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Archive for the ‘Microsoft Office’ Category

BPMN Diagramme mit Visio erstellen

Prozessdiagramme nach der BPMN Notation kann man in Microsoft Visio erstellen.

  • Visio 2010 Premium Edition unterstützt BPMN Version 1.2
  • Visio 2013/2016 ab Professional Edition  unterstützt BPMN Version 2.0

 

Hilfeseiten für den Schnellstart in Visio:

  • Deutschsprachiger Webcast zu Visio 2010 und BMPN
  • Englischsprachiger Blog-Post zu BPMN in Visio 2010
  • Webcast zu BPMN in Visio 2010

Hilfeseiten für den Schnellstart in BPMN:

10 Tipps zum schneller suchen in Outlook

Heute ein weiterer Artikel aus der Reihe zur Steigerung der Produktivität in der Arbeit mit Outlook. Zur Ansicht der gesamten Artikelreihe einfach hier klicken. Dies sind aus meiner Sicht zehn wichtige Tipps zur schnellen und effizienten Suche nach Mails in Outlook:

Tipp 1: Mit der Tastenkombination „STRG+E“ gelangt man direkt zur Suchmaske und kann den Suchbegriff direkt eintippen.

Tipp 2: Alle Suchbegriffe mit einem Leerzeichen getrennt bedeuten eine „UND“-Verknüpfung – man kann natürlich neben Suchbegriffen auch Suchbefehle (wie im Folgenden vorgestellt) kombinieren

Tipp 3: Zum Ausschluss von Suchbegriffen gibt des den Befehl „NOT“ gefolgt von dem Wort, welches ausgeschlossen werden soll

Tipp 4: Die Einschränkung der Suche auf Orte wie Postfach/Mailkonto, Ordner erfolgt im Drop-Down-Menü rechts vom Sucheingabefeld

Sucheingabefeld im deutschen Outlook 2013

Sucheingabefeld im deutschen Outlook 2013

 

Tipp 5: Die hier beschriebenen Suchbefehle kann man direkt in das Sucheingabefeld eingeben oder sich mit den verfügbaren Schaltflächen in der Symbolleiste der Suche behelfen.

Symbolleiste der Suche in Outlook 2013

Symbolleiste der Suche in der deutschen Variante von Outlook 2013

Tipp 6: Für die Suche im Posteingang eignet sich der Befehl „von:“  oder im englischen Outlook „from:“ gefolgt mit dem Nachnamen oder Vornamen des Absenders

Tipp 7: Der Befehl „an:“ oder im englischen Outlook „to:“ mit dem Nachnamen oder Vornamen des Absenders eignet sich perfekt nach der Suche von gesendeten Mails.

Tipp 8: Für die Suche nach gesendeten Anlagen in Mails gibt es den Befehl „hatanlagen:ja“ oder im englischen Outlook „hasattachment:yes

Tipp 9: Zum Auflisten aller geflaggten Mails die wohl liegengeblieben sind eignet sich der Befehl „markierungfürnachverfolgung:zur nachverfolgung“ oder im englischen Outlook „hasflag:true„.

Tipp 10: Falls die Mailbox zu klein ist und wieder mal zuläuft hilt der Befehl „nachrichtengröße:enorm“ oder im englischen Outlook „messagesize:enormous“ zum Auflisten aller Mails, die größer als 5 MB sind


 
Als kombiniertes Beispiel folgende Sucheingabe:

Hier wird nach allen Powerpoint Präsentationen gesucht, die Christoph jemals an mich geschickt hat:
 
von:christoph  hatanlagen:ja pptx

 

Hinweis:
Es gibt noch wesentlich mehr Suchbefehle für die Suche in Outlook. In diesem Artikel von Microsoft gibt es eine gute Übersicht: „Lernen Sie, wie Sie Ihre Suchkriterien einschränken, um bessere Suchergebnisse in Outlook zu erzielen„. Man muss immer auf die verwendete Sprachvariante bei den Suchbefehlen achten. Englische Befehle funktionieren schlicht nicht im deutschen Outlook. Also bei den Tipps im Artikel von Microsoft aufpassen!

