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Yammer vs. Teams

Es gibt derzeit Unsicherheiten durch die Einführung des Features/Tools „Teams“ und der Schaffung der internen Tool-Konkurrenz zu Yammer und Skype for Business bei Office 365. Deshalb habe ich hier nochmal meine Unterscheidung dokumentiert, um die Unsicherheit für die Leserschaft zu beenden.

Vergleichsmerkmal Yammer Teams
Nutzerzielgruppe Alle Mitarbeiter des Unternehmens Gemeinsames Arbeiten an gemeinsamen Inhalten im kleinen bis mittleren Team
geeignet für Use Case Abteilungsübergreifender Informationsaustausch ohne vorherige Teambildung oder Projektauftrag Gemeinsames Arbeiten im kleinen bis mittleren Team (z.B. zu einem Projektauftrag)
Analogien zu anderen Tools Facebook im Unternehmen Slack
Unterstützung von Konversation
  • Asynchron (zeitlich versetzt)
  • Mentioning mit „@“
  • Tagging von Beiträgen mit Themen
  • Asynchron (zeitlich versetzt)
  • Synchron (Chat) mit S4B Usern, die in der gleichen Office365 Group sind
  • Mentioning mit „@“
Unterstützung von Zusammenarbeit an Dokumenten
  • Teilen von Dokumenten, die in Yammer hochgeladen werden
  • Zusammenarbeit an in Yammer hochgeladenen Dokumenten
  • gute Integration mit SharePoint Online – nur dort liegen die Dokumente
  • Direkter Web-Viewer zum Anschauen von Dokumenten
Client/App-Untertützung
  • volle Browser-Unterstützung
  • kein Client auf dem PC (wurde abgeschafft)
  • Mobile Apps vorhanden
  • volle Browser-Unterstützung
  • Windows 10 Client
  • Mobile Apps vorhanden
Mein Fazit das Werkzeug für:

  • Kommunikation ins Unternehmen (Broadcast)
  • unternehmensweiter Informations-austausch und Diskussion
Das Werkzeug ist der One-Stop-Shop in der Projekt/Team-Kollaboration und zieht Nutzer aus

  • SharePoint Online,
  • Outlook,
  • Planner
  • und Skype
  • und weiteren auch externen Tools/Webseiten

hin zu Teams!

Ich hoffe, dass nach dem Lesen der Tabelle klar geworden ist, dass die Schnittmenge zw. beiden Tools doch geringer ist als vorher gedacht. Also eher ein Vergleich zwischen Äpfel und Birnen (beides zwar Obst, aber dennoch unterschiedlich) 🙂

Ggf. erweitere ich die Tabelle in der nächsten Zeit…

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Microsoft Planner: Ein elektronisches Kanban Board für Office 365 Nutzer

Der Dienst Planner ist die Antwort von Microsoft für alle Office 365 Kunden auf erfolgreiche elektronische Kanban-Boards wie Trello. Dieser Dienst steht am Anfang seiner Evolution. Es ist klar, dass Microsoft dieses Tool noch verbessern wird in den nächsten Monaten.

Deshalb hier ein kleiner Zwischenstand als langjähriger Trello-Nutzer. Folgende Nachteile existieren derzeit noch:

  • Keine Volltextsuche in Cards im Board
  • Keinerlei Filtermöglichkeiten (z. B. nach zugewiesenem Label)
  • Eine Card kann nicht mehreren Benutzern zugewiesen werden
  • Statisches Status-Feld (begonnen/eledigt) für Cards vs. flexibel anlegbare Spalten (Buckets)
  • In der Ansicht „Meine Aufgaben“ ist es nicht möglich, neue Aufgaben anzulegen
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MyAnalytics – das Fitbit in Office 365 für den Information Worker

Microsoft hat ein neues Feature/Produkt innerhalb der Office 365 Familie veröffentlicht.

Es nennt sich MyAnalytics und stellt auf  Basis der gesammelten Daten über die beruflichen Gewohnheiten des Benutzers pro Arbeitswoche dar:

  1. aufsummierte Stunden in Meetings
  2. aufsummierte Stunden mit Bearbeitung von eMails
  3. aufsummierte Stunden mit fokussierter Arbeit
  4. aufsummierte Stunden, die nach der Regelarbeitszeit entstanden sind

Desweiteren kann man zu den jeweiligen o. g. Punkten persönliche Ziele wie in Sport-Apps definieren.

myanalytics

Zusätzlich wird dargestellt im Bezug auf die Vernetzung mit Kollegen aus dem Unternehmen:

  • Wer sind die engsten Kollegen und wie viel Zeit habe ich mit Ihnen verbracht
  • Mit wem habe ich früher eng zusammengearbeitet und nun länger nicht mehr.

