Office 365: Aufgabenliste in SharePoint Online Website aktivieren

Anforderung:
In einer Website in SharePoint Online die gewohnte altbewährte Aufgabenliste anlegen.

Lösung:
Die Funktion „Add an App“ liefert im Jahre 2019 standardmäßig keine Aufgabenliste mehr als mögliche Auswahl.

Das Problem – die Aufgabenliste ist erstmal nicht mehr verfügbar

Erst durch die manuelle Aktivierung eines Site Features „Teamzusammenarbeitslisten“ wird die Aufgabenlisten-App neben einer Reihe anderer alter Bekannter in der App-Auswahl wieder sichtbar.

  1. Websiteinhalte aufrufen durch Klick auf Zahnrad rechts oben
  2. „Websiteeinstellungen“aufrufen
  3. In Übersicht der Websiteeinstellungen in der Rubrik „Websiteaktionen“ den Punkt „Websitesfeatures verwalten“ aufrufen
  4. In der Feature-Liste das Feature „Teamzusammenarbeitslisten“ suchen und aktivieren

 

Feature in der Liste der Website-Features (in den Website-Einstellungen – als Admin arbeiten)
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Arbeiten mit HTML Ankern in SharePoint Seiten

Anforderung:
Bei der Redaktionierung von langen Websites mit viel Inhalt auf einer Seite bietet es sich an mit Hyperlinks auf derselben Seite ein Inhaltsverzeichnis am Anfang der Seite aufzubauen.

Lösung:
Man setzt bei den einzelnen Überschriften jeweilig einen sogenannten Anker in der Quelltext-Ansicht:16
<span id="Überblick"></span>

Im Inhaltsverzeichnis verlinkt man dann die Begriffe mit den Ankern. Dabei verlinkt man auf diesselbe Seite, hängt jedoch „?#“ und den Ankernamen hinten dran:

https://website.com/sites/subsite/sitepages/page.aspx?#ankername

Papierkorb: Wiederherstellen gelöschter Dateien in SharePoint

Hier eine Übersicht der Funktion des Papierkorbs in SharePoint Versionen und SharePoint Online.

Art Use Case SharePoint Version 2013/2016 SharePoint Online in O365
Papierkorb erster Ebene (Site Ebene)
  • Hier wandert alles rein, was Benutzer selbst gelöscht haben.
  • Zugriff durch die Benutzer selbst.
  • Aufruf des Papierkorbs über Seiteninhalte (Site Contents) und dann rechts oben in Leiste.
  • Man sieht nur die Elemente im Papierkorb, die man selbst gelöscht hat. Eigene abgelegte Dokumente, die von anderen Personen gelöscht wurden sind nicht im Papierkorb sichtbar.
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente:  30 Kalendertage (Standard)
  • Standard-Vorhaltezeit kann durch Admin auf Web Application Level verändert werden
  • Abgelegte Dokumente, auf die man vor der Löschung Schreib-Berechtigung hatte, und dann von anderen Personen gelöscht wurden sind sichtbar.
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 93 Kalendertage (Standard – kann durch Admin verändert werden)
Papierkorb zweiter Ebene (Site Collection Ebene)
  • Hier kommt alles rein, was die Vorhaltezeit der ersten Ebene überschritten hat oder aus dem Papierkorb erster Ebene vorsätzlich gelöscht wurde
  • Nur für die Site Collection Administratoren
  • Aufruf des Papierkorbs in der Site Collection Administration unter Site Settings

 

 

  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 50 Kalendertage (Standard)
  • Standard-Vorhaltezeit kann durch Admin auf Web Application Level verändert werden
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 93 Kalendertage (Standard – kann durch Admin verändert werden)

Ein Hinweis ganz zum Schluss: Die Papierkorb-Funktion kann auch komplett deaktiviert werden.

SharePoint Online: Neue Hub Sites als Portalstartseiten

Es wird demnächst (in 2018) ein wertvolles neues Feature für SharePoint Online geben: Sogenannte „Hub Sites“.
Mit diesen sind wir (endlich) in der Lage, SharePoint Webseiten zu kuratieren und so out-of-the-box Übersichten über angelegte Webseiten in Office 365 zu erstellen.

