Office 365: Wissensmanagement im Jahr 2020

Intro:

Das Thema Wissensmanagement auf Basis der Menge der abgelegten Daten in Office 365 wird durch das rasante Anwachsen immer wichtiger.

Die Herausforderungen sind:

  • Aufbereitung von gelerntem und gespeichertem Wissen für die Nachwelt
  • Austausch von Wissen über Abteilungs- und Projektgrenzen hinweg
  • Wissens-Hilfe für Anwender in den täglichen Anwendungen

Diese Herausforderungen in der Microsoft Produktivitäts-Cloud wollte Microsoft schon seit längerem lösen…

Infopedia:

Ein neuer Service in Office 365 für „Knowledge Management“ – der Codename war „Infopedia“ und es wurde erstmals auf der Microsoft Konferenz „Ignite“ im Jahr 2015 vorgestellt. Damals war die Idee:

ein Shop Frontend zum Sammeln von themenbasiertem Wissen

Hier kann man sich die Präsentation von der Ignite 2015 nochmal anschauen:
https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2174

Von diesem Projekt ging niemals etwas in Produktion – es wurde wohl gestoppt.

Project Cortex:

Auf der Konferenz Ignite 2019 kam das Thema Wissensmanagement wieder auf die Bildfläche durch das von Microsoft benannte Projekt Cortex. Der wirkliche Produktname sowie die Lizensierungsanforderungen sind unklar.

Hier kann man sich ein Video von der Ignite 2019 dazu anschauen:
https://myignite.techcommunity.microsoft.com/sessions/81513?source=sessions

Die Ergebnisse aus Project Cortex werden noch in diesem Jahr für alle Kunden von Microsoft 365 zur Verfügung stehen. Wehrmutstropfen ist, dass es extra Kosten für die Kunden verursachen wird. Die Investition in diesem Projekt will Microsoft also refinanzieren.

Erste Details zu den Features

  • Automatisch wird durch KI auf Basis des Contents und der Aktivitäten werden Wissens-Themen (sogenannte Topics) erkannt
  • Zu den Wissens-Themen werden sogenannte Topic Pages erstellt, die Wissen zu einem Thema im Intranet aufbereitet darstellen. Auf Basis der Signale im Office Graph werden Themen durch Aktivitäten der Anwender in der Collaboration erkannt und Topic Pages erstellt.
  • Es können durch Anwender auch manuell Themen erstellt werden, wenn die KI von selbst nichts entdeckt oder man das Ganze beschleunigen will.

Das war der erste Artikel dazu. Es wird in diesem Blog noch weitere Detail-Artikel zu diesem Thema geben.

Weiterführende Informationen

Video 1: Vorstellung auf der Ignite 2018

Video 2: Project Cortex deep dive

Video 3 – Webinar von AvePoint zu Project Cortex

https://resources.techcommunity.microsoft.com/project-cortex-microsoft-365/

Office 365: LinkedIn Integration in Nutzerprofilen

Intro

Microsoft bietet die Möglichkeit in Office 365, in den Nutzerprofilen zusätzlich zu den Daten des Benutzerprpofils auch Daten aus dem Profil bei LinkedIn anzuzeigen. Konkret sind das dann:

  • Position
  • Geschäftlicher Ort
  • Anzahl Kontakte
  • schulische Stationen
  • berufliche Stationen

Notwendige Schritte für den Tenant Admin bei deutschen und französischen Tenants

Die Tenant Admins müssen leider tätig werden im Azure AD Admincenter. Dort muss die Möglichkeit der Linked-In Integration generell erstmal aktiviert werden, da für deutsche und französische Tenants dies durch Microsoft standardmäßig deaktiviert ist.

Aktivierung der LinkedIn Integration für den Tenant

Nach einer Wartezeit von (derzeit in der Corona-Zeit TAGE) wird eine Tab „LinkedIn“ im Nutzerprofil von Anwendern sichtbar sein. Erst wenn die Tab sichtbar ist, können die Anwender die Linked-In Integration aktivieren.

Schritte für den einzelnen Anwender

Als normaler Anwender sucht man nach sich selbst in der Suchmaske in der Titelleiste. In den Suchergebnissen sollte die eigenen Person auftauchen. Diese zeigt man sich an und dann wählt man den Tab „LinkedIn“ aus.

Tab „LinkedIn“ in der UserProfile Card

Voraussetzung ist natürlich ein Account auf der Plattform und die Kenntniss von Username und Passwort. Als Anwender sieht man nach erfolgreicher Verknüpfung folgenden Dialog:

Office 365: Die versteckte Profileigenschaft „Company“

Intro: Zu jedem Benutzer in Office 365 gibt es bestimmte geschäftliche Profileigenschaften im Azure AD Benutzerprofil, die bei der Firmen- und Abteilungszugehörigkeit helfen:

  • deutsch: Firma – englisch: Company
  • deutsch: Abteilung – englisch: Department
  • deutsch: Position – englisch: Title
  • deutsch: Vorgesetzter – englisch: Manager
Geschäftliche Profilfelder im Azure AD Admin-Center

Interessanterweise ist das Profilfeld „Company“ nicht im Azure AD Admin-Center sichtbar. Dazu muss man in das Exchange Admin-Center wechseln und in der Mailbox des Anwenders in der Sektion „Organisation“ das Profilfeld befüllen.

