online: Verlinkungen innerhalb einer Page/Seite

Verlinkungen innerhalb einer Page macht man in HTML schon seit Jahrzehnten mit sogenannten Anker-Links. Grundsätzlich funktioniert das so, dass man diese „Anker“ an gewünschten Stellen einer sehr langen Page an Ort und Stelle setzt (in HTML definiert) und anschließend dann ein Hyperlink auf diesen Anker setzt.

Der Aufbau eines Hyperlinks zu einem Anker sieht immer so aus:

http://server-url/website/sitepages/page.aspx#ankername

Umsetzung von Ankern in SharePoint Online Modern Sites

  • Möglichkeit 1: Modern Script Editor WebPart nutzen, um diese Anker zu platzieren in HTML-Notation auf der Page -> Blogpost
  • Möglichkeit 2: Texte formatiert in H1 oder H2 in einer Modern Page erhalten automatisch ein Anker

Die Nutzung

Diese Ankerlinks lassen sich dann super im WebPart „Quicklinks“ am Anfang einer Page verwenden, um ein Hyperlink Button zum gewünschten Anker anzubieten

SharePoint Online: Zielgruppen-Adressierung für News

Microsoft hat das Feature der Steuerung von News an verschiedene Zielgruppen in SharePoint Online im April 2019 bereits in diesem Blog-Post angekündigt. Wirklich ausgeliefert in Targeted Release Mandanten wurde es jedoch erst im August 2019.

Die Idee hinter dem Feature ist, dass unterschiedliche Zielgruppen von Besuchern in einem Intranet unterschiedliche News-Meldungen ausgespielt bekommen. Das häufigste Szenario ist die örtliche Unterscheidung von Besuchern im Intranet. Also Location-based oder department-based.

Muss das Feature manuell aktiviert werden?

ja, es muss in der gewünschten Website in den Einstellungen der Bibliothek „Pages“ oder auf deutsch „Websiteseiten“ aktiviert werden.

Muss ich beim Schreiben einer News irgendwas beachten?

In den Eigenschaften des jeweiligen News-Artikel müssen die Zielgruppen konfiguriert werden. Dies können Security Gruppen (aus Azure AD) sein oder Office 365 Gruppen. Daraus folgt, dass Mitgliedschaften von Benutzern in diesen Gruppen idealerweise automatisiert gepflegt werden sollten. Stichwort: dynamic security groups in Azure AD

Welche Webparts unterstützen dieses Feature?

Folgende WebParts können dann gefiltert je nach Besucher die News-Beiträge ausspielen:

  • News
  • Highlighted Content

Wie aktiviere ich es in den WebParts?

https://support.office.com/en-us/article/target-content-to-specific-audiences-33d84cb6-14ed-4e53-a426-74c38ea32293

Was fehlt an Funktionen noch?

Es fehlt derzeit die Möglichkeit, Zielgruppenadressierung auf Content-Seiten anzuwenden und Menüpunkte in der Website-Navigation zielgruppenbasiert auszuspielen.

SharePoint Online: Unterstützung von Mehrsprachigkeit in Webseiten

In diesem Artikel will ich ein paar Fakten festhalten, die bei dem Thema Mehrsprachigkeit in SharePoint Online und dem Einsatz von Office 365 in internationalen Unternehmen anzutreffen sind.

Stand September 2019 gibt es in SharePoint Online out-of-the-box keine Möglichkeit, eine mehrsprachige Website (Teamsite oder Communication Site) aufzubauen. Ein offizielles Feature ist in Planung für Q1/2020

Item auf der Produkt-Roadmap für SharePoint Online

Zum Glück hat die Community eine Lösung geschaffen und im Rahmen der „SharePoint Patterns and Practices Community Solutions“ eine Solution namens „Multilanguage Pages“ veröffentlicht. Mit dieser ist es möglich, mehrsprachigen Content in einer Website zu redaktionieren und auszuliefern.

  • für jede unterstützte Sprache wird simpel eine Sprachvariante einer Page angelegt
  • Alle Pages einer Sprache liegen in einem sprachspezifischen Unterverzeichnis in der Library „Site Pages“
  • Im Hauptverzeichnis liegen
  • Beim Besuchen der Website arbeitet ein Redirector, der die Spracheinstellungen des aktuellen Benutzers ausliest und dann entsprechend zur richtigen Sprachvariante der jeweiligen Page weiterleitet.
  • Die Standard-WebParts wie „News“ oder „Highlighted Content“ müssen selbst durch Filterung in der Page Property „LanguageVariant“gezwungen werden, immer nur den Content einer Sprache anzuzeigen
  • Die Standard-Sprache einer bestimmten SharePoint Website legt man zum Anlegezeitpunkt fest. Weitere unterstützte Sprachen kann in der Seite „websiteurl/_layouts/15/muisetng.aspx“ festgelegt werden.

Die Spracheinstellungen des aktuellen Benutzers kommen aus dem Benutzerprofil in SharePoint Online. Dieses ist mittlerweile sehr gut versteckt und über das eigene Delve Profil gelangt man wieder zur altbekannten Profilseite (UserProfilePage). Das exakte UserPropertyField lautet SPS-MUILanguages.

