Papierkorb: Wiederherstellen gelöschter Dateien in SharePoint

Hier eine Übersicht der Funktion des Papierkorbs in SharePoint Versionen und SharePoint Online.

Art Use Case SharePoint Version 2013/2016 SharePoint Online in O365
Papierkorb erster Ebene (Site Ebene)
  • Hier wandert alles rein, was Benutzer selbst gelöscht haben.
  • Zugriff durch die Benutzer selbst.
  • Aufruf des Papierkorbs über Seiteninhalte (Site Contents) und dann rechts oben in Leiste.
  • Man sieht nur die Elemente im Papierkorb, die man selbst gelöscht hat. Eigene abgelegte Dokumente, die von anderen Personen gelöscht wurden sind nicht im Papierkorb sichtbar.
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente:  30 Kalendertage (Standard)
  • Standard-Vorhaltezeit kann durch Admin auf Web Application Level verändert werden
  • Abgelegte Dokumente, auf die man vor der Löschung Schreib-Berechtigung hatte, und dann von anderen Personen gelöscht wurden sind sichtbar.
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 93 Kalendertage (Standard – kann durch Admin verändert werden)
Papierkorb zweiter Ebene (Site Collection Ebene)
  • Hier kommt alles rein, was die Vorhaltezeit der ersten Ebene überschritten hat oder aus dem Papierkorb erster Ebene vorsätzlich gelöscht wurde
  • Nur für die Site Collection Administratoren
  • Aufruf des Papierkorbs in der Site Collection Administration unter Site Settings

 

 

  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 50 Kalendertage (Standard)
  • Standard-Vorhaltezeit kann durch Admin auf Web Application Level verändert werden
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 93 Kalendertage (Standard – kann durch Admin verändert werden)

Ein Hinweis ganz zum Schluss: Die Papierkorb-Funktion kann auch komplett deaktiviert werden.

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Eingebaute PDF-Generierung in SharePoint 2013

Der SharePoint 2013 Server hat neben einem eigenen IFilter für PDF-Dateien auch eine eingebaute PDF-Generierung. In der Dokumentenvorschau (im Hoover Panel) muss der Anwender nur den (versteckten) Button finden und schon wird ein PDF auf dem Server generiert und anschließend zum Download sofort angeboten. Cool!

Dokumentenvorschau
Dokumentenvorschau

Tags und Kategorien im Blog des SharePoint Server 2013

Schon WordPress als Blog-Software hat das Konzept der Verschlagwortung von Blog-Artikeln durch Kategorien und Tags. Zur Unterscheidung der beiden hat WordPress sogar einen Support-Artikel veröffentlicht (Link).

Auch der SharePoint Server verwendet in Blogs Kategorien und Tags. Jedoch werden IMHO mit SharePoint 2013 die Tags um so wichtiger wegen den neuen sozialen Features (u. A. das Folgen eines Tags). Deshalb ist die Erwartungshaltung, dass Tags jetzt um so wichtiger werden bei der Verschlagwortung von Blog-Artikeln, da diese dann aggregiert anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden.

In dem Standard ContentType für Blogs in SharePoint ist gar kein Feld definiert für Tags. Hier der Screenshot des Bearbeiten Dialogs für Blog-Artikel.

Bearbeiten eines Blog-Artikel
Bearbeiten eines Blog-Artikel
Kategorien im SharePoint Blog
Kategorien im SharePoint Blog

Das Tagging im Blog-Artikel wird bei SharePoint erschwert. Man muss in der Page „Post.aspx“ zur Anzeige des Blog-Artikels navigieren und in der Symbolleiste „Page“ dort die Tags für den Artikelseite festlegen. Das bedeutet, dass nicht das Artikel-Item in der Dokumentenbibliothek das Tag erhält, sondern die Page. :-/

Tagging im Blog-Post
Tagging im Blog-Post
Tagging-Dialog
Tagging-Dialog

Die Kategorie wird im Footer des Blog-Artikel angezeigt (im Screenshot das Wort „Ideas“). Leider wird aber der oder die vergebenen Tags in der Leseansicht des Artikels nicht angezeigt.

In der MySite (Profilseite) sieht man in der Sektion „Tags und Notes“ die vergebenen Tags.

Tags and Notes
Tags and Notes

Leider erscheint im Activity Stream kein automatischer Eintrag, dass ein Blog-Artikel publiziert wurde, noch die vergebenen Tags sind zu sehen.

Ressourcen:

http://community.office365.com/en-us/forums/154/t/4918.aspx

Drag & Drop in SharePoint Dokumentenbibliotheken

In SharePoint 2013 ist es möglich, per Drag & Drop Dateien vom lokalen PC direkt in den Browser in die Dokumentenbibliothek zu ziehen und somit dort abzulegen. Das ist echt ein Killer-Feature für Benutzerfreundlichkeit. 🙂

Drag und Drop wird bei folgenden Browsern und -versionen unterstützt:

  • Internet Explorer 10
  • Internet Explorer 9 mit Office 2013
  • Internet Explorer 8 mit Office 2013
  • FireFox latest Version
  • Chrome latest version

Hier noch weitergehende Informationen von JOEL: http://www.sharepointjoel.com/Lists/Posts/Post.aspx?List=0cd1a63d%2D183c%2D4fc2%2D8320%2Dba5369008acb&ID=616

SharePoint 2013: Verbesserungen bei Aufgaben

In der Version 2013 des SharePoint Servers gibt es einige Verbesserungen in den Aufgaben in Teamsites. (nur nebenbei: die Task-Liste ist jetzt eine App :-))

GANTT-Ansicht:
Es gibt es eine neue hübsche GANTT-artige Ansicht der aktuell laufenden Aufgaben. Aufgaben und Subaufgaben werden in der GANT-Ansicht angezeigt und sind anklickbar. Die Aufgaben erster Ordnung werden als Vorgangsbalken untereinander dargestellt. Die Subaufgaben werden als zeitliche Markierungen angezeigt.

GANT Ansicht von Aufgaben
GANT Ansicht von Aufgaben

Zusätzlich gibt es natürlich noch die herkömmliche Listenansicht „GANTT-Chart“.

Schachtelung von Aufgaben:
– Nun lassen sich Aufgaben ineinander schachteln – das ähnelt ein wenig den Vorgängen in Microsoft Project
– Die Aufgaben werden auch so geschachtelt in der Listenansicht angezeigt.
– Ebenso ist das Vorgänger-Nachfolger-Modell (ala Vorgängen in Microsoft Project) abgebildet: Das bedeutet, dass jede Task einen Vorgänger haben kann.

Noch ein kleiner Hinweis zum folgenden Screenshot. Die drei „…“ kürzen nicht etwa den Titel der Aufgabe ab, wie man vermuten könnte, sondern stellen den Button für das Kontextmenü dar. Auf diese „benutzerfreundliche“ Neuerung muss der geneigte Endanwender erstmal kommen.

Schachtelung von Aufgaben
Schachtelung von Aufgaben

Funktion „My Tasks“

  • Weiterhin gibt es die Funktion „My Tasks“ auf der MySite
  • Hier kann man persönliche Aufgaben verwalten
  • alle dem Benutzer zugewiesene Aufgaben aus allen Teamsites werden hier angezeigt
  • alle dem Benutzer gespeicherten Aufgaben in der persönlichen Mailbox von Exchange werden hier angezeigt
Meine Aufgaben in der MySite
Meine Aufgaben in der MySite

Flash Filme in SharePoint Wikis

Anforderung:
Klingt eigentlich ganz simpel: Flash-Filme (als SWF-Datei) in eine Wikiseite in SharePoint einbetten.

Lösung für SharePoint 2007:
Die SWF-Datei kann problemlos in eine Bildbibliothek hochgeladen werden. Folgender HTML-Code muss in der Quelltextansicht der Wikiseite eingefügt werden:

Das Problem ist, dass das SP RichTextField diesen HTML-Code rausfiltert beim Abspeichern. 😦

Eine Lösung für das Problem bietet folgendes Projekt auf Codeplex: http://erte.codeplex.com

Lösung für SharePoint 2010:
Der o.g. HTML-Tag oder auch ein EMBED-Tag wird in dieser neueren Version auch rausgefiltert. Im Wiki gibt es nun den Medienwebpart zum Einbinden von Videos. Leider funktioniert dieser WebPart mit Flash-Videos nicht. 😦

Jedoch kann man in dieser Version weitere WebParts in eine Wiki-Seite einbinden. Dadurch kann man den HTML Formularwebpart (Form Web Part) in die Wiki-Seite einfügen. In diesem widerum gibt es eine HTML Source-Code Editor, wo der -Tag problemlos funktioniert. So klappt es dann auch mit dem Einbetten von Flash-Filmen.

Lösung für SharePoint 2013:
Hier sieht es gut aus. In der Symbolleiste gibt es einen Button zum Einbetten von Videos.

Embed Button in SP2013
Embed Button in SP2013

Anschließend öffnet sich ein Dialog zum Einfügen von HTML-Code. Hier kann man folgenden Code problemlos einfügen. Zusätzlich gibt eine Live-Ansicht darunter, wo das SWF geladen und sofort anzeigt wird. So sieht man sofort, ob das Einbetten funktionieren wird.

Embed Dialog in SP2013
Embed Dialog in SP2013