Microsoft Planner: Ein elektronisches Kanban Board für Office 365 Nutzer – Follow Up 2019

Hintergrund:
Mit dem Online-Dienst „Planner“ kann man seine Aufgaben und die des Teams erstellen und verwalten. Der Dienst ist Bestandteil des Online-Angebots Microsoft Office 365. Planner ist bei folgenden kaufbaren Plänen (Abos) enthalten:

    • Office 365 Business Essentials
    • Office 365 Business Premium
    • Office 365 Enterprise E3
    • Office 365 Enterprise E5

Intro:
Es gibt seit meinem letzten Artikel im März 2017 sind einige erfreuliche Neuigkeiten bei Planner passiert:

    • Eine Task kann mit einem oder mehreren Label versehen werden. So kann man gut verschiedene Kategorien für Aufgaben in einem Board anlegen und danach auch filtern
    • Eine Task kann jetzt mehreren Leuten zugewiesen werden
    • Volltextsuche über alle Cards im Board möglich
    • Synchronisierung der Aufgaben über ein iCalendar-Feed in Anwendungen (wie Microsoft Outlook) hinein
    • Integration mit Microsoft Todo

Leider ist immer noch offen für mich:

    • Kein @-Mentioning in den Kommentaren zu einer Aufgabe möglich und damit keine aufgabenbezogene Kommunikation

Mails an OneNote Notizbücher senden

Anforderung:
eMails in ein OneNote Notizbuch senden

Erklärungsvideo von Microsoft

Lösung:

  • Die Koniguration muss auf dieser Seite durchgeführt werden: https://www.onenote.com/EmailSettings
  • Die Anmeldung geschieht mit dem Microsoft-Account, in dem auch die entsprechenden Notizbücher gespeichert sind. Damit ist klar, dass das nur für Notizbücher in der Cloud funktioniert.
  • Es müssen die Mail-Adressen, von denen die Mails an das Notizbuch gesendet werden, bei Microsoft einzeln konfiguriert werden, da es eine einzige Empfänger-Adresse für alle Notizbücher aller Kunden gibt: me@onennote.com
  • es muss vorab für (je) ein Abschnitt in einem OneNote Notizbuch eine Mail-Adresse generiert werden
  • Zusätzliche Optionen können im Betreff der Mail mitgesendet werden, die dann von OneNote interpretiert werden, um die Standard-Einstellung für den Einzelfall zu überschreiben: „@Abschnittsname“

Office 365: Reporting der Nutzung durch Endanwender

Die Nutzung und damit die Akzeptanz der unterschiedlichen Tools von Office 365 durch die Endanwender kann über Reporting erfolgen.

Dazu sollten Change Management Beauftragte im Office 365 Tenant eine besondere Nutzer-Rolle für das Reporting erhalten:

  • Die Benutzer-Rolle auf Englisch heißt „Reports reader“
  • In der deutschen Oberfläche „Benutzerdefinierter Administrator“ -> „Berichteleser“

Standard-Mittel bereitgestellt durch Microsoft

  • Die Latenz im Reporting bei Office 365 liegt bei 24-48h.
  • im Admin-Center
  • im Security & Compliance Center
  • via PowerShell
  • in Power BI nach einmaliger Konfiguration im Admin-Center von Office 365

Hier ein Einführungsvideo zu den Reporting-Funktionen in Power BI:

Einige derzeitige externe Produktlösungen von Drittanbietern

Hinweis: Alle Lösungen basieren darauf, Zugriff zum eigenen Office 365 Tennant zu gelangen und regelmäßig Daten abzugreifen und in eigenen Datenbanken zu speichern, um darauf basierend eigene Reports aufzubereiten.

  • Produkt „OfficeExpert“ von Firma Panagenda – Hyperlink
  • Produkt „Enterprise Reporter for Office 365“ von Firma Quest – Hyperlink
  • Produkt „Office 365 Reporting and Analytics“ von Firma Quadrotech – Hyperlink

SharePoint Online: Unterstützung von Mehrsprachigkeit in Webseiten

In diesem Artikel will ich ein paar Fakten festhalten, die bei dem Thema Mehrsprachigkeit in SharePoint Online und dem Einsatz von Office 365 in internationalen Unternehmen anzutreffen sind.

