Office 365: Neuer Managed Metadata Service

Im Rahmen des Project Cortex wurde der alte Managed Metadata Service (eine Service Application, welche mit SharePoint Server 2010 eingeführt wurde) überarbeitet.

Die Admin-Oberfläche der alten Service Application wurde komplett überarbeitet und für das Admin-Center also in Modern UI umgesetzt.

Eintrag in der Microsoft Roadmap:
Neues UI für den Managed Metadata Service im Admin-Center

Die direkte Sprung-URL zum Termstore Management lautet und ist für Administratoren ab SharePoint Administrator Rolle aufrufbar:

https://tenantname-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/AdminHome.aspx#/termStoreAdminCenter

Wichtiger Hinweis: als SharePoint Admin ist man Stand 2021 nicht automatisch auch Term Store Admin. Man muss sich also manuell berechtigten um eigene Term Sets anzulegen. 😦

Einige Profileigenschaften von Nutzern sind automatisch in dem Termset „People“ bereits eingetragen worden. Die Knoten „Department“, „Job Title“ und „Location“ mappen also direkt von den jeweiligen Profil-Feldern aus dem Azure AD. (Siehe Blog-Artikel)

Standard Termsets im Managed Metadata Store

Im November 2021 wurde schlussendlich auch die neue moderne Admin-Oberfläche für die Term-Administration auf Website-Ebene ausgerollt (Roadmap-Eintrag). Damit ist die alte Admin Oberfläche von Sharepoint 2010 Geschichte.

Im Rahmen von Project Cortex wurde zusätzlich geplant, dass weitere M365 Dienste wie Teams und Yammer diesen Dienst nutzen und damit service-übergreifende Labels zur Anwendung kommen können. Dazu ist Stand Januar 2022 aber nichts in der Roadmap aufgeführt.

Windows: Kostenlose Kinder-Accounts für Windows 10

Dank Microsoft kann man ganze Familien anlegen un diese auch managen. Jedes Kind erhält einen eigenen Microsoft Account, mit dem sich das Kind an jedem Windows 10 Gerät anmelden kann.

https://account.microsoft.com/family/

Folgende personenbezogene Daten werden von Microsoft gesammelt:

  • Vor- und Nachname
  • Geburtsdatum
  • Land

Das Kind kann sich mit seinem neuen Microsoft-Konto beispielsweise nicht in der E-Mail-App auf seinem iOS oder Android-Telefon anmelden.

Festlegung von Zeitlimits für die Computer-Nutzung

Diese Funktion ist sehr hilfreich – hier legen die Eltern die möglichen Nutzungszeiten sowie das verfügbare Zeitkontigent zur freien Verfügung fest.

Vorschlag von Microsoft für die Zeitlimits der Computernutzung

All diese Funktionen sind kostenlos – es ist kein kostenpflichtiges Abo bei Microsoft notwendig.

Outlook.com: Name und Adresse der Familiengruppe ändern

Intro

Wenn man bei Microsoft eine Familie angelegt hat, dann wird automatisch auch eine Gruppe in Outlook.com für diese Famile angelegt. Der Standard-Name im Deutschen heißt „Ihre Familie“. Diese Gruppe bekommt auch eine Mail-Adresse.

Das Schema für die standardmäßige eMail-Adresse lautet:

YourFamily_<eindeutigeGUID>@groups.outlook.com>

Anforderung

Den Namen sowie auch die Mail-Adresse der Familiengruppe in Outlook.com kann man ändern :-).

Schritt1:

Man öffnet seinen Posteingang in Outlook.com und sucht im linken Panel nach der Beschriftung „Gruppen“. Darunter befindet sich die Familiengruppe – standardmäßig „Ihre Familie“. Dann ruft man den Posteingang der Gruppe auf durch Klick auf den Namen.

Anschließend klickt man die drei Punkte an und dann „Einstellungen“:

Gruppe „Ihre Familie“ in Outlook Online

Nach dem Klick öffnet sich folgendes Panel am rechten Bildschirmrand:

Panel mit Gruppeneinstellungen

Nun öffnet sich endlich folgende Dialog in der Mitte des Bildschirms:

Dialog zum Ändern der Gruppe (Name,Adresse)

Hier kann man der Familie einen besseren Namen geben. Sowie ist es auch möglich die Mail-Adresse der Familien-Gruppe anzupassen.

SharePoint Online: Verschieben von Daten in die Bibliothek Websiteobjekte

Herausforderung:

SharePoint Online bietet beim Verschieben/Kopieren von Dateien innerhalb einer Website als Ziel nicht die Bibliothek DE: „Websiteobjekte“ EN: „Site Assets“ in der Oberfläche an. Damit ist es für Benutzer nicht möglich in der Oberfläche dahin Dateien zu verschieben/kopieren.

Lösung:

Im Schnell-Überblick:

  1. Die gewünschten Dateien ins eigene OneDrive verschieben oder kopieren
  2. Die Bibliothek Websiteobjekte/Site Assets aufrufen und den Button „Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen“ anklicken. Damit wird im eigenen OneDrive die Bibliothek als Verknüpfung mit angeboten.
  3. Im eigenen OneDrive die gewünschten Dateien in die Verknüpfung verschieben/kopieren
  4. Abschließend die Verknüpfung wieder lösen im eigenen OneDrive durch den Button „Entfernen“

SharePoint Online: Best Practices für Page Templates

Page Templates oder im deutschen Seitenvorlagen sind eine Art Dienstleistung für alle Intranet-Redakteure, die sich natürlich um den Content kümmern sollen/wollen und nicht um die grafische Layout-Gestaltung einer Seite.

Deshalb macht es Sinn bei der Einführung eines Intranets auf Basis von SharePoint Online konzeptuell zu überlegen, welche wiederkehrende Arten von Seiten es zukünftig geben wird und wie ein konsistentes Layout durch Seitenvorlagen für diese wiederkehrenden Arten helfen kann.

Folgende Hilfe für den Intranet-Redakteur bei der Auswahl einer Seitenvorlage gibt es:

  • Titel/Name einer Seitenvorlage
  • Beschreibungstext der Seitenvorlage
  • Teaser-Image zur Veranschaulichung – wird automatisch generiert

Zusätzlich zum reinen Bereitstellen von verschiedenen Layouts für verschiedene Zwecke macht es Sinn, in den Seitenvorlagen auch Tricks & Tipps für den Intranet-Redakteur in der Content-Erstellung mitzuliefern. Ein Abschnitt/Sektion mit Tipps kann der Redakteur problemlos vor dem Publizieren löschen.

Tipps für Redakteure

Im Assistenten-Dialog zur neuen Anlage von Seiten oder News kann man bei den Templates die 3 Punkte anklicken, um ein Template auch zu verändern oder zu löschen.

Die Sortierung der Templates ist alphabetisch absteigend und kann nicht verändert werden. Hier mit Zahlen am Beginn des Template-Namen arbeiten, um eine Sortierreihenfolge einzuhalten.

Setzen des Standard-Templates für Redakteure: Bei dem gewünschten Templates die 3 Punkte anklicken und dann im Kontextmenü „Set default selection“ im englischen UI auswählen – Diese Option dürfen nur Site Owner ausführen.

Technische Details

Alle eigenen Seitenvorlagen werden in der Seitenbibliothek in einem Unterordner als ASPX-Seiten gespeichert. Leider hat Microsoft hier Lokalisierung bei den Websites, so dass bei deutschen Websites den Unterordner „Vorlagen“ und bei englischen Websites den Unterordner „Templates“

  • In Dort können die Seitenvorlagen aufgerufen und auch verändert werden
  • Das Metadatum „Description“ in den Template Details liefert den Beschreibungstext für den Seitenvorlagen Wizard beim Erstellen einer neuen Seite
  • Alle Templates besitzen als PromotedState den Wert 0
  • Hinweise für Export/Import von Page Templates via PowerShell:
    • Bei einem Export mit dem PnP Powershell Framework werden die Vorlagen im XML-Format ausgegeben. Dort kann man die Eigenschaft „PromoteAsTemplate=“false“ sehen. Das ist derzeit ein Bug. Den Wert muss man auf „true“ setzen vor einem Import als Template.
    • Header-Fotos die aus der Microsoft Stock Library geholt werden, sind direkt via URL zum CDN von Microsoft eingebunden und werden beim Export nicht behandelt (Bug!?)
    • Eigene Header-Fotos zum Template liegen wie gewöhnlich in der Site Assets Library und werden beim Export auch exportiert

Quellcode des Provisioning Templates einer Page, die als Template deklariert ist
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