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Archive for the ‘Office365’ Category

SharePoint Online: Neue Hub Sites als Portalstartseiten

30. Oktober 2017 Hinterlasse einen Kommentar

Es wird demnächst (in 2018) ein wertvolles neues Feature für SharePoint Online geben: Sogenannte „Hub Sites“.
Mit diesen sind wir (endlich) in der Lage, SharePoint Webseiten zu kuratieren und so out-of-the-box Übersichten über angelegte Webseiten in Office 365 zu erstellen.

Use Case für Hubs:

  • Seinen Usern als Navigations-Hilfe in Office 365 die Hubs als Gruppierung von einzelnen Seiten zur Verfügung stellen

Funktionale Aspekte:

  • Ein Logo für Hub wählbar
  • Bereitstellung einer Portal-ähnlichen Navigation im Hub für die Webseiten darunter
  • Automatische Suchfunktion (Search Scope) , die für die zugehörigen Seiten limitiert ist
  • Content-Aggregation von zugehörigen Websites
    • Automatische Anzeige von publizierten News (noch keine Selektion möglich)
    • Automatische Anzeige von publizierten Events (noch keine Selektion möglich)
  • Übersicht mit allen zugehörigen Webseites als Boxen als Navigationsmöglichkeit
  • Bereitstellung von Quick Links auf dem Hub
  • Hubs sind in der mobilen App verfügbar
  • Vererbung des gewählten Design Theme des Hub auf die zugehörigen Seiten
    • Durch Hinzufügen einer Website zu einem Hub ändert sich also das Theme sofort
Hub Site in SharePoint Online

Hub Site in SharePoint Online

 

Technische Aspekte:

  • Man kann ein Hub als Admin erstellen (Powershell oder Admin Center) konfigurieren und existierende Websites hinzufügen
  • Man kann auf einer Hub Site folgende Arten von SharePoint Webseiten hinzufügen
    • Team sites (auch von Office Groups)
    • Communication Sites
    • Custom Publishing Sites
  • Man kann als Site Owner auch in der „Site Information“ Dialog die eigenen Website einem existierenden Hub hinzufügen
  • Man kann eine existierende Website zum Hub konvertieren (per Powershell oder Admin-Center)
  • Automatischer Search Scope für die zugehörigen Seiten
  • keinerlei Vererbung von Berechtigungen vom Hub zu den hinzugefügten Webseiten

Was fehlt aus meiner Sicht:

  • Eine Website kann nur „Mitglied“ von einem Hub sein
  • Es gibt (noch) keine Hierarchie von Hub Sites
  • Hubsites unterstützen kein hybrides Szenario: onPremise Webseiten werden nie Mitglieder von Hub Sites

 

Hier ein Webinar von Microsoft dazu:

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SharePoint Online: Microsites im Intranet

27. Oktober 2017 Hinterlasse einen Kommentar

Auf der Konferenz „Ignite 2015“ wurden sie damals das erste Mal vorgestellt und als „NextGen Portal“ bezeichnet. Im Mai 2017 wurden auf dem SharePoint Virtual Summit diese offiziell in SharePoint Online als sogenannte Communication Sites vorgestellt.

Es sind also Microsites im Intranet mit folgenden Funktionen:

  • Kuration von mehreren Artikeln
  • Ein Artikel mit CMS-Funktionen
    • design-orientiertes Rich Text Editing ähnlich wie bei Sway
    • Einbetten von Videos und Dokumenten im Artikel
    • Preview von spezifischen Seiten aus Word-Dokumenten
  • Interaktion der Leser zu den Artikeln über Social Features
    • Conversations
    • Liking
  • Mail-Newsletter von Artikeln in Rich HTML View in eMails
  • automatisches (responsive) Rendering von Artikeln auf verschiedenen Endgeräten
  • Anzeige eines bestimmten Feeds aus Yammer
  • Control für die Anzeige von „Related Documents“ aus dem Office Graph
communication site

Communication Site mit erste Zeile: Hero Web-Part mit Fotos zweite Zeile: News-Webpart dritte Zeile: Events-Webpart vierte Zeile: Documents Webpart

„Communication Site“ ist also ein neues Site Template für Websites. Dazu wurden eine Reihe von neuen Web-Parts extra für diese neuen Modern Pages (eine neue Variante der Publishing Page) bereitgestellt, damit sich Content einfach in den Artikeln neben Text publiziert werden kann:

Art des Content Beschreibung Name des WebParts Hilfe-Seite von Microsoft
Hyperlinks Klickbare Hyperlinks mit Vorschau auf Inhalt und Bild Quick Links WebPart Link
Bilder Einbetten von einzelnen Bildern Image WebPart Link
Bildergallerie Anzeige von Bilder-Gallerien Image Gallery WebPart Link
Dokumente Preview einer bestimmten Seite des Dokuments Document WebPart Link
Charts Anzeige von simplen (ala PowerPoint) Charts Quick Chart WebPart Link
Videos Einbetten von Videos aus dem Office 365 Video Portal Stream WebPart Link
Landkarten Einbetten von Landkartenausschnitten aus Bing Maps Bing Maps WebPart Link
Termine Einbetten von Terminen/Events im Kalender-Format mit Zeit und Orts-Angaben.
Die Leser können sich den Termin in ihren eigene Kalender importieren
Events WebPart Link
Feeds aus Yammer Anzeige von Posts aus einem bestimmten Yammer-Feed Yammer Feed WebPart Link
Highlighted Content (Artikel aus der Seite Einbetten von Links zu anderen Artikeln incl. Teaser – am besten für die Startseite Hero WebPart Link
Site Activity Anzeige der neuesten Aktivitäten an Dokumenten in dem Container Site Activity WebPart Link
Personenprofile Anzeige von Personen mit ihrem Profilfoto People WebPart Link
Sonstiges HTML-Code (auch IFrames) Embed WebPart Link

Hilfreiche Ressourcen:

 

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Delve: Einzelne Inhalte für Delve unsichtbar machen

30. August 2017 Hinterlasse einen Kommentar

Anforderung:
Man will Delve nicht im kompletten Office 365 Mandanten deaktivieren sondern nur gezielt für einzelne Bereiche des Contents in SharePoint Online.

Lösung:

  1. Site Column „HideFromDelve“ anlegen
  2. Diese Website-Spalte der Liste oder Dokumentenbibliothek hinzufügen
  3. Dokumente/Items markieren in der Spalte
  4. Reindizieren der Liste/Bibliothek
  5. Anlegen einer neuen ManagedProperty „HideFromDelve“ auf Ebene des O365 Tenant
  6. Mappen der Crawled Property „ows_HideFromDelve“ auf die angelegte ManagedProperty
  7. Reindizieren der Liste/Bibliothek

Quelle:
https://support.office.com/de-de/article/Verwalten-des-Suchschemas-in-SharePoint-Online-D4FAB46D-BA41-4C03-9D4C-32B5B33198B6?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

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Office 365: Vermeiden von App-Kennwörtern in Office Clients bei MFA

Die sogenannte „Mehrstufige Authentifizierung“ (kurz MFA in Englisch) bei Office 365 hat leider einen kleinen Haken: Folgende Applikationen benötigen dann ein zusätzliches sogenanntes App-Kennwort zur Authentifizierung:

  • Skype4Business in Windows
  • Outlook in Windows
  • alle 3rd Party Apps wie z.B. Android Mail App oder Apple Mail

Alle anderen Windows Anwendungen von Microsoft (z.B. Microsoft Teams, Delve App) können problemlos den zweiten Faktor (Anruf, Code per SMS oder Microsoft Authenticator App) beim Login abfragen.

Das App-Kennwort ist ein Kennwort, was statt dem richtigen Passwort in diesen Anwendungen verwendet werden muss. Das ist natürlich blöd, da der Anwender sich jetzt zwei statt bisher ein Passwort merken muss.

Nun die Überrraschung: Das muss nicht sein – zumindest für die Microsoft Office Clients!

Komischerweise hat Microsoft per Default im Office 365 Mandant folgende Einstellung zur Unterstützung von Login mit MFA:

O365 Dienst Modern Authentication (ADAL) Tutorial zum manuellen Aktivieren im O365 Mandant
Exchange Online deaktiviert Enable Exchange Online for modern authentication
Skype4Business deaktiviert Skype for Business Online: Enable your tenant for modern authentication
SharePoint Online aktiviert

Hinweis: Das Aktivieren von Modern Authentication setzt die Admin-Rolle und den Einsatz der Powershell Konsole voraus!

In der folgenden Tabelle sind die Office Clients aufgeführt und ihre Unterstützung für die Modern Authentication.

Office

Version

unterstützt Modern Authentication (ADAL) Out of the box aktiviert: Tutorial zum manuellen Aktivieren
2010 nein
2013 ja nein  Tutorial
2016 ja ja  –

Warum das Ganze!? – die Anwender werden es Ihnen danken, wenn MFA zur Erhöhung der Sicherheit eingeführt wird im Unternehmen, vom App-Kennwort verschont zu werden. 🙂

Weitere hilfreiche Ressourcen:

Kategorien:Microsoft Office, Office365 Schlagwörter: , ,

Secure Score – das neue Rating der eigenen Sicherheit bei Office 365

Die Sicherheit des eigenen Office 365 Mandanten auf der Plattform kann man neuerdings vom sogenannten „Secure Score“ ableiten. Dieser Score gibt also ein Sicherheitsindex aus für den eigenen Mandanten. Mit Sicherheit ist nicht die durch Microsoft auf der Plattform gebotene Sicherheit gemeint, sondern durch mandanteneigene Sicherheitskonfigurationen hergestellte Sicherheit!

Der schnellste und direkte Weg zum eigenen Secure Score ist die URL: securescore.office.com

Die Anzeige des eigenen Score

Man sieht dann seinen aktuellen Score und den durchschnittlichen Score aller Mandanten auf Office 365. An dem sollte man sich aber nur bedingt orientieren. Liegt der eigene Score darunter – muss man sofort handeln. Liegt er leicht oder ein wenig drüber – sich nicht ausruhen, denn man darf die vielen sogenannten „Demo-Tennants“ nicht vergessen, die Microsoft sicher nicht rausrechnet.

Folgende Sachen im Hinterkopf behalten:

  • Die maximal Score geht nach oben und wird immer dynamisch bleiben
  • Der eigene Score wird auch sich durch Umstellungen und Erweiterungen ändern, ohne das man etwas selbst tut
  • Die Berechnung des eigenen Scores ist einmal nächtlich

 

Verlauf des eigenen Secure-Score über die die letzten Wochen

Wenn man handeln muss, gibt Microsoft einen Maßn04ahmenplan an die Hand, der dynamisch auf den neuen Zielwert des Score sofort ausgearbeitet vorliegt. Also stellt man einen Zielwert ein, und bekommt Maßnahmen vorgeschlagen zur Erhöhung der eigenen Sicherheit und somit Erhöhung des Scores. Man unterscheidet dabei zwischen wiederkehrenden Maßnahmen (z.B. Review eines Security Reports/Logs) und einmaligen konfigurativen Maßnahmen. Es werden auch Maßnahmen vorgeschlagen, die (noch) nicht auf den Score einzahlen.

Die vorgeschlagenen Maßnahmen sind widerrum gleich mit Hilfetexten hinterlegt und auch mit Direktsprung zur jeweiligen Konfigurations-Seite. Eine aus meiner Sicht perfekt ausgearbeitete Möglichkeit, auf Basis der eigenen Security Awarness die Sicherheit einfach und komfortabel zu erhöhen.

Es ist noch nicht ganz klar, ob das Erreichen des maximalen Scores das Endziel ist, da natürlich nicht jede Maßnahme für jeden Mandanten Sinn macht. Die eigene Bedrohungsanalyse und damit Klassifizierung und Ableitung der Maßnahmen sind in meinen Augen wichtiger.

Hier noch ein kurzes Einführungsvideo von Microsoft:

Kategorien:Office365 Schlagwörter: ,

Yammer vs. Teams

Es gibt derzeit Unsicherheiten durch die Einführung des Features/Tools „Teams“ und der Schaffung der internen Tool-Konkurrenz zu Yammer und Skype for Business bei Office 365. Deshalb habe ich hier nochmal meine Unterscheidung dokumentiert, um die Unsicherheit für die Leserschaft zu beenden.

Vergleichsmerkmal Yammer Teams
Nutzerzielgruppe Alle Mitarbeiter des Unternehmens Gemeinsames Arbeiten an gemeinsamen Inhalten im kleinen bis mittleren Team
geeignet für Use Case Abteilungsübergreifender Informationsaustausch ohne vorherige Teambildung oder Projektauftrag Gemeinsames Arbeiten im kleinen bis mittleren Team (z.B. zu einem Projektauftrag)
Analogien zu anderen Tools Facebook im Unternehmen Slack
Unterstützung von Konversation
  • Asynchron (zeitlich versetzt)
  • Mentioning mit „@“
  • Tagging von Beiträgen mit Schlagworten
  • Asynchron (zeitlich versetzt)
  • Synchron (Chat) mit S4B Usern, die in der gleichen Office365 Group sind
  • Mentioning mit „@“
  • Memes + Giffies
Unterstützung von Zusammenarbeit an Dokumenten
  • Teilen von Dokumenten, die in Yammer hochgeladen werden
  • Zusammenarbeit an in Yammer hochgeladenen Dokumenten
  • gute Integration mit SharePoint Online – nur dort liegen die Dokumente
  • Direkter Web-Viewer zum Anschauen von Dokumenten
Client/App-Untertützung
  • volle Browser-Unterstützung
  • kein Client auf dem PC (wurde abgeschafft)
  • Mobile Apps vorhanden
  • volle Browser-Unterstützung
  • Windows 10 Client
  • Mobile Apps vorhanden
Mein Fazit das Werkzeug für:

  • Kommunikation ins Unternehmen (Broadcast)
  • unternehmensweiter Informations-austausch und Diskussion
Das Werkzeug ist der One-Stop-Shop in der Projekt/Team-Kollaboration und zieht Nutzer aus

  • SharePoint Online,
  • Outlook,
  • Planner
  • und Skype
  • und weiteren auch externen Tools/Webseiten

hin zu Teams!

Ich hoffe, dass nach dem Lesen der Tabelle klar geworden ist, dass die Schnittmenge zw. beiden Tools doch geringer ist als vorher gedacht. Also eher ein Vergleich zwischen Äpfel und Birnen (beides zwar Obst, aber dennoch unterschiedlich) 🙂

Ggf. erweitere ich die Tabelle in der nächsten Zeit…

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Microsoft Planner: Ein elektronisches Kanban Board für Office 365 Nutzer

Der Dienst Planner ist die Antwort von Microsoft für alle Office 365 Kunden auf erfolgreiche elektronische Kanban-Boards wie Trello. Dieser Dienst steht am Anfang seiner Evolution. Es ist klar, dass Microsoft dieses Tool noch verbessern wird in den nächsten Monaten.

Deshalb hier ein kleiner Zwischenstand als langjähriger Trello-Nutzer. Folgende Nachteile existieren derzeit noch:

  • Keine Volltextsuche in Cards im Board
  • Keinerlei Filtermöglichkeiten (z. B. nach zugewiesenem Label)
  • Eine Card kann nicht mehreren Benutzern zugewiesen werden
  • Statisches Status-Feld (begonnen/eledigt) für Cards vs. flexibel anlegbare Spalten (Buckets)
  • In der Ansicht „Meine Aufgaben“ ist es nicht möglich, neue Aufgaben anzulegen
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