Office 365: Elektronisches Handling von Aufgaben für Endanwender

Es wurden und werden verschiedene Möglichkeiten von Microsoft bereitgestellt, Aufgaben elektronisch zu erfassen, den Überblick zu behalten und nachzuhalten.

Aufbauend auf diesem Blog-Post aus 2018 will ich in diesem Artikel ein Überblick geben mit dem Stand Mai 2019. 

Microsoft To-Do

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement mobil/unterwegs
  • keinerlei Aufgaben-Sharing mit anderen Personen möglich!

Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Serienaufgaben sind möglich
    • Aufgaben mit Erinnerungen
    • Aufgaben können Anhänge haben

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten:

    • Anzeige und Bearbeitung von mir zugewiesenen existierenden Planner Aufgaben aus allen Teams in Office 365
    • Anzeige der rot geflaggten Mails aus Exchange Online Postfach

Microsoft Outlook

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement am Arbeitsplatz PC/Notebook
  • ideal, wenn Aufgaben sich in eMails „verstecken“

Mögliche Bedienungsformen

    • Client für Mac OS oder Windows
    • Outlook App für Smartphone

Erwähnenswerte Features:

    • Mails via Drag & Drop in Aufgaben ziehen und hat den Inhalt der Mail in der Aufgabe

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten

    • Bidirektionale Synchronisierung der Aufgaben aus Microsoft To-Do in Outlook hinein

Microsoft SharePoint Online

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)

Mögliche Bedienungsformen

    • Im Browser
    • Im Outlook-Client lassen sich Aufgabenlisten aus SharePoint zur dauerhaften Synchronisation einbinden und problemlos ohne Zutun eines Browsers bearbeiten
    • Tab in MS Teams

 Erwähnenswerte Features:

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen sind zwischen Aufgaben herstellbar
    • Thematisch zusammenhängende Aufgaben lassen sich clustern und so Aufgabenhierarchien abbilden

Microsoft Planner

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)
  • besonders geeignet zur Ablösung eines analogen Scrum/Kanban-Board

 Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Aktivitäten-Journal zur Aufgabe verfügbar
    • Es lassen sich komplette Templates (Board mit Aufgaben) bauen und wiederverwenden (Copy Plan Feature)

Fazit:

Wenn die Wahl zwischen den hier vorgestellten Möglichkeiten notwendig wird, dann empfehle ich für das Ich-bezogenen Aufgaben-Management  die Nutzung von To-Do. Im Team empfehle ich Planner. Man muss bedenken, dass auf dem Markt da draußen bessere Konkurrenten (Bsp: Todoist, Trello) schon seit Längerem unterwegs sind.

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Office 365: Aufgabenliste in SharePoint Online Website aktivieren

Anforderung:
In einer Website in SharePoint Online die gewohnte altbewährte Aufgabenliste anlegen.

Lösung:
Die Funktion „Add an App“ liefert im Jahre 2019 standardmäßig keine Aufgabenliste mehr als mögliche Auswahl.

Das Problem – die Aufgabenliste ist erstmal nicht mehr verfügbar

Erst durch die manuelle Aktivierung eines Site Features „Teamzusammenarbeitslisten“ wird die Aufgabenlisten-App neben einer Reihe anderer alter Bekannter in der App-Auswahl wieder sichtbar.

  1. Websiteinhalte aufrufen durch Klick auf Zahnrad rechts oben
  2. „Websiteeinstellungen“aufrufen
  3. In Übersicht der Websiteeinstellungen in der Rubrik „Websiteaktionen“ den Punkt „Websitesfeatures verwalten“ aufrufen
  4. In der Feature-Liste das Feature „Teamzusammenarbeitslisten“ suchen und aktivieren

 

Feature in der Liste der Website-Features (in den Website-Einstellungen – als Admin arbeiten)

Office 365: Data Loss Prevention für Microsoft Teams

Microsoft Teams wurde nun als weiterer Ort für das Sicherheits-Feature Data Loss Prevention freigeschalten. (Featured ID: 34246) Damit können Konversationen in Privaten Chats als auch in Channels mittels DLP-Richtlinien überwacht werden und Nachrichten mit sicherheitskritischem Content geblockt werden.

Im Security & Compliance Center von Office 365 im Bereich der Richtlinien/Policies für DLP (Direktlink protection.office.com/datalossprevention) ist dies konfigurierbar. In einem früheren Artikel in diesem Blog wird die Einrichtung einer solchen Richtlinie/Policy erklärt.

Man muss in den bereits konfigurierten DLP-Richtlinien den Ort hinzunehmen, da er per Default nicht aktiviert ist. In dem folgenden Screenshot sieht man in einer existierenden Richtlinie in den Orts-Einstellungen, dass Microsoft Teams als neue Auswahlmöglichkeit nun hinzu gekommen ist.

dlp_orte_teams

Nach Wahl des Schalters arbeitet die Richtlinie auch in Teams. In dem folgenden Screenshot sieht man, wie eine Richtlinie in der Konversation nach dem Absenden des eingegebenen Text ein Pattern erkannt hat und ein sogenannten Policy-Tipp dem Autor der Nachricht einblendet.

dlp_action_in_teams_LI (2)

In dem Policy-Tipp sind dann weitere Details für den Anwender zu sehen.

Microsoft Teams: Archivierung von Channels

Ein gewünschtes aber derzeit nicht verfügbares Feature ist die Möglichkeit, einen Channel in einem Team zu archivieren.

Diese Funktion macht Sinn bei abgeschlossenen Themen/Projekten, die in Form eines Channels gelaufen sind. Idealerweise passieren nach der Archivierung zwei Aktionen:

    1. der Channel ist nicht mehr sichtbar in der der Oberfläche in Teams
    2. Alle Konversationen sind read only geschalten – nichts kann gelöscht oder verändert werden.

Hier der Hyperlink zu dem Feature-Wunsch bei Microsoft UserVoice:

https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/16940815-ability-to-archive-channels

Die derzeitige Aussage von Microsoft ist, dass dieses Feature nicht im Jahr 2019 kommen wird. 😦

Office 365: MyAnalytics – Neuerungen in 2019

Hintergrund:
In dem Artikel (Hyperlink) wurde in 2017 der neue Dienst in diesem Blog vorgestellt. So richtig durchgestartet ist er nicht – aufgrund der eingeschränkten Verfügbarkeit im teuersten Plan in der Office 365 Familie – E5 beziehungsweise als aufpreispflichtiges Add-on zu günstigeren Plänen.

Nun gibt es (endlich) erfreuliche Neuigkeiten:

MyAnalytics wird vom Premium-Dienst mehr zum Massendienst in der Office 365 Suite -> Kunden der Pläne Business Essentials, Business Premium, E1, E3 bekommen den Dienst nun bald auch kostenlos!

MyAnalytics hat verschiedene Oberflächen:

  • ein personalisiertes Dashboard im Browser (extra Kachel im O365 Launcher)
  • als Outlook Add-in (Leiste rechts) für Office 365 Nutzer
  • Wöchentliche Benachrichtigungen
  • Intelligente (AI-gestützte) Notifications in Outlook, die eingeblendet werden beim Lesen/Erstellen von Mails und Meeting-Einladungen und Denkanstöße bzgl. der jeweiligen Empfänger-Person(en) zu liefern und produktiver zu sein.

Datensenken für MyAnalytics

  • MyAnalytics kann neben der eigenen Exchange Online Mailbox jetzt auch weitere Office 365 Dienste analysieren und Auswertungen anzeigen aus:
    1. Chats und Anrufe/Meetings in Microsoft Teams
    2. Arbeit mit Dokumenten in SharePoint Online
    3. Arbeit mit Dokumenten in OneDrive for Business

Also heißt es abwarten, bis die zusätzliche Kachel von MyAnalytics im Menü im Browser erscheint.

Für die Datenschutzbeauftragten und Betriebsratsmitglieder unter den Lesern:

  • Die verwendeten Daten sind in der Mailbox des Anwenders eh da und schlicht aufsummiert bzw. ausgewertet
  • laut Microsoft werden keine personenbezogenen Daten ausgewertet oder angezeigt
  • Es wird die Häufigkeit von Terminen analysiert und ein unternehmensweiter Durchschnitt gebildet und angezeigt
  • Es wird die Lese-Rate bei Mails an 5 oder mehr Kollegen analysiert

 

Quellen:

SharePoint: Gleichartige Dokumentenbibliotheken schnell einrichten

Anforderung:
Mann oder Frau soll eine Vielzahl von gleichartigen Dokumentenbibliotheken oder Listen (auch in unterschiedlichen Websites) einrichten.

