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Archive for the ‘Microsoft Office’ Category

Outlook: Datendateien (PST oder OST) reparieren

Anforderung:
Die Datendatei (OST oder PST) in Outlook ist kaputt.

Lösung:
Ein Tool von Microsoft zum Analysieren und Bereinigen von Fehlern in Datendateien.

https://support.microsoft.com/de-de/help/272227/how-to-repair-your-outlook-personal-folder-file-.pst

https://support.office.com/de-de/article/Reparieren-von-Outlook-Datendateien-PST-und-OST-25663bc3-11ec-4412-86c4-60458afc5253

 

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Office 365: Vermeiden von App-Kennwörtern in Office Clients bei MFA

Die sogenannte „Mehrstufige Authentifizierung“ (kurz MFA in Englisch) bei Office 365 hat leider einen kleinen Haken: Folgende Applikationen benötigen dann ein zusätzliches sogenanntes App-Kennwort zur Authentifizierung:

  • Skype4Business in Windows
  • Outlook in Windows
  • alle 3rd Party Apps wie z.B. Android Mail App oder Apple Mail

Alle anderen Windows Anwendungen von Microsoft (z.B. Microsoft Teams, Delve App) können problemlos den zweiten Faktor (Anruf, Code per SMS oder Microsoft Authenticator App) beim Login abfragen.

Das App-Kennwort ist ein Kennwort, was statt dem richtigen Passwort in diesen Anwendungen verwendet werden muss. Das ist natürlich blöd, da der Anwender sich jetzt zwei statt bisher ein Passwort merken muss.

Nun die Überrraschung: Das muss nicht sein – zumindest für die Microsoft Office Clients!

Komischerweise hat Microsoft per Default im Office 365 Mandant folgende Einstellung zur Unterstützung von Login mit MFA:

O365 Dienst Modern Authentication (ADAL) Tutorial zum manuellen Aktivieren im O365 Mandant
Exchange Online deaktiviert Enable Exchange Online for modern authentication
Skype4Business deaktiviert Skype for Business Online: Enable your tenant for modern authentication
SharePoint Online aktiviert

Hinweis: Das Aktivieren von Modern Authentication setzt die Admin-Rolle und den Einsatz der Powershell Konsole voraus!

In der folgenden Tabelle sind die Office Clients aufgeführt und ihre Unterstützung für die Modern Authentication.

Office

Version

unterstützt Modern Authentication (ADAL) Out of the box aktiviert: Tutorial zum manuellen Aktivieren
2010 nein
2013 ja nein  Tutorial
2016 ja ja  –

Warum das Ganze!? – die Anwender werden es Ihnen danken, wenn MFA zur Erhöhung der Sicherheit eingeführt wird im Unternehmen, vom App-Kennwort verschont zu werden. 🙂

Weitere hilfreiche Ressourcen:

Kategorien:Microsoft Office, Office365 Schlagwörter: , ,

Word: Beschriftungen für Tabellen oder Abbildungen automatisch durchnummerieren

Anforderung:
Man hat in einem Word-Dokument Beschriftungen für Tabellen- und/oder Abbildungen mit dem Befehl „Beschriftung einfügen“ versehen. Jedoch passt die Nummerierung nicht, da man sie nicht in Reihenfolge hinzugefügt hat.

Lösung:
Die Nummern in den Beschriftungen sind Felder. Es gibt die  Möglichkeit, alle Felder (auch in Kopf- und Fußzeilen) im gesamten Dokument auf einen Schlag zu aktualisieren.

  1. Markieren des gesamten Dokumentinhalts mit STRG+A
  2. Drücken der Taste F9
  3. Aktualisieren aller Feldinhalte (auch Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis,etc.)

Anschließend sind die Nummern für alle Beschriftungen neu vergeben und das zugehörige Verzeichnis ist auch aktualisiert.

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BPMN Diagramme mit Visio erstellen

23. August 2016 Hinterlasse einen Kommentar

Prozessdiagramme nach der BPMN Notation kann man in Microsoft Visio erstellen.

  • Visio 2010 Premium Edition unterstützt BPMN Version 1.2
  • Visio 2013/2016 ab Professional Edition  unterstützt BPMN Version 2.0

 

Hilfeseiten für den Schnellstart in Visio:

  • Deutschsprachiger Webcast zu Visio 2010 und BMPN
  • Englischsprachiger Blog-Post zu BPMN in Visio 2010
  • Webcast zu BPMN in Visio 2010

Hilfeseiten für den Schnellstart in BPMN:

10 Tipps zum schneller suchen in Outlook

Heute ein weiterer Artikel aus der Reihe zur Steigerung der Produktivität in der Arbeit mit Outlook. Zur Ansicht der gesamten Artikelreihe einfach hier klicken. Dies sind aus meiner Sicht zehn wichtige Tipps zur schnellen und effizienten Suche nach Mails in Outlook:

Tipp 1: Mit der Tastenkombination „STRG+E“ gelangt man direkt zur Suchmaske und kann den Suchbegriff direkt eintippen.