Use Case für Hubs:

  • Seinen Usern als Navigations-Hilfe in Office 365 die Hubs als Gruppierung von einzelnen Websites in SharePoint Online zur Verfügung stellen

Funktionale Aspekte:

  • Ein Logo für Hub wählbar
  • Bereitstellung einer Portal-ähnlichen Navigation in der Hub-Website und in den Webseiten darunter
  • Automatische Suchfunktion (Search Scope) , die für die zugehörigen Seiten limitiert ist
  • Content-Aggregation von zugehörigen Websites
    • Automatische Anzeige von publizierten News (noch keine Selektion möglich)
    • Automatische Anzeige von publizierten Events (noch keine Selektion möglich)
  • Übersicht mit allen zugehörigen Webseites als Boxen als Navigationsmöglichkeit
  • Bereitstellung von Quick Links auf dem Hub
  • Hubs sind in der mobilen App verfügbar
  • Vererbung des gewählten Design Theme des Hub auf die zugehörigen Seiten
    • Durch Hinzufügen einer Website zu einem Hub ändert sich also das Theme sofort

Hub Site in SharePoint Online
Hub Site in SharePoint Online

 

Technische Aspekte:

  • Man kann ein Hub als Admin erstellen (Powershell oder Admin Center) konfigurieren und existierende Websites hinzufügen
  • Man kann auf einer Hub Site folgende Arten von SharePoint Webseiten hinzufügen
    • Team sites (auch von Office Groups)
    • Communication Sites
    • Custom Publishing Sites
  • Man kann als Site Owner auch in der „Site Information“ Dialog die eigenen Website einem existierenden Hub hinzufügen
  • Man kann eine existierende Website zum Hub konvertieren (per Powershell oder Admin-Center)
  • Automatischer Search Scope für die zugehörigen Seiten
  • keinerlei Vererbung von Berechtigungen vom Hub zu den hinzugefügten Webseiten

Was fehlt aus meiner Sicht:

  • Eine Website kann nur „Mitglied“ von einem Hub sein
  • Es gibt (noch) keine Hierarchie von Hub Sites
  • Hubsites unterstützen kein hybrides Szenario: onPremise Webseiten werden nie Mitglieder von Hub Sites

 

Hier ein Webinar von Microsoft dazu:

SharePoint Online: Microsites im Intranet

Auf der Konferenz „Ignite 2015“ wurden sie damals das erste Mal vorgestellt und als „NextGen Portal“ bezeichnet. Im Mai 2017 wurden auf dem SharePoint Virtual Summit diese offiziell in SharePoint Online als sogenannte Communication Sites vorgestellt.

Es sind also Microsites im Intranet mit folgenden Funktionen:

  • Kuration von mehreren Artikeln
  • Ein Artikel mit CMS-Funktionen
    • design-orientiertes Rich Text Editing ähnlich wie bei Sway
    • Einbetten von Videos und Dokumenten im Artikel
    • Preview von spezifischen Seiten aus Word-Dokumenten
  • Interaktion der Leser zu den Artikeln über Social Features
    • Conversations
    • Liking
  • Mail-Newsletter von Artikeln in Rich HTML View in eMails
  • automatisches (responsive) Rendering von Artikeln auf verschiedenen Endgeräten
  • Anzeige eines bestimmten Feeds aus Yammer
  • Control für die Anzeige von „Related Documents“ aus dem Office Graph

communication site
Communication Site mit erste Zeile: Hero Web-Part mit Fotos zweite Zeile: News-Webpart dritte Zeile: Events-Webpart vierte Zeile: Documents Webpart

„Communication Site“ ist also ein neues Site Template für Websites. Dazu wurden eine Reihe von neuen Web-Parts extra für diese neuen Modern Pages (eine neue Variante der Publishing Page) bereitgestellt, damit sich Content einfach in den Artikeln neben Text publiziert werden kann:

Art des Content Beschreibung Name des WebParts Hilfe-Seite von Microsoft
Hyperlinks Klickbare Hyperlinks mit Vorschau auf Inhalt und Bild Quick Links WebPart Link
Bilder Einbetten von einzelnen Bildern Image WebPart Link
Bildergallerie Anzeige von Bilder-Gallerien Image Gallery WebPart Link
Dokumente Preview einer bestimmten Seite des Dokuments Document WebPart Link
Charts Anzeige von simplen (ala PowerPoint) Charts Quick Chart WebPart Link
Videos Einbetten von Videos aus dem Office 365 Video Portal Stream WebPart Link
Landkarten Einbetten von Landkartenausschnitten aus Bing Maps Bing Maps WebPart Link
Termine Einbetten von Terminen/Events im Kalender-Format mit Zeit und Orts-Angaben.
Die Leser können sich den Termin in ihren eigene Kalender importieren
Events WebPart Link
Feeds aus Yammer Anzeige von Posts aus einem bestimmten Yammer-Feed Yammer Feed WebPart Link
Highlighted Content (Artikel aus der Seite Einbetten von Links zu anderen Artikeln incl. Teaser – am besten für die Startseite Hero WebPart Link
Site Activity Anzeige der neuesten Aktivitäten an Dokumenten in dem Container Site Activity WebPart Link
Personenprofile Anzeige von Personen mit ihrem Profilfoto People WebPart Link
Sonstiges HTML-Code (auch IFrames) Embed WebPart Link

Hilfreiche Ressourcen: