Office 365: Elektronisches Handling von Aufgaben für Endanwender

Es wurden und werden verschiedene Möglichkeiten von Microsoft bereitgestellt, Aufgaben elektronisch zu erfassen, den Überblick zu behalten und nachzuhalten.

Aufbauend auf diesem Blog-Post aus 2018 will ich in diesem Artikel ein Überblick geben mit dem Stand Mai 2019. 

Microsoft To-Do

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement mobil/unterwegs
  • keinerlei Aufgaben-Sharing mit anderen Personen möglich!

Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Serienaufgaben sind möglich
    • Aufgaben mit Erinnerungen
    • Aufgaben können Anhänge haben

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten:

    • Anzeige und Bearbeitung von mir zugewiesenen existierenden Planner Aufgaben aus allen Teams in Office 365
    • Anzeige der rot geflaggten Mails aus Exchange Online Postfach

Microsoft Outlook

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement am Arbeitsplatz PC/Notebook
  • ideal, wenn Aufgaben sich in eMails „verstecken“

Mögliche Bedienungsformen

    • Client für Mac OS oder Windows
    • Outlook App für Smartphone

Erwähnenswerte Features:

    • Mails via Drag & Drop in Aufgaben ziehen und hat den Inhalt der Mail in der Aufgabe

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten

    • Bidirektionale Synchronisierung der Aufgaben aus Microsoft To-Do in Outlook hinein

Microsoft SharePoint Online

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)

Mögliche Bedienungsformen

    • Im Browser
    • Im Outlook-Client lassen sich Aufgabenlisten aus SharePoint zur dauerhaften Synchronisation einbinden und problemlos ohne Zutun eines Browsers bearbeiten
    • Tab in MS Teams

 Erwähnenswerte Features:

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen sind zwischen Aufgaben herstellbar
    • Thematisch zusammenhängende Aufgaben lassen sich clustern und so Aufgabenhierarchien abbilden

Microsoft Planner

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)
  • besonders geeignet zur Ablösung eines analogen Scrum/Kanban-Board

 Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Aktivitäten-Journal zur Aufgabe verfügbar
    • Es lassen sich komplette Templates (Board mit Aufgaben) bauen und wiederverwenden (Copy Plan Feature)

Fazit:

Wenn die Wahl zwischen den hier vorgestellten Möglichkeiten notwendig wird, dann empfehle ich für das Ich-bezogenen Aufgaben-Management  die Nutzung von To-Do. Im Team empfehle ich Planner. Man muss bedenken, dass auf dem Markt da draußen bessere Konkurrenten (Bsp: Todoist, Trello) schon seit Längerem unterwegs sind.

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Office 365: Aufgabenliste in SharePoint Online Website aktivieren

Anforderung:
In einer Website in SharePoint Online die gewohnte altbewährte Aufgabenliste anlegen.

Lösung:
Die Funktion „Add an App“ liefert im Jahre 2019 standardmäßig keine Aufgabenliste mehr als mögliche Auswahl.

Das Problem – die Aufgabenliste ist erstmal nicht mehr verfügbar

Erst durch die manuelle Aktivierung eines Site Features „Teamzusammenarbeitslisten“ wird die Aufgabenlisten-App neben einer Reihe anderer alter Bekannter in der App-Auswahl wieder sichtbar.

  1. Websiteinhalte aufrufen durch Klick auf Zahnrad rechts oben
  2. „Websiteeinstellungen“aufrufen
  3. In Übersicht der Websiteeinstellungen in der Rubrik „Websiteaktionen“ den Punkt „Websitesfeatures verwalten“ aufrufen
  4. In der Feature-Liste das Feature „Teamzusammenarbeitslisten“ suchen und aktivieren

 

Feature in der Liste der Website-Features (in den Website-Einstellungen – als Admin arbeiten)

Office 365: Data Loss Prevention für Microsoft Teams

Microsoft Teams wurde nun als weiterer Ort für das Sicherheits-Feature Data Loss Prevention freigeschalten. (Featured ID: 34246) Damit können Konversationen in Privaten Chats als auch in Channels mittels DLP-Richtlinien überwacht werden und Nachrichten mit sicherheitskritischem Content geblockt werden.

Im Security & Compliance Center von Office 365 im Bereich der Richtlinien/Policies für DLP (Direktlink protection.office.com/datalossprevention) ist dies konfigurierbar. In einem früheren Artikel in diesem Blog wird die Einrichtung einer solchen Richtlinie/Policy erklärt.