Lösung:
Es wird initial eine Liste oder Dokumentenbibliothek konfiguriert und anschließend diese Konfiguration als Template gespeichert und dann anschließend angewendet, um weitere Gleichartige anzulegen

Schritt 1 – Erstmalige Konfiguration
    Die erste Liste oder Dokumentenbibliothek muss erstmal manuell komplett konfiguriert werden:

    1. Liste oder Dokumentenbibliothek anlegen mit kurzen Namen wegen der URL-Längenbeschränkung
    2. Vollwertigen langen Namen anschließend eintragen
    3. Content Type (Inhaltstyp) binden (optional)
    4. Einzelne Spalten definieren, falls Schritt 2 nicht stattgefunden hat
    5. Views (Ansichten) definieren (auf Basis des verwendeten Content Type)
    6. Berechtigungen einstellen
Schritt 2 – Konfiguration als Template speichern
  1. In den Einstellungen der Bibliothek oder Liste auf „Save document library as template“ klicken
    1. Dialog zum Speichern des Template
  2. Haken bei „Include Content“ nicht anwählen
  3. Das Template wird in die List Template Gallery (<server-url/managedpath/websitename/_catalogs/lt/Forms/AllItems.aspx ) der jeweiligen Site aufgenommen und lässt sich in dieser Website sofort verwenden
  4. Diesen Schritt nur noch beachten, wenn man das Template in einer anderen Website verwenden will:
    1. In der List Template Gallery das Template als STP-Datei exportieren
    2. in der neuen Website in der List Template Gallery die STP-Datei wieder hochladen
Schritt 3 – Template anwenden
    Weitere Bibliotheken oder Listen auf Basis des Templates anlegen

    1. In „Site Contents“ auf „Add an App“ klicken
    2. im Katalog in dem Abschnitt „Apps you can add“ die Sortierreihenfolge „Newest“ anwählen
    3. das zuvor erstellte Template auswählen und somit benutzen

Wichtige Hinweise:

  • Gebundene Content Types wandern mit in die Template-Datei und werden beim Anwenden des Template auch wieder benutzt. Falls in der Website ein gleichnamiger Content Type existiert wird keinerlei Konsistenz-Prüfung/Aktualisierung der Definition durchgeführt beim Anlegen aus Basis des Templates!
  • Templates sind sprachabhängig und können ohne Weiteres nicht in einer Website mit anderer Sprache verwendet werden. Wenn dies der Fall ist, bitte diesen Blog-Post durchlesen: http://nikcharlebois.com/changing-sharepoint-list-template-language/

Microsoft Planner: Ein elektronisches Kanban Board für Office 365 Nutzer – Follow Up 2018

Hintergrund:
Mit dem Online-Dienst „Planner“ kann man seine Aufgaben und die des Teams erstellen und verwalten. Der Dienst ist Bestandteil des Online-Angebots Microsoft Office 365. Planner ist bei folgenden kaufbaren Plänen (Abos) enthalten:

    • Office 365 Business Essentials
    • Office 365 Business Premium
    • Office 365 Enterprise E3
    • Office 365 Enterprise E5

Intro:
Es gibt seit meinem letzten Artikel im März 2017 sind einige erfreuliche Neuigkeiten bei Planner passiert:

    • Eine Task kann mit einem oder mehreren Label versehen werden. So kann man gut verschiedene Kategorien für Aufgaben in einem Board anlegen und danach auch filtern
    • Eine Task kann jetzt mehreren Leuten zugewiesen werden
    • Volltextsuche über alle Cards im Board möglich
    • Synchronisierung der Aufgaben über ein iCalendar-Feed in Anwendungen (wie Microsoft Outlook) hinein

Leider ist immer noch offen für mich:

    • In der Ansicht „Meine Aufgaben“ ist es nicht möglich, neue Aufgaben anzulegen