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Hilfreiche Outlook Regeln gegen die Verstopfung des Postfachs

Ich arbeite gerade für ein Unternehmen, in dem die Mail-(un)-kultur sehr stark verbreitet ist. Das bedeutet, man empfängt täglich eine Vielzahl von Mails. In den dem „An:“ Feld sind mehrere Personen und in dem „CC“ Feld noch mehr Personen benannt. Und irgendwo dazwischen mein Name – da fühlt man sich schnell geflutet. 😦

Es geht also darum, aus der Vielzahl der Mails die für mich wirklich Wichtigen zu erkennen, in denen Aufgaben oder relevante Themen für mich enthalten sind. Alle anderen kann ich später lesen, wenn ich mal nichts zu tun haben sollte.

für mich lautet das Credo: „ich kann Aufgaben abarbeiten oder ich kann Mails lesen und bearbeiten“

Desweiteren bin ich ich schon seit längerem ein Feind der Mailsortiererei in Unterordner – (siehe dazu diesen früheren Blogartikel hier: mails-kategorisieren-statts-manuell-wegsortieren ).

Dieses beides zu kombinieren bedeutet also:

Hebe alle Mails hervor,

  • wo im Mail-Text mein Vorname vorkommt – oft gelesen in dieser Form: „@Kunze: mach mal vorwärts“
  • wo ich sowie andere Personen im „An:“-Feld stehe – ich also potentiell ein TODO habe
  • welche ausschließlich nur an mich adressiert sind – also ich war der Einzige im „An:“-Feld

Als Ergebnis hat man rot eingefärbte Mails im Posteingang mit der roten Flagge, welche man nach Lesen und Bearbeitung in ein Häkchen verwandeln kann! 🙂

Outlook Regeln im englischen Outlook 2013

Outlook Regeln im englischen Outlook 2013

Hinweis:
Je nach Mailkultur kann es trotz der oben beschriebenen Regeln zu vielen rot markierten Mails kommen. Dann sollte man absteigend farbig markieren.

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Einfügen von Zeiten aus Project in Excel, die sich automatisch aktualisieren

Anforderung:

Einfügen von Plan-Daten aus Project in Excel, welche sich automatisch in Excel aktualisieren.

Lösung:

Das Datum des einzelnen Vorgangs aus Projects in die Zwischenablage kopieren und im Excel über „Inhalte einfügen“ und in diesem Dialog (siehe Screenshot) links die Option „Verknüpfen“ anwählen und wieder einfügen. Im Screenshot ist die englische Version zu sehen.

Einfügen als Link in Excel

Einfügen als Link in Excel

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Datensätze in Excel per Formel filtern und zählen

13. Januar 2015 1 Kommentar

Anforderung:

Jeder kennt die Möglichkeit in Excel Datensätze in einzelnen Spalten zu filtern und die Summe der aktuell gefilterten Datensätze in der Statusleiste abzulesen. Dies jedoch nicht per Hand sondern automatisiert in Excel durchzuführen mit Hilfe von Formeln, in denen ein oder mehrere Filterkriterien konfiguriert werden, ist die Kür und spart beim Reporting echte Zeit 🙂

Lösung:

In Excel gibt es dafür die Formel „ZÄHLENWENNS“ oder im englischen Excel „COUNTIFS„. Die Syntax ist relativ leicht:

Einen Filter setzen:

=ZÄHLENWENNS(zellbereich;kriterium)

Zwei Filter (also UND-Verknüpfung) in verschiedenen Spalten gleichzeitig setzen:

=ZÄHLENWENNS(zellbereich1;kriterium1;zellbereich2;kriterium2)

Zwei Filterwerte (also ODER-Verknüpfung) in einer Spalte auswählen:

=ZÄHLENWENNS(zellbereich1;kriterium1)+ZÄHLENWENNS(zellbereich1;kriterium2)

Hinweis: Beim Kriterium kann man in Zeichenketten suchen (Beispiel: „=YES“) und auch mit Wildcards arbeiten. Also zur Suche nach einer Zeichenkette „*zeichenkette*“ verwenden.

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Direkte Hyperlinks zu einzelnen Project Vorgängen bereitstellen

Anforderung:
Bereitstellen von Hyperlinks zu einzelnen Vorgängen in einem Projektplan in Microsoft Project.

Lösung:
Jeder Vorgang in Project erhält ein vierstellige eindeutige ID, die im Feld „UID“  (deutsche Bezeichnung „Einmalige  Nr.“) sichtbar ist. Diese verändert sich auch nicht mehr, wenn nachträglich neue Vorgänge dazwischen eingefügt werden.

Das Muster für Hyperlinks sieht so aus: url/dateiname.mpp#Gantt Chart!-<uniqe-id>

Just Copy & Paste the stuff. :-). Einfach das Kontextmenü eines Project-Vorgangs aufrufen und „Zelle kopieren“ auswählen. Anschließend im neuen Tool (z.B. Excel) den Link als Hyperlink (in Excel über „Inhalte einfügen“) wieder einfügen.

