Suchen und Finden in Netzlaufwerken

Für die Suche nach der Nadel im Heuhaufen auf einem Netzlaufwerk bietet der Windows Explorer einige Funktionen. Das unscheinbare Suchfeld im Dateifenster in der rechten oberen Ecke wird zum ultimativen Hilfsmittel. Mit der Maus hineinklicken und schon ändert sich das Menü im Dateifenster und los geht’s…

Dateiinhalt durchsuchen oder nicht?

Zuallerst ist eine Entscheidung zu treffen…
…sich vor der Suche überlegen, ob der Dateiinhalt wichtig ist für die Suche oder nicht.

Hierfür gibt es zwei Optionen in der Suche, die aktiviert werden können:

  • Dateiinhalte
  • Suche in ZIP-Archiven

In dem Tab „Suchen“ gibt es ein Button „Erweiterte Optionen“ – dahinter verstecken sich die Suchoptionen für die Suche in nicht indizierten Speicherorten. Netzlaufwerke gehören zu diesen nicht indizierten Speicherorten in Windows. Warum das so ist, wurde bereits in diesem Artikel hier beschrieben.

Wenn der Dateiinhalt wichtig ist und diese Option aktiviert ist, dann muss nach der Ausführung der Suche immer ein wenig Geduld mitgebracht werden.

Suchkriterien festlegen

Neben dem reinen Dateiinhalt gibt es ja noch einige weitere Merkmale an Dateien, die gerne vergessen werden:

  • Änderungsdatum
  • Dateityp (Bild, Dokument, Video)
  • Dateiendung/suffix
  • Dateigröße
  • Dateitypspezifische Eigenschaften (Bsp: Bitrate bei MP3 Dateien)

Ein Beispiel: Suche nach allen Dateien, welche in 2018 verändert worden sind: änderungsdatum:2018

Änderungsdatum als Suchkriterium

Beispiel: Suche nach allen Dateien, die im 1. Quartal 2020 verändert worden sind:

bestimmter Datumsbereich als Suchkriterium

Beispiel: Suche nach allen Dokumenten (unabhängig vom genauen Dateiformat): art:Dokument

Dokumentensuche mit unterschiedlichen Formaten

Beispiel: Suche nach allen ZIP-Archiven: *.zip

Dateiendung als Suchkriterium

Die zusätzliche Power beim Finden von relevanten Inhalten erhält man durch die Kombination von den richtigen Suchkriterien. Ein Beispiel: Eine Word-Datei mit 1 oder 2 KB Dateigröße wird nicht wirklich relevant sein, da dort wenig Text drin steht. Größere Dateien jedoch schon!

SharePoint: Gefilterte Suche in einer Website anbieten

Use Case: Man bietet den Anwendern innerhalb einer SharePoint Online Website eine vorgefilterte Suchmöglichkeit auf bestimmte Inhalte einer Art (Klassifizierung, Sprache, etc.) an.

Konfiguration der vorgefilterten Suche

Konfiguration einer Filterung mittels einer sogenannten „Result Source“ (im deutschen UI als „Ergebnisquelle“ übersetzt) in einer Website. In dieser wird die gefilterte Suchabfrage konfiguriert, die später beim Eingeben eines Suchbegriffs durch den Anwender angewendet wird. Also abstrakt:

<suchbegriff des anwenders> + filter1 + filter2

Ein konkretes konfiguriertes Beispiel aus der Praxis:

{searchTerms} LanguageVariantOWSTEXT:"de-de"  Title=FAQ* 

Suchfunktion bereitstellen in Website

Es kommt zum Einsatz die Search WebParts für Modern UI in SharePoint Online aus dem Patterns & Practices Projekt. Diese sind kostenlos und fertig kompiliert und sofort bereit zum Einsatz.

Dokumentation: https://microsoft-search.github.io/pnp-modern-search/

Binaries: https://github.com/microsoft-search/pnp-modern-search

Diese WebParts müssen dem Office 365 Tenant hinzugefügt werden im App Catalog von SharePoint Online. Anschließend kann man sie lokal in einer gewünschten Website im Seitenbearbeitungsmodus auf einer Page seiner Wahl hinzufügen. Anschließend wird die GUID der erzeugten Result-Source im Konfigurations-Dialog des SearchBox WebPart eingetragen. Voila 🙂

Windows: Bitrate als Suchkriterium bei MP3-Dateien

Die verwendete Bitrate bei MP3 Dateien kann unter Umständen ein wichtiges Suchkriterium sein, gerade wenn man auf der Suche ist nach schlechter Qualität in der eigenen Musikbibliothek. Die in dem Artikel beschriebenen Suchbegriffe zur Bitrate stehen in der Windows-Suche der deutschsprachigen Variante von Windows zur Verfügung. Für Informatiker unter euch: Hier kommt die „Advanced Query Syntax“ der Windows Search zum Einsatz.

Für die Suche gibt es vordefinierte Kriterienbereiche, die nach Eingabe des Befehls „rate“ oder „Bitrate:“ im Suchfeld des Windows Explorer automatisch zur Auswahl eingeblendet werden:

Vordefinierte Suchkriterien für die Bitrate
Vordefinierte Suchkriterien für die Bitrate

Wenn man spezfischer suchen will funktionieren auch folgende Suchbefehle, in der man die gewünschte Bitrate als Zahl einsetzt:

Suche nach Dateien mit einer Bitrate von genau 128 kBit/s
bitrate:=128kbs

Suche nach Dateien mit einer Bitrate von 128 kBit/s und weniger:
bitrate:<128kbs

Suche nach Dateien mit einer Bitrate höher als 320 kBit/s:
bitrate:>320kbs

Hinweise:

  1. Wer aufmerksam gelesen hat, wird bemerkt haben, dass beim boolschen Operator „<“ Microsoft ein Bug hat in der Suche der Bitrate. Das führt dazu, dass „<=“ genau auf die gleiche Anzahl Suchergebnisse kommmt wie „<„. Was natürlich nicht der Fall sein sollte!
  2. Die Angabe der Maßeinheit beim Suchbefehl ist Pflicht. Im Englischen Windows lautet sie „kbps“ – im deutschen unlogischerweise „kbs“

10 Tipps zum schneller suchen in Outlook

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Outlook“ kann man seine E-Mails erstellen, versenden und empfangen sowie seine Termine und Adressen verwalten. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Outlook ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Intro:
Heute ein weiterer Artikel aus der Reihe zur Steigerung der Produktivität in der Arbeit mit Outlook (zur Artikelreihe einfach hier klicken). Dies sind aus meiner Sicht zehn wichtige Tipps zur schnellen und effizienten Suche nach Mails in Outlook:
Weiterlesen „10 Tipps zum schneller suchen in Outlook“