User Profile Page in SharePoint Online
User Profile in Delve

Das Wichtige ist, dass die Sprache im SharePoint Online User Profil nicht provisioniert wird durch Office 365. Im Office 365 Profil kann sogar eine ganz andere Spracheinstellung gesetzt sein. Die in dem folgenden Screen dargestellte Spracheinstellung des Benutzers ist für die O365 Oberfläche maßgeblich.

Office 365 User Account Settings

SharePoint Online: App Catalog innerhalb einer Site Collection

Neben dem globalen App Catalog innerhalb einer SharePoint Farm oder eines Office 365 Tenant gibt es auch die Möglichkeit, nur auf der granularen Ebene einer Site Collection einen App Catalog zur Verfügung zu stellen.

Die URL des App-Catalog einer Site Collection in O365 lautet immer:

https://tenantname.sharepoint.com/sites/mywebsite/AppCatalog/Forms/AllItems.aspx

Um den App Catalog innerhalb einer Site Collection in O365 anzulegen muss man folgenden Powershell Befehl des PnP SkriptPakets ausführen:

Add-PnPSiteCollectionAppCatalog -Site "https://tenantname.sharepoint.com/sites/mywebsite/"
Das Ergebnis in „Site contents“ – eine neue Liste namens „Apps for SharePoint“

Office 365: Aufgabenliste in SharePoint Online Website aktivieren

Anforderung:
In einer Website in SharePoint Online die gewohnte altbewährte Aufgabenliste anlegen.

Lösung:
Die Funktion „Add an App“ liefert im Jahre 2019 standardmäßig keine Aufgabenliste mehr als mögliche Auswahl.

Das Problem – die Aufgabenliste ist erstmal nicht mehr verfügbar

Erst durch die manuelle Aktivierung eines Site Features „Teamzusammenarbeitslisten“ wird die Aufgabenlisten-App neben einer Reihe anderer alter Bekannter in der App-Auswahl wieder sichtbar.

  1. Websiteinhalte aufrufen durch Klick auf Zahnrad rechts oben
  2. „Websiteeinstellungen“aufrufen
  3. In Übersicht der Websiteeinstellungen in der Rubrik „Websiteaktionen“ den Punkt „Websitesfeatures verwalten“ aufrufen
  4. In der Feature-Liste das Feature „Teamzusammenarbeitslisten“ suchen und aktivieren

 

Feature in der Liste der Website-Features (in den Website-Einstellungen – als Admin arbeiten)

Arbeiten mit HTML Ankern in SharePoint Seiten

Anforderung:
Bei der Redaktionierung von langen Websites mit viel Inhalt auf einer Seite bietet es sich an mit Hyperlinks auf derselben Seite ein Inhaltsverzeichnis am Anfang der Seite aufzubauen.

Lösung:
Man setzt bei den einzelnen Überschriften jeweilig einen sogenannten Anker in der Quelltext-Ansicht:16
<span id="Überblick"></span>

Im Inhaltsverzeichnis verlinkt man dann die Begriffe mit den Ankern. Dabei verlinkt man auf diesselbe Seite, hängt jedoch „?#“ und den Ankernamen hinten dran:

https://website.com/sites/subsite/sitepages/page.aspx?#ankername

Papierkorb: Wiederherstellen gelöschter Dateien in SharePoint

Hier eine Übersicht der Funktion des Papierkorbs in SharePoint Versionen und SharePoint Online.

Art Use Case SharePoint Version 2013/2016 SharePoint Online in O365
Papierkorb erster Ebene (Site Ebene)
  • Hier wandert alles rein, was Benutzer selbst gelöscht haben.
  • Zugriff durch die Benutzer selbst.
  • Aufruf des Papierkorbs über Seiteninhalte (Site Contents) und dann rechts oben in Leiste.
  • Man sieht nur die Elemente im Papierkorb, die man selbst gelöscht hat. Eigene abgelegte Dokumente, die von anderen Personen gelöscht wurden sind nicht im Papierkorb sichtbar.
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente:  30 Kalendertage (Standard)
  • Standard-Vorhaltezeit kann durch Admin auf Web Application Level verändert werden
  • Abgelegte Dokumente, auf die man vor der Löschung Schreib-Berechtigung hatte, und dann von anderen Personen gelöscht wurden sind sichtbar.
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 93 Kalendertage (Standard – kann durch Admin verändert werden)
Papierkorb zweiter Ebene (Site Collection Ebene)
  • Hier kommt alles rein, was die Vorhaltezeit der ersten Ebene überschritten hat oder aus dem Papierkorb erster Ebene vorsätzlich gelöscht wurde
  • Nur für die Site Collection Administratoren
  • Aufruf des Papierkorbs in der Site Collection Administration unter Site Settings

 

 

  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 50 Kalendertage (Standard)
  • Standard-Vorhaltezeit kann durch Admin auf Web Application Level verändert werden
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 93 Kalendertage (Standard – kann durch Admin verändert werden)

Ein Hinweis ganz zum Schluss: Die Papierkorb-Funktion kann auch komplett deaktiviert werden.