Kontextmenü im englischen Project 2010

Kontextmenü im englischen Project 2010

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Mails kategorisieren statts manuell wegsortieren

8. Oktober 2014 1 Kommentar

Immer wieder sehe ich bei Kolleginnen und Kollegen, dass im Outlook kleine oder größere Unterordnerstrukturen aufgebaut werden, um Mails manuell (oder halbautomatisch) kontextbezogen aus dem Posteingang in den jeweiligen Unterordner zu verschieben. Das Ziel ist ganz sicher, den Überblick zu behalten und alle Mails zu einem Thema/Projekt/Kontext auf einen Blick zu sehen.

Ich persönlich habe vor vielen Jahren aufgehört, Ordnerstrukturen in Outlook aufzubauen, weil:

  1. zu viele Mails kosten eh schon zuviel Zeit zum Lesen
  2. Manuelles Verschieben von Mails kostet zuviel Zeit – jedes Mal überlegen, in welchen der Unterordner verschoben wird
  3. zu viele Unterordner kosten Übersichtlichkeit – den richtigen Unterordner auswählen ist ein unnötiger Kontextwechsel im Gehirn
  4. im Unterordner muss man auch wieder suchen 😦
  5. Eine Mail mit zwei Kontexten kann nur in einem Unterordner landen und nicht in zwei gleichzeitig – außer man kopiert sie vielleicht…
  6. Die Suche von Outlook ist so mächtig – man muss nur wissen, wie man richtig sucht – dann findet man auch 🙂

 

Suche in Outlook:

Um den letzten Punkt aufzugreifen, STRG+E geht direkt zur Suchmaske und man kann sofort Suchbegriffe eintippen. Alle Suchbegriffe mit einem Leerzeichen getrennt bedeuten automatisch „AND“ – also alle Suchbegriffe müssen vorhanden sein im Suchergebnis. Wenn man ein Begriff ausschließen will, dann verwendet man „NOT“.

Weiterhin gibt es in der Symbolleiste verfügbar oder als Syntax spezielle Schlüsselwörter. Ein Beispiel: Für die Suche nach allen eigenen versendeten Mails an eine bestimmte Person (Schreiber) mit dem Wort “protokoll” im Betreff: von:eigenerNachname an:Schreiber betreff:protokoll

Symbolleiste für Suche in Outlook 2013

Symbolleiste für Suche in Outlook 2013

Weitere Hilfe dazu gibt es hier: http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/lernen-sie-wie-sie-ihre-suchkriterien-einschranken-um-bessere-suchergebnisse-in-outlook-zu-erzielen-HA010238831.aspx

 

Eine Lösung: Kategorisierung von Mails und Suchordner:
Eine Idee ist, eingehende Mails zu verschlagworten – dies kann durch „Kategorien“ in Outlook gelöst werden. Hierbei kann eine einzige eMail eine oder mehrere Kategorien als zusätzliches Attribut erhalten. Darauf aufbauend kann man sich Suchordner mit einer Kategorie als Suchkriterium einrichen, welche dann nur entsprechend gekennzeichnete Mails auch anzeigen.

 

Automatische Vergabe von Kategorien:

Eine Möglichkeit, ist eine Regel einzurichten, die alle Mails von einem Absenderkreis (z.B. Firma X) automatisch mit einer Kategorie zu versehen. Am besten hängt man die Regel an den Domain-Namen der Mail-Adressen. Bei Exchange 2010 muss die Regel zur automatisierten Kategorisierung von eintreffenden Mails im Outlook Client laufen. Bei Exchange 2013 kann die Regel im Exchange Server laufen, also eine Serverregel sein. Server-Regeln haben generell den Vorteil, dass bei Verwendung von verschiedenen/unterschiedlichen Clients (Smartphone, Tablet und PC) die Regeln bei Eintreffen einer eMail immer schon durchgelaufen sind.

 

Regeldefinition in Outlook 2010

Regeldefinition in Outlook 2010

 

Einrichtung eines Suchordners:

Mit solchen Regeln erhalten die einzelnen Mails also Kategorien und verbleiben im Ordner „Posteingang“. Nun werden einmalig sogenannte „Suchordner“ manuell angelegt. Suchordner sind nichts anderes als virtuelle Ordner, die eine bestimmte vordefinierte Suchanfrage auf den Posteingang ausführen. Einen Suchordner liegt man in der Symbolleiste mit dem Tab „Ordner“ an.

Suchordner konfigurieren

Suchordner konfigurieren

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