Stand September 2019 gibt es in SharePoint Online out-of-the-box keine Möglichkeit, eine mehrsprachige Website (Teamsite oder Communication Site) aufzubauen. Ein offizielles Feature ist in Planung für Q1/2020

Item auf der Produkt-Roadmap für SharePoint Online

Zum Glück hat die Community eine Lösung geschaffen und im Rahmen der „SharePoint Patterns and Practices Community Solutions“ eine Solution namens „Multilanguage Pages“ veröffentlicht. Mit dieser ist es möglich, mehrsprachigen Content in einer Website zu redaktionieren und auszuliefern.

  • für jede unterstützte Sprache wird simpel eine Sprachvariante einer Page angelegt
  • Alle Pages einer Sprache liegen in einem Unterverzeichnis in der Library „Site Pages“
  • Beim Besuchen der Website arbeitet ein Redirector, der die Spracheinstellungen des aktuellen Benutzers ausliest und dann entsprechend zur richtigen Sprachvariante der Startpage weiterleitet.
  • Die Standard-WebParts wie „News“ oder „Highlighted Content“ müssen selbst durch Filterung in der Page Property „LanguageVariant“gezwungen werden, immer nur den Content einer Sprache anzuzeigen
  • Die Standard-Sprache einer bestimmten SharePoint Website legt man zum Anlegezeitpunkt fest. Weitere unterstützte Sprachen kann in der Seite „websiteurl/_layouts/15/muisetng.aspx“ festgelegt werden.

Die Spracheinstellungen des aktuellen Benutzers kommen aus dem Benutzerprofil in SharePoint Online. Dieses ist mittlerweile sehr gut versteckt und über das eigene Delve Profil gelangt man wieder zur altbekannten Profilseite (UserProfilePage). Das exakte UserPropertyField lautet SPS-MUILanguages.

User Profile Page in SharePoint Online
User Profile in Delve

Das Wichtige ist, dass die Sprache im SharePoint Online User Profil nicht provisioniert wird durch Office 365. Im Office 365 Profil kann sogar eine ganz andere Spracheinstellung gesetzt sein. Die in dem folgenden Screen dargestellte Spracheinstellung des Benutzers ist für die O365 Oberfläche maßgeblich.

Office 365 User Account Settings

SharePoint Online: App Catalog innerhalb einer Site Collection

Neben dem globalen App Catalog innerhalb einer SharePoint Farm oder eines Office 365 Tenant gibt es auch die Möglichkeit, nur auf der granularen Ebene einer Site Collection einen App Catalog zur Verfügung zu stellen.

Die URL des App-Catalog einer Site Collection in O365 lautet immer:

https://tenantname.sharepoint.com/sites/mywebsite/AppCatalog/Forms/AllItems.aspx

Um den App Catalog innerhalb einer Site Collection in O365 anzulegen muss man folgenden Powershell Befehl des PnP SkriptPakets ausführen:

Add-PnPSiteCollectionAppCatalog -Site "https://tenantname.sharepoint.com/sites/mywebsite/"
Das Ergebnis in „Site contents“ – eine neue Liste namens „Apps for SharePoint“

Excel: Zählen von Zeilen bei denen ein Ausdruck nicht vorkommt

Anforderung:

In einer Excel-Tabelle soll die Anzahl der Zeilen ermittelt werden, die in einer gewählten Spalte einen bestimmte Zeichenkette (String) nicht enthalten.

Lösung:

Anwendung der Formel ZÄHLENWENNS:

=ZÄHLENWENNS(Gewünschte_Spalte;"<>string")

SharePoint: Zählen von Dateien in einem Ordner

Anforderung:

In einem Ordner innerhalb einer Dokumentenbibliothek befinden sich eine Anzahl von Dateien, die gezählt werden sollen.

Die Lösungen:

Erste Möglichkeit: Bibliothek im Windows Explorer öffnen über Klick auf Button in der Symbolleiste.

Zweite Möglichkeit: Erstellung einer eigenen Ansicht mit Gruppierung. Als Gruppierung empfiehlt sich eine Spalte mit wenigen Unterscheidungsmerkmalen wie zum Beispiel der Dateityp.