Man muss in den bereits konfigurierten DLP-Richtlinien den Ort hinzunehmen, da er per Default nicht aktiviert ist. In dem folgenden Screenshot sieht man in einer existierenden Richtlinie in den Orts-Einstellungen, dass Microsoft Teams als neue Auswahlmöglichkeit nun hinzu gekommen ist.

dlp_orte_teams

Nach Wahl des Schalters arbeitet die Richtlinie auch in Teams. In dem folgenden Screenshot sieht man, wie eine Richtlinie in der Konversation nach dem Absenden des eingegebenen Text ein Pattern erkannt hat und ein sogenannten Policy-Tipp dem Autor der Nachricht einblendet.

dlp_action_in_teams_LI (2)

In dem Policy-Tipp sind dann weitere Details für den Anwender zu sehen.

Office 365: Automatische Erkennung von deutschen personenbezogenen Daten

Für die Erkennung von personenbezogenen Daten (englisch PII) für Deutschland gibt es derzeit (Februar 2018) im Rahmen des Features Data Loss Prevention von Office 365 (welches ich in diesem Artikel vor Jahren vorgestellt habe) eine sogenannte Vorlage „Germany Personally Identifiable Information (PII) Data“. PII ist die englische Abkürzung für personenbezogene Daten. In der deutschen Sprache fällt mir dazu keine Abkürzung ein. 🙂

DLP Vorlage für typische deutsche personenbezogene Daten
DLP Vorlage für typische deutsche personenbezogene Daten

In dieser Vorlage sind (wie auf dem Screenshot zu sehen) von Microsoft zwei Patterns für „Nummernkreise“ von personenbezogene Daten aufgenommen worden:

  • Deutsche Führerscheinnummer
  • Deutsche Reisepassnummer

Diese Patterns werden zur Erkennung von relevanten Informationen in Office 365 verwendet. Trotzdem gibt es, wenn man nach weiteren relevanten Patterns sucht, folgende vordefinierte Patterns:

  • „Germany Identity Card Number“
  • IBAN – Internationale Kontonummer eines Bankkontos
  • BIC – Internationales Kürzel einer Bank für Zahlungsverkehr
  • EU-Debitkartennummer
  • Kreditkartennummer

Diese Patterns würde ich ebenfalls empfehlen zur Erkennung von personenbezogenen Daten. Man muss sie manuell der Policy hinzufügen.

SharePoint Online: Neue Hub Sites als Portalstartseiten

Es wird demnächst (in 2018) ein wertvolles neues Feature für SharePoint Online geben: Sogenannte „Hub Sites“.
Mit diesen sind wir (endlich) in der Lage, SharePoint Webseiten zu kuratieren und so out-of-the-box Übersichten über angelegte Webseiten in Office 365 zu erstellen.

Use Case für Hubs:

  • Seinen Usern als Navigations-Hilfe in Office 365 die Hubs als Gruppierung von einzelnen Websites in SharePoint Online zur Verfügung stellen

Funktionale Aspekte:

  • Ein Logo für Hub wählbar
  • Bereitstellung einer Portal-ähnlichen Navigation in der Hub-Website und in den Webseiten darunter
  • Automatische Suchfunktion (Search Scope) , die für die zugehörigen Seiten limitiert ist
  • Content-Aggregation von zugehörigen Websites
    • Automatische Anzeige von publizierten News (noch keine Selektion möglich)
    • Automatische Anzeige von publizierten Events (noch keine Selektion möglich)
  • Übersicht mit allen zugehörigen Webseites als Boxen als Navigationsmöglichkeit
  • Bereitstellung von Quick Links auf dem Hub
  • Hubs sind in der mobilen App verfügbar
  • Vererbung des gewählten Design Theme des Hub auf die zugehörigen Seiten
    • Durch Hinzufügen einer Website zu einem Hub ändert sich also das Theme sofort

Hub Site in SharePoint Online
Hub Site in SharePoint Online

 

Technische Aspekte:

  • Man kann ein Hub als Admin erstellen (Powershell oder Admin Center) konfigurieren und existierende Websites hinzufügen
  • Man kann auf einer Hub Site folgende Arten von SharePoint Webseiten hinzufügen
    • Team sites (auch von Office Groups)
    • Communication Sites
    • Custom Publishing Sites
  • Man kann als Site Owner auch in der „Site Information“ Dialog die eigenen Website einem existierenden Hub hinzufügen
  • Man kann eine existierende Website zum Hub konvertieren (per Powershell oder Admin-Center)
  • Automatischer Search Scope für die zugehörigen Seiten
  • keinerlei Vererbung von Berechtigungen vom Hub zu den hinzugefügten Webseiten