Als Datengrundlage werden die gesammelten und gespeicherten Daten aus dem Office Graph verwendet:

  • Erstellung oder Veränderung von Dokumenten in SharePoint Online
  • Lesen, Verfassen und Senden von eMails
  • Eingetragene Termine im eigenen Exchange Kalender
  • Freie Zeit ohne Termine im Exchange Kalender für die Berechnung der Fokus-Zeit
  • Personen in Mails und Terminen

MyAnalatics kann derzeit noch keine Informationen aus der Arbeit in Planner, Teams, Yammer oder in Office 365 Groups ziehen.

Zusätzlich lassen sich dann die Wochenreports miteinander vergleichen und ein Trend über die letzten Wochen wird auch dargestellt. Weiterhin versucht MyAnalytics hilfreiche Tipps für die persönliche Verbesserung zu geben.

Hier ein Einführungs-Video von Microsoft:

MyAnalytics ist ein Feature im Office 365. Es ist Bestandteil des E5 Plans. Für E1 oder E3 Pläne kann dieses Feature hinzugebucht werden zum Preis von 3,40 € pro User pro Monat.

Meine Einschätzung:
Die derzeitigen Funktionen sind nützlich in konventionellen Unternehmenskulturen mit ausschließlicher eMail-Kommunikation und vielen geplanten und kalenderbasierten Meetings. Für jüngere dynamischere Kulturen und der Vermeidung von Mailverkehr (z.B. Nutzung von Microsoft Teams) und ad-hoc Meetings macht es keinen Sinn. Der Preis für die E1 und E3 Pakete ist meines Erachtens zu hoch bei denen derzeit gegebenen Funktionen.

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Werkzeug zur Sicherung von Compliance/Governance in SharePoint Portalen

In Office 365 gibt nun ein neues Feature namens Data Loss Prevention für SharePoint Online. Das Feature besteht für Exchange 2013 und respektive Outlook schon länger. Das Feature unterstützt die Suche nach sensiblen Informationen, die von irgendeinem Nutzer im Unternehmen abgelegt wurden.

Suche und Identifizierung von kritischen Inhalten

Für die Überprüfung von Richtlinien (Policies aus Sicht einer Governance oder Compliance) gibt es eine portalweite Suchfunktionalität für Suche nach abgelegten Information in einer bestimmten Syntax – also z.B. der Rentenversicherungsnummer oder Personalnummer etc.

Hierbei zählt nicht nur die Syntax – also z.B. das Zahlenformat einer Kreditkartennummer – sondern auch Aufbauregeln der jeweiligen Information. Das bedeutet, dass eine wirkliche Kreditkartennummer nach einer bestimmten Regel aufgebaut ist und somit eine 1111-1111-1111-1111 niemals eine Kreditkartennummer sein kann.

Mit diesen Feature kann der Compliance-Beauftragte sich z.B. alle Dokumente im Portal anzeigen lassen, die 5 oder mehr Kreditkartennummern enthalten.

Technisch wird das in SharePoint beim Indizieren eines Inhaltselements über die FAST Indexing Pipeline durchgeführt. Hierbei werden die Items analysiert und markiert.

dlp_sharepoint

Hilfestellung mit vordefinierten Datentypen:
Microsoft bietet für die Suche nach personenbezogenen Daten 51 vordefinierte Datentypen an.

Für Deutschland im Speziellen sind das derzeit:

  • Deutsche Führerscheinnummer
  • Deutsche Reisepassnummer

Länderunbahängig könnte auch interessant sein:

  • Kreditkartennummer
  • IBAN
  • SWIFT-Code
  • IP-Adresse

Es ist natürlich auch möglich eigene Typen mit einer Syntax zu definieren – also für alle unternehmenseigenen Datentypen wie z.B. der o.g. Personalnummer.

Mithilfe des eDiscovery Centers in Office 365 kann in SharePoint, Exchange und Lync nach sensitiven Information gesucht werden.

Hier noch ein Video von Microsoft zu diesem Thema:

Weiterführende Information:

„Delve“ – das personalisierte Such- und Aktivitäten-Dashboard für den Arbeitsalltag

8. August 2014 2 Kommentare

Intro:

Microsoft hat es tatsächlich gemacht, einen Code-Namen „Oslo“ für zwei Projekte in ihrer Geschichte zu verwenden. Das erste Projekt „Oslo“ im Jahr 2007/2008 drehte sich um eine neue Modellierungssprache „M“ und wurde eingestampft. Mehr Details zu diesem Projekt findet man hier in einem Microsoft Blog und die Gründe für den Stopp des Projekts hier in diesem Blog-Post.

Das zweite Projekt „Oslo“ wird von dem zugekauften Team der Firma FAST in Norvegen durchgeführt (wahrscheinlich deswegen die Wahl des Namens). Es dreht sich um eine neue Benutzerschnittstelle für die vernetzte Suche von Inhalten in Office365 (also SharePoint, Exchange, Yammer und Lync, OneDrive und des Video Portals) und wird in der Kundenkommunikation offiziell nun als „Delve“ bezeichnet. Es ist noch nicht verfügbar.

Was ist Delve?

Für den Benutzer bedeutet Delve kurz gesagt: Proaktive personalisierte Anzeige von relevanten arbeitsbezogenen Aktivitäten (eigener und derer meiner engsten Kollegen) und Suche in diesen Aktivitäten und verknüpften Inhalten, egal welcher technischen Herkunftsquelle.

Das Dashboard in der Browser-Ansicht

Das Dashboard in der Browser-Ansicht

Dazu bietet es ein Dashboard zur kartenbasierten Anzeige von Aktivitäten und eine Suchbox mit vordefinierten Suchanfragen wie:

  • Inhalte, die mir präsentiert wurden (Outlook Termine oder Lync)
  • Inhalte, die mit mir geteilt (Share) wurden
  • Inhalte, die von mir editiert wurden
  • Inhalte, die ich gelikt habe
  • Inhalte, die ich mir bereits angeschaut habe
  • Inhalte, die um mich herum entstanden sind und von anderen Personen oft gesehen wurden – also trendy sind

Diese vordefinierte Suchanfragen werden widerrum personalisiert, wenn der Benutzer einen Personennamen oder Stichgwörter eingibt. Also z.B.

  • Inhalte, die von „Kollege A“ mit mir geteilt wurden.
  • Inhalte, die im Netzwerk von „Kollege A“ trendy sind und sich um das Keyword „XYZ“ drehen
Die vordefinierten Suchabfragen in der Windows 8.1 App

Die vordefinierten Suchabfragen in der Windows 8.1 App

Also stark vereinfacht gesagt, ein Mix aus Flipboard, Yammer, Google und XING für die Arbeitswelt. Aus meiner Sicht ein bahnbrechendes Produktivitäts-Feature für Wissensarbeiter.

Dahinterliegend: Office Graph

Das dahinterliegende spannende Paradigma oder vielleicht auch die „Wunderwaffe“ heißt „Office Graph“. Hier wurde maschinenbasiertes Lernen implementiert. Jede Aktivität eines Benutzers in einem der o.g. Produkte generiert ein Signal , welches im Office Graph für 30 Tage fortlaufend gespeichert und ausgewertet wird.  Aus diesen personenbezogenen (privaten und öffentlichen) Signalen werden Beziehungen (zwischen Personen und ihren Signalen) und Metadaten Kontext gebildet. Natürliche Beziehungen zwischen Personen (Arbeitskollegen, Org-Hierarchie nach oben und nach unten) werden ebenfalls erkannt und gespeichert und damit für die Relevanz verwendet.

Das Netzwerk eines Kollegen in der öffentlichen Ansicht in der Windows 8.1 App

Das Netzwerk eines Kollegen in der öffentlichen Ansicht in der Windows 8.1 App

Nach 30 Tagen werden die Signale verworfen und damit ist es kein Tool für eine lebenslange Suche. Die Benutzerschnittstelle wird im Web für Office 365 Kunden noch in diesem Jahr zur Verfügung gestellt und ist auch für mobile Endgeräte optimiert. Weiterhin wird es auch eine Windows 8.1 App dafür geben.

Fazit: Für mich eines der spannendesten Produktivitäts-Features für den Unternehmenseinsatz in den nächsten Jahren!

Was kommt noch:

  • Unternehmensinterne Datensenken (IT-Systeme wie SAP, CRM, Jive, Confluence) liefern Signale an den Office Graph über API
  • Unternehmensexterne Inhalte-Lieferanten für benutzerbezogene Aktivitäten wie Twitter, Facebook können über eine API eigene Signale in den Office Graph senden.
  • Es wird neben der Oslo App weitere Office Client-Integration zum Office Graph geben
  • Vielleicht kommt es auch als Feature für onPremise Umgebungen (also alle Produkte im eigenen RZ installiert)

Was fehlt:

  • Was aus meiner Sicht noch fehlt, dass Signale vom eigenen Arbeits-PC mit aufgenommen werden, also Aktivitäten auf dem lokalen PC mit dortigen Daten

Weiterführende Links:

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Office 365: Nutzung einer gemeinsamen Kontakt-Liste in SharePoint Online

Es macht bei der gemeinsamen Nutzung einer Projektseite (auf Basis von SharePoint) immer Sinn, eine Kontaktliste für die gemeinsame Ablage von Kontaktdaten anzulegen. Diese Kontaktliste steht jedem Mitglied der Projektseite auf der Seite selbst oder im Outlook als weiterer Kontakte-Ordner zur Verfügung. Das funktioniert auch mit SharePoint Online von Office365.

Hinweis: Die hier beschriebene Funktion ist komplett unabhängig von Exchange!

In Office 365 im SharePoint Online sucht man in der Navigation vergeblich nach dem Punkt „Listen“, wenn noch keine Liste selbst angelegt wurde. Erst danach ist der Navigationspunkt sichtbar. Um eine Liste zu erstellen, auf den Navigationspunkt „Gesamter Websiteinhalt“ in der Schnellstartleiste klicken und anschließend in der rechten Ansicht auf „Erstellen“ klicken. Eine SharePoint Liste kann natürlich auch mit Hilfe des SharePoint Designers angelegt werden.

Im anschließenden Erstellen-Dialog den Listentyp „Kontakte“ auswählen.

Anschließend wird die Liste angelegt und ist bereit für die Aufnahme von Kontakten. Das können die Benutzer manuell in der Weboberfläche über ein Eingabeformular erledigen. Ist aber aus meiner Sicht umständlich. Vor allem, wenn im Team die Kontaktdaten als Outlook-Kontakte lokal schon vorhanden sind!

Integration in Outlook:
Nach dem Erstellen der Liste bietet es sich an, die Liste in das auf dem Arbeitsplatz installierte Outlook zu integrieren um komfortabel lokal gespeicherte Outlook-Kontakte in die Liste zu kopieren. Dazu muss (siehe folgender Screenshot) in der Menüleiste der Listentools auf „Verbindung mit Outlook herstellen“ geklickt werden.

Vorteil der Integration in Outlook ist, dass beim Versenden von Mails im lokalen Outlook die gemeinsame Kontaktliste als „Adressbuch“ genutzt werden kann. Es ist hierbei völlig egal, von welchem Mail-Konto versendet wird, da die Kontaktliste keinem Mail-Konto zugeordnet ist.

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Office 365: Arbeit mit Metadaten (Tags) in SharePoint Online

Die Nutzung:
Um mit Metadaten in Dokumenten zu arbeiten, muss in der Dokumentenbibliothek die Metadatenspalte erstellt/aktiviert werden.

„Das Taxonomiefeature (Feature-ID „73EF14B1-13A9-416b-A9B5-ECECA2B0604C“) wurde nicht aktiviert. Es wurde kein Ausdruckssatz oder Ankerpunkt ausgewählt.“

Aktivierung des Features:
Um das Feature zu aktivieren muss man in der Websiteverwaltung die Websitefeatures verwalten. Dort muss ein Feature „Inhaltsorganisation“ und „Metadatennavigation und Filtern“ aufgelistet sein. Die Features ist nur sichtbar, wenn man ein E3 Paket von Office 365 besitzt. Bei allen kleineren Paketen ist dieses Feature nicht sichtbar, weil von Microsoft aufgrund des Pakets limitiert. :-/

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