SharePoint: Drag & Drop Unterstützung und potentielle Fallstricke

Für Das Dokumentenmanagement in SharePoint wurde seit Version 2013 die Unterstützung für Drag & Drop für die Anwender eingeführt. Dies ist leider ein wenig halbherzig geschehen und wurde seitdem auch nicht verbessert.

Die generelle Browser-Unterstützung – Drag & Drop funktioniert im Internet Explorer, Microsoft Edge, Firefox und Google Chrome.

Use Case: Hochladen von Dokumenten via Drag & Drop

    • Mehrere Dokumente aus einem lokalen Verzeichnis per Drag & Drop hochladen ist möglich
    • Während des Uploads erscheint ein Ladebalken oberhalb der Dokumentenbibliothek incl. einem Cancel-Button zum Abbrechen des Upload-Vorgangs
    • Nachteil: Der Metadaten-Dialog erscheint nicht automatisch – wenn also Pflicht-Metadatenfelder nicht durch einen Default-Wert gefüllt werden, bleiben die hochgeladenen Dokumente erstmal ausgecheckt. (Dieses Verhalten kann durch eigene Programmierung überschrieben werden)

Use Case: Verschieben von bereits hochgeladenen Dateien via Drag & Drop

    • Einzelne Dateien verschieben: Am Dateityp-Icon den Mauszeiger positionieren und drücken und ziehen
    • Mögliche Ziele beim Verschieben:
      • Innerhalb einer Bibliothek: Von einem Ordner in einen anderen Ordner
      • Von einer Bibliothek in eine andere Bibliothek
    • Ergebnis:
      • Die potentiell vorhandenen älteren Versionen von Dokumenten wandern beim Verschieben mit
      • Wichtig: Gesetzte Metadaten des Dokumentes wandern beim Verschieben mit. Default-Metadaten in der Zielbibliothek werden NICHT angewendet

Use Case: Verschieben von Ordnern via Drag & Drop

    • Funktioniert nicht im Internet Explorer

Randnotiz: Getestet in SharePoint Version 2013 (Lizenzisierung egal)

Papierkorb: Wiederherstellen gelöschter Dateien in SharePoint

Hier eine Übersicht der Funktion des Papierkorbs in SharePoint Versionen und SharePoint Online.

Art Use Case SharePoint Version 2013/2016 SharePoint Online in O365
Papierkorb erster Ebene (Site Ebene)
  • Hier wandert alles rein, was Benutzer selbst gelöscht haben.
  • Zugriff durch die Benutzer selbst.
  • Aufruf des Papierkorbs über Seiteninhalte (Site Contents) und dann rechts oben in Leiste.
  • Man sieht nur die Elemente im Papierkorb, die man selbst gelöscht hat. Eigene abgelegte Dokumente, die von anderen Personen gelöscht wurden sind nicht im Papierkorb sichtbar.
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente:  30 Kalendertage (Standard)
  • Standard-Vorhaltezeit kann durch Admin auf Web Application Level verändert werden
  • Abgelegte Dokumente, auf die man vor der Löschung Schreib-Berechtigung hatte, und dann von anderen Personen gelöscht wurden sind sichtbar.
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 93 Kalendertage (Standard – kann durch Admin verändert werden)
Papierkorb zweiter Ebene (Site Collection Ebene)
  • Hier kommt alles rein, was die Vorhaltezeit der ersten Ebene überschritten hat oder aus dem Papierkorb erster Ebene vorsätzlich gelöscht wurde
  • Nur für die Site Collection Administratoren
  • Aufruf des Papierkorbs in der Site Collection Administration unter Site Settings

 

 

  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 50 Kalendertage (Standard)
  • Standard-Vorhaltezeit kann durch Admin auf Web Application Level verändert werden
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 93 Kalendertage (Standard – kann durch Admin verändert werden)

Ein Hinweis ganz zum Schluss: Die Papierkorb-Funktion kann auch komplett deaktiviert werden.

Eingebaute PDF-Generierung in SharePoint 2013

Der SharePoint 2013 Server hat neben einem eigenen IFilter für PDF-Dateien auch eine eingebaute PDF-Generierung. In der Dokumentenvorschau (im Hoover Panel) muss der Anwender nur den (versteckten) Button finden und schon wird ein PDF auf dem Server generiert und anschließend zum Download sofort angeboten. Cool!

Dokumentenvorschau
Dokumentenvorschau

Tags und Kategorien im Blog des SharePoint Server 2013

Schon WordPress als Blog-Software hat das Konzept der Verschlagwortung von Blog-Artikeln durch Kategorien und Tags. Zur Unterscheidung der beiden hat WordPress sogar einen Support-Artikel veröffentlicht (Link).

Auch der SharePoint Server verwendet in Blogs Kategorien und Tags. Jedoch werden IMHO mit SharePoint 2013 die Tags um so wichtiger wegen den neuen sozialen Features (u. A. das Folgen eines Tags). Deshalb ist die Erwartungshaltung, dass Tags jetzt um so wichtiger werden bei der Verschlagwortung von Blog-Artikeln, da diese dann aggregiert anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden.

In dem Standard ContentType für Blogs in SharePoint ist gar kein Feld definiert für Tags. Hier der Screenshot des Bearbeiten Dialogs für Blog-Artikel.

Bearbeiten eines Blog-Artikel
Bearbeiten eines Blog-Artikel
Kategorien im SharePoint Blog
Kategorien im SharePoint Blog

Das Tagging im Blog-Artikel wird bei SharePoint erschwert. Man muss in der Page „Post.aspx“ zur Anzeige des Blog-Artikels navigieren und in der Symbolleiste „Page“ dort die Tags für den Artikelseite festlegen. Das bedeutet, dass nicht das Artikel-Item in der Dokumentenbibliothek das Tag erhält, sondern die Page. :-/

Tagging im Blog-Post
Tagging im Blog-Post
Tagging-Dialog
Tagging-Dialog

Die Kategorie wird im Footer des Blog-Artikel angezeigt (im Screenshot das Wort „Ideas“). Leider wird aber der oder die vergebenen Tags in der Leseansicht des Artikels nicht angezeigt.

In der MySite (Profilseite) sieht man in der Sektion „Tags und Notes“ die vergebenen Tags.

Tags and Notes
Tags and Notes

Leider erscheint im Activity Stream kein automatischer Eintrag, dass ein Blog-Artikel publiziert wurde, noch die vergebenen Tags sind zu sehen.

Ressourcen:

http://community.office365.com/en-us/forums/154/t/4918.aspx

Drag & Drop in SharePoint Dokumentenbibliotheken

In SharePoint 2013 ist es möglich, per Drag & Drop Dateien vom lokalen PC direkt in den Browser in die Dokumentenbibliothek zu ziehen und somit dort abzulegen. Das ist echt ein Killer-Feature für Benutzerfreundlichkeit. 🙂

Drag und Drop wird bei folgenden Browsern und -versionen unterstützt:

  • Internet Explorer 10
  • Internet Explorer 9 mit Office 2013
  • Internet Explorer 8 mit Office 2013
  • FireFox latest Version
  • Chrome latest version

Hier noch weitergehende Informationen von JOEL: http://www.sharepointjoel.com/Lists/Posts/Post.aspx?List=0cd1a63d%2D183c%2D4fc2%2D8320%2Dba5369008acb&ID=616