Tipp 2: Alle Suchbegriffe mit einem Leerzeichen getrennt bedeuten eine „UND“-Verknüpfung – man kann natürlich neben Suchbegriffen auch Suchbefehle (wie im Folgenden vorgestellt) kombinieren

Tipp 3: Zum Ausschluss von Suchbegriffen gibt des den Befehl „NOT“ gefolgt von dem Wort, welches ausgeschlossen werden soll

Tipp 4: Die Einschränkung der Suche auf Orte wie Postfach/Mailkonto, Ordner erfolgt im Drop-Down-Menü rechts vom Sucheingabefeld

Sucheingabefeld im deutschen Outlook 2013

Sucheingabefeld im deutschen Outlook 2013

 

Tipp 5: Die hier beschriebenen Suchbefehle kann man direkt in das Sucheingabefeld eingeben oder sich mit den verfügbaren Schaltflächen in der Symbolleiste der Suche behelfen.

Symbolleiste der Suche in Outlook 2013

Symbolleiste der Suche in der deutschen Variante von Outlook 2013

Tipp 6: Für die Suche im Posteingang eignet sich der Befehl „von:“  oder im englischen Outlook „from:“ gefolgt mit dem Nachnamen oder Vornamen des Absenders

Tipp 7: Der Befehl „an:“ oder im englischen Outlook „to:“ mit dem Nachnamen oder Vornamen des Absenders eignet sich perfekt nach der Suche von gesendeten Mails.

Tipp 8: Für die Suche nach gesendeten Anlagen in Mails gibt es den Befehl „hatanlagen:ja“ oder im englischen Outlook „hasattachment:yes

Tipp 9: Zum Auflisten aller geflaggten Mails die wohl liegengeblieben sind eignet sich der Befehl „markierungfürnachverfolgung:zur nachverfolgung“ oder im englischen Outlook „hasflag:true„.

Tipp 10: Falls die Mailbox zu klein ist und wieder mal zuläuft hilt der Befehl „nachrichtengröße:enorm“ oder im englischen Outlook „messagesize:enormous“ zum Auflisten aller Mails, die größer als 5 MB sind


 
Als kombiniertes Beispiel folgende Sucheingabe:

Hier wird nach allen Powerpoint Präsentationen gesucht, die Christoph jemals an mich geschickt hat:
 
von:christoph  hatanlagen:ja pptx

 

Hinweis:
Es gibt noch wesentlich mehr Suchbefehle für die Suche in Outlook. In diesem Artikel von Microsoft gibt es eine gute Übersicht: „Lernen Sie, wie Sie Ihre Suchkriterien einschränken, um bessere Suchergebnisse in Outlook zu erzielen„. Man muss immer auf die verwendete Sprachvariante bei den Suchbefehlen achten. Englische Befehle funktionieren schlicht nicht im deutschen Outlook. Also bei den Tipps im Artikel von Microsoft aufpassen!

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Hilfreiche Outlook Regeln gegen die Verstopfung des Postfachs

4. Februar 2015 Hinterlasse einen Kommentar

Ich arbeite gerade für ein Unternehmen, in dem die Mail-(un)-kultur sehr stark verbreitet ist. Das bedeutet, man empfängt täglich eine Vielzahl von Mails. In den dem „An:“ Feld sind mehrere Personen und in dem „CC“ Feld noch mehr Personen benannt. Und irgendwo dazwischen mein Name – da fühlt man sich schnell geflutet. 😦

Es geht also darum, aus der Vielzahl der Mails die für mich wirklich Wichtigen zu erkennen, in denen Aufgaben oder relevante Themen für mich enthalten sind. Alle anderen kann ich später lesen, wenn ich mal nichts zu tun haben sollte.

für mich lautet das Credo: „ich kann Aufgaben abarbeiten oder ich kann Mails lesen und bearbeiten“

Desweiteren bin ich ich schon seit längerem ein Feind der Mailsortiererei in Unterordner – (siehe dazu diesen früheren Blogartikel hier: mails-kategorisieren-statts-manuell-wegsortieren ).

Dieses beides zu kombinieren bedeutet also:

Hebe alle Mails hervor,

  • wo im Mail-Text mein Vorname vorkommt – oft gelesen in dieser Form: „@Kunze: mach mal vorwärts“
  • wo ich sowie andere Personen im „An:“-Feld stehe – ich also potentiell ein TODO habe
  • welche ausschließlich nur an mich adressiert sind – also ich war der Einzige im „An:“-Feld

Als Ergebnis hat man rot eingefärbte Mails im Posteingang mit der roten Flagge, welche man nach Lesen und Bearbeitung in ein Häkchen verwandeln kann! 🙂

Outlook Regeln im englischen Outlook 2013

Outlook Regeln im englischen Outlook 2013

Hinweis:
Je nach Mailkultur kann es trotz der oben beschriebenen Regeln zu vielen rot markierten Mails kommen. Dann sollte man absteigend farbig markieren.

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Einfügen von Zeiten aus Project in Excel, die sich automatisch aktualisieren

15. Januar 2015 Hinterlasse einen Kommentar

Anforderung:

Einfügen von Plan-Daten aus Project in Excel, welche sich automatisch in Excel aktualisieren.

Lösung:

Das Datum des einzelnen Vorgangs aus Projects in die Zwischenablage kopieren und im Excel über „Inhalte einfügen“ und in diesem Dialog (siehe Screenshot) links die Option „Verknüpfen“ anwählen und wieder einfügen. Im Screenshot ist die englische Version zu sehen.

Einfügen als Link in Excel

Einfügen als Link in Excel

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