Pflege der organisatorischen Daten im Exchange Admin Center in den Mailboxen der Anwender

Es gibt auch ein Powershell Befehl dafür:

Set-AzureADUserExtension -ObjectId [UPN] -ExtensionName "CompanyName" -ExtensionValue "[VALUE]"

In der Oberfläche wird dieses Company Feld an folgenden Stellen den Endanwendern angezeigt:

  • Outlook Online: in der Global Adress List
  • People Card: Im Tab „Overview“

Im Uservoice-Forum gibt es ein Feature-Request, welches sich um die Anzeige eines Company Field dreht. Da ist seit Jahren aber nichts passiert. 😦

https://office365.uservoice.com/forums/264636-general/suggestions/16645147-display-a-company-field

Office 365: Reporting der Nutzung durch Endanwender

Die Nutzung und damit die Akzeptanz der unterschiedlichen Tools von Office 365 durch die Endanwender kann über Reporting erfolgen.

Dazu sollten Change Management Beauftragte im Office 365 Tenant eine besondere Nutzer-Rolle für das Reporting erhalten:

  • Die Benutzer-Rolle auf Englisch heißt „Reports reader“
  • In der deutschen Oberfläche „Benutzerdefinierter Administrator“ -> „Berichteleser“

Standard-Mittel bereitgestellt durch Microsoft

  • Die Latenz im Reporting bei Office 365 liegt bei 24-48h.
  • im Admin-Center
  • im Security & Compliance Center
  • via PowerShell
  • in Power BI nach einmaliger Konfiguration im Admin-Center von Office 365

Hier ein Einführungsvideo zu den Reporting-Funktionen in Power BI:

Einige derzeitige externe Produktlösungen von Drittanbietern

Hinweis: Alle Lösungen basieren darauf, Zugriff zum eigenen Office 365 Tennant zu gelangen und regelmäßig Daten abzugreifen und in eigenen Datenbanken zu speichern, um darauf basierend eigene Reports aufzubereiten.

  • Produkt „OfficeExpert“ von Firma Panagenda – Hyperlink
  • Produkt „Enterprise Reporter for Office 365“ von Firma Quest – Hyperlink
  • Produkt „Office 365 Reporting and Analytics“ von Firma Quadrotech – Hyperlink

Office 365: Elektronisches Handling von Aufgaben für Endanwender

Es wurden und werden verschiedene Möglichkeiten von Microsoft bereitgestellt, Aufgaben elektronisch zu erfassen, den Überblick zu behalten und nachzuhalten.

Aufbauend auf diesem Blog-Post aus 2018 will ich in diesem Artikel ein Überblick geben mit dem Stand Mai 2019. 

Microsoft To-Do

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement mobil/unterwegs
  • keinerlei Aufgaben-Sharing mit anderen Personen möglich!

Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Serienaufgaben sind möglich
    • Aufgaben mit Erinnerungen
    • Aufgaben können Anhänge haben

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten:

    • Anzeige und Bearbeitung von mir zugewiesenen existierenden Planner Aufgaben aus allen Teams in Office 365
    • Anzeige der rot geflaggten Mails aus Exchange Online Postfach

Microsoft Outlook

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement am Arbeitsplatz PC/Notebook
  • ideal, wenn Aufgaben sich in eMails „verstecken“

Mögliche Bedienungsformen

    • Client für Mac OS oder Windows
    • Outlook App für Smartphone

Erwähnenswerte Features:

    • Mails via Drag & Drop in Aufgaben ziehen und hat den Inhalt der Mail in der Aufgabe

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten

    • Bidirektionale Synchronisierung der Aufgaben aus Microsoft To-Do in Outlook hinein

Microsoft SharePoint Online

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)

Mögliche Bedienungsformen

    • Im Browser
    • Im Outlook-Client lassen sich Aufgabenlisten aus SharePoint zur dauerhaften Synchronisation einbinden und problemlos ohne Zutun eines Browsers bearbeiten
    • Tab in MS Teams

 Erwähnenswerte Features:

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen sind zwischen Aufgaben herstellbar
    • Thematisch zusammenhängende Aufgaben lassen sich clustern und so Aufgabenhierarchien abbilden

Microsoft Planner

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)
  • besonders geeignet zur Ablösung eines analogen Scrum/Kanban-Board

 Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Aktivitäten-Journal zur Aufgabe verfügbar
    • Es lassen sich komplette Templates (Board mit Aufgaben) bauen und wiederverwenden (Copy Plan Feature)

Fazit:

Wenn die Wahl zwischen den hier vorgestellten Möglichkeiten notwendig wird, dann empfehle ich für das Ich-bezogenen Aufgaben-Management  die Nutzung von To-Do. Im Team empfehle ich Planner. Man muss bedenken, dass auf dem Markt da draußen bessere Konkurrenten (Bsp: Todoist, Trello) schon seit Längerem unterwegs sind.