Was fehlt aus meiner Sicht:

  • Eine Website kann nur „Mitglied“ von einem Hub sein
  • Es gibt (noch) keine Hierarchie von Hub Sites
  • Hubsites unterstützen kein hybrides Szenario: onPremise Webseiten werden nie Mitglieder von Hub Sites

 

Hier ein Webinar von Microsoft dazu:

SharePoint Online: Microsites im Intranet

Auf der Konferenz „Ignite 2015“ wurden sie damals das erste Mal vorgestellt und als „NextGen Portal“ bezeichnet. Im Mai 2017 wurden auf dem SharePoint Virtual Summit diese offiziell in SharePoint Online als sogenannte Communication Sites vorgestellt.

Es sind also Microsites im Intranet mit folgenden Funktionen:

  • Kuration von mehreren Artikeln
  • Ein Artikel mit CMS-Funktionen
    • design-orientiertes Rich Text Editing ähnlich wie bei Sway
    • Einbetten von Videos und Dokumenten im Artikel
    • Preview von spezifischen Seiten aus Word-Dokumenten
  • Interaktion der Leser zu den Artikeln über Social Features
    • Conversations
    • Liking
  • Mail-Newsletter von Artikeln in Rich HTML View in eMails
  • automatisches (responsive) Rendering von Artikeln auf verschiedenen Endgeräten
  • Anzeige eines bestimmten Feeds aus Yammer
  • Control für die Anzeige von „Related Documents“ aus dem Office Graph

communication site
Communication Site mit erste Zeile: Hero Web-Part mit Fotos zweite Zeile: News-Webpart dritte Zeile: Events-Webpart vierte Zeile: Documents Webpart

„Communication Site“ ist also ein neues Site Template für Websites. Dazu wurden eine Reihe von neuen Web-Parts extra für diese neuen Modern Pages (eine neue Variante der Publishing Page) bereitgestellt, damit sich Content einfach in den Artikeln neben Text publiziert werden kann:

Art des Content Beschreibung Name des WebParts Hilfe-Seite von Microsoft
Hyperlinks Klickbare Hyperlinks mit Vorschau auf Inhalt und Bild Quick Links WebPart Link
Bilder Einbetten von einzelnen Bildern Image WebPart Link
Bildergallerie Anzeige von Bilder-Gallerien Image Gallery WebPart Link
Dokumente Preview einer bestimmten Seite des Dokuments Document WebPart Link
Charts Anzeige von simplen (ala PowerPoint) Charts Quick Chart WebPart Link
Videos Einbetten von Videos aus dem Office 365 Video Portal Stream WebPart Link
Landkarten Einbetten von Landkartenausschnitten aus Bing Maps Bing Maps WebPart Link
Termine Einbetten von Terminen/Events im Kalender-Format mit Zeit und Orts-Angaben.
Die Leser können sich den Termin in ihren eigene Kalender importieren
Events WebPart Link
Feeds aus Yammer Anzeige von Posts aus einem bestimmten Yammer-Feed Yammer Feed WebPart Link
Highlighted Content (Artikel aus der Seite Einbetten von Links zu anderen Artikeln incl. Teaser – am besten für die Startseite Hero WebPart Link
Site Activity Anzeige der neuesten Aktivitäten an Dokumenten in dem Container Site Activity WebPart Link
Personenprofile Anzeige von Personen mit ihrem Profilfoto People WebPart Link
Sonstiges HTML-Code (auch IFrames) Embed WebPart Link

Hilfreiche Ressourcen:

 

Delve: Einzelne Inhalte für Delve unsichtbar machen

Anforderung:
Man will Delve nicht im kompletten Office 365 Mandanten deaktivieren sondern nur gezielt für einzelne Bereiche des Contents in SharePoint Online.

Lösung:

  1. Site Column „HideFromDelve“ anlegen
  2. Diese Website-Spalte der Liste oder Dokumentenbibliothek hinzufügen
  3. Dokumente/Items markieren in der Spalte
  4. Reindizieren der Liste/Bibliothek
  5. Anlegen einer neuen ManagedProperty „HideFromDelve“ auf Ebene des O365 Tenant
  6. Mappen der Crawled Property „ows_HideFromDelve“ auf die angelegte ManagedProperty
  7. Reindizieren der Liste/Bibliothek

Quelle:
https://support.office.com/de-de/article/Verwalten-des-Suchschemas-in-SharePoint-Online-D4FAB46D-BA41-4C03-9D4C-32B5B33198B6?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE