Teams: Archivierung von bestehenden Teams

Die Archivierung von Kanälen in Microsoft Teams ist noch nicht möglich (siehe Blog-Post) – jedoch die Archivierung von ganzen angelegten Teams.

Die Teams Admin Rolle „Teams Service Administrator“ hat das Mandat, ein bestehendes Team im Teams Admin Center zu archivieren.

Diese Aktion ist auch via PowerShell möglich so dass man dies in Provisionierungs-Workflows einbauen kann. Im PowerShell Modul für Teams gibt es dazu folgenden Befehl:

Set-TeamArchivedState

Weiterführende Informationen:

https://docs.microsoft.com/de-de/powershell/module/teams/set-teamarchivedstate?view=teams-ps

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Automatische Migration von Lokalen Dateien des Benutzers nach OneDrive

Es wird dringend Zeit für jeden Benutzer in Windows, nur noch OneDrive für die Ablage von persönlichen Dateien zu nutzen.

Das bedeutet unter Windows die Verzeichnisse:

  • Desktop
  • Dokumente
  • Bilder

Um diese Daten von lokalen PCs/Notebooks der Benutzer ins OneDrive zu bekommen, gibt es sogar eine Group Policy „Silently move Windows known folders to OneDrive“

Weiterführende Informationen:

https://docs.microsoft.com/de-de/onedrive/redirect-known-folders

SharePoint Online: Die Compliance verhindert die Website-Löschung

Problemstellung

Wenn die Website-Löschung im SharePoint Admin Center fehlschlägt mit der Fehlermeldung „Das Löschen dieser Site wird zurzeit von einer Compliancerichtlinie blockiert.“ -dann ist das leider nur bedingt aussagekräftig.

Fehlermeldung im SPO Admin Center beim Website Löschen

Sie weißt auf eine Richtlinie hin, die auf die Website angewendet wurde.

Analyse-Schritte

Als SharePoint Admin ist man nicht immer (aus Sicht der Berechtigungen) in der Lage, direkt in die Website reinzuschauen. Deshalb hier ein Vorgehensmodell dafür:

Ein Schritt zur Klarheit ist das Anklicken des Website-Titels in der Website-Auflistung im SharePoint Admin-Center. Es erscheint der Eigenschafts-Dialog und im Tab „Richtlinien“ gibt es schon teilweise eine Erleuchtung.

Bei den Richtlinien/Policies haben wir die Richtlinien zur Vertraulichkeit und zur Aufbewahrung. Eine Vertraulichkeits-Richtlinie liegt hier also nicht vor. Ein Löschen verhindern können nur die Richtlinien zur Aufbewahrung – im englischend die sogenannten Retention Policies.

Ein Löschversuch mit PowerShell (Befehl: Remove-SPOSite) in der SharePoint Online Management Shell bringt vielleicht eine bessere Fehlermeldung:

Remove-SPOSite : Diese Websitesammlung kann nicht gelöscht werden, da sie Websites enthält, die in einen
 eDiscovery-In-Situ-Speicher oder eine Aufbewahrungsrichtlinie aufgenommen sind.

Aufbewahrungsrichtlinien sorgen dafür, dass Content ja aufbewahrt wird und ggf. erst später gelöscht werden soll via einer solcher Richtlinie. Deshalb kämpft man hier ja im Admin-Center gegen eine konfigurierte Aufbewahrungsrichtlinie. Wenn es also einen triftigen Grund gibt, die Website jetzt sofort zu löschen, fallen folgende Möglichkeiten ein:

Lösungsoptionen

  1. Das Retention Label vom Content in der Website entfernen
  2. Die Aufbewahrungsrichtlinie deaktivieren, die auf die Website wirkt
  3. Eine weitere Aufbewahrungsrichtlinie B konfigurieren, die gegen die jetzige Richtlinie kämpft und gewinnt 😉

1.Idee: Retention Label vom Content entfernen

Um als SP Admin erstmal rauszufinden, ob Retention Labels von Anwendern auf Content angewendet wurden, kann man die Content Search bemühen und dort auf „Compliance Tag“ und die konfigurierten Labelwerte filtern und auch auf eine dedizierte Website URL.

2. Idee: Die Aufbewahrungsrichtlinie deaktivieren, die auf die Website wirkt

Mit PowerShell kommt man hier auch gut vorwärts als Admin – die Security & Compliance Powershell ist von Nöten und mit dem folgenden Befehl zaubert man alle konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien incl. konfigurierter Workload auf den Bildschirm

Get-RetentionCompliancePolicy | Format-Table -Auto Name,Priority,RetentionAction,RetentionDuration,Workload;

Es gibt in der PowerShell die Möglichkeit, für SharePoint Online auf Website-Ebene hinunter zu gehen in der Analyse. Der folgende Befehl listet die Website-Namen auf, die in der der Richtlinie konfiguriert sind.

Get-RetentionCompliancePolicy -Identity "policyname" -DistributionDetail | Select-Object SharePointLocation

Hinweis: Bei auf allen Webseiten angwendeten Aufbewahrungsrichtlinien hilft leider der Befehl nicht weiter – er listet diese Richtlinien nicht auf für eine spezifische Website.

Teams: Löschen von Gruppen-Chats

Anforderung:

Genutzte Gruppen-Chats incl. Chat-Historie löschen nachdem sie nicht mehr benötigt werden.

Lösung:

derzeit noch keine 😦

Hier der Feature-Wunsch bei UserVoice für Microsoft Teams – bitte dort abstimmen: https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/38526508-if-you-create-a-group-chat-can-you-delete-the-gro

Microsoft Whiteboard – die digitale Tafel für Distance Learning

Intro:

Der Anwendungsfall in der Covid 19 Pandemie, die verbunden ist mit Schulschließungen, ist das sogenannte Distance Learning. Das meint, dass ein Lehrer neuen Lehrstoff via Videokonferenz an die Schüler zu Hause vermittelt. Diese Videokonferenzen finden heutzutage über verschiedenste IT Systeme statt.

Einige dieser Videokonferenz-Systeme haben auch ein gemeinsames elektronisches Whiteboard auf dem die Teilnehmer während der Konferenz interagieren können. Die Idee dieses Artikels ist aber die Vorbereitung von neuem Lehrstoff auf einem digitalen Whiteboard/Tafel vor Start der Videokonferenz und anschließend die Nutzung dieses zur Vermittlung und Erklärung des neuen Lehrstoffs.

Organisatorische & Technische Voraussetzungen

  • Laptop/PC mit Windows 10
  • Microsoft Live Account und damit Zugriff auf den Windows Store
  • Download & Installation der Whiteboard App
  • Videokonferenz-System mit der Möglichkeit, den eigenen Bildschirm zu präsentieren

Das digitale Tafelbild vorbereiten

Es können Freihand Zeichnungen mit Maus oder Tablet-Stift gemacht werden.

Es können externe Medien wie Bilder, Fotos, einzelne Powerpoint Folien oder Seiten aus PDF oder Word-Dokumenten auf der digitalen Tafel platziert werden.

Power Tipps:

  • Option „Freihand in Form“ -> ich male ein krummen Kreis und er wird rund
  • Doppelclick auf Radierer bietet Option „Zeichenbereich löschen“ zum Löschen der gesamten Tafel
  • Hyperlinks/URLs via Zwischenablage einfügen bringt automatisch ein klickbares Vorschaubild auf die Tafel
  • Zum schnellen Erfassen von Wortmeldungen der Schüler zu einer gestellten Frage die Liste verwenden – geht sehr schnell dann mitzuschreiben
  • Notizen können durch Teilnehmer gelikt werden – das kann man für eine Abstimmung benutzen
  • STRG+A markiert alle Elemente auf der Tafel

Hier noch einige hilfreiche Videos zum Abschauen 🙂

Video: Lerne Zeichnen in Whiteboard:

Weiterführende Informationen

Deutschsprachige Hilfe von Microsoft: Hyperlink