SharePoint: Gleichartige Dokumentenbibliotheken schnell einrichten

Anforderung:
Mann oder Frau soll eine Vielzahl von gleichartigen Dokumentenbibliotheken oder Listen (auch in unterschiedlichen Websites) einrichten.

Lösung:
Es wird initial eine Liste oder Dokumentenbibliothek konfiguriert und anschließend diese Konfiguration als Template gespeichert und dann anschließend angewendet, um weitere Gleichartige anzulegen

Schritt 1 – Erstmalige Konfiguration
    Die erste Liste oder Dokumentenbibliothek muss erstmal manuell komplett konfiguriert werden:

    1. Liste oder Dokumentenbibliothek anlegen mit kurzen Namen wegen der URL-Längenbeschränkung
    2. Vollwertigen langen Namen anschließend eintragen
    3. Content Type (Inhaltstyp) binden (optional)
    4. Einzelne Spalten definieren, falls Schritt 2 nicht stattgefunden hat
    5. Views (Ansichten) definieren (auf Basis des verwendeten Content Type)
    6. Berechtigungen einstellen
Schritt 2 – Konfiguration als Template speichern
  1. In den Einstellungen der Bibliothek oder Liste auf „Save document library as template“ klicken
    1. Dialog zum Speichern des Template
  2. Haken bei „Include Content“ nicht anwählen
  3. Das Template wird in die List Template Gallery (<server-url/managedpath/websitename/_catalogs/lt/Forms/AllItems.aspx ) der jeweiligen Site aufgenommen und lässt sich in dieser Website sofort verwenden
  4. Diesen Schritt nur noch beachten, wenn man das Template in einer anderen Website verwenden will:
    1. In der List Template Gallery das Template als STP-Datei exportieren
    2. in der neuen Website in der List Template Gallery die STP-Datei wieder hochladen
Schritt 3 – Template anwenden
    Weitere Bibliotheken oder Listen auf Basis des Templates anlegen

    1. In „Site Contents“ auf „Add an App“ klicken
    2. im Katalog in dem Abschnitt „Apps you can add“ die Sortierreihenfolge „Newest“ anwählen
    3. das zuvor erstellte Template auswählen und somit benutzen

 

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PowerPoint: Vorhandene Elemente einfach duplizieren

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft PowerPoint“ kann man seine Präsentation oder Schulungsunterlagen erstellen. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. PowerPoint ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Anforderung:
Eine perfekt gesetzte Form auf einer Folie soll nochmal platziert werden. Das geht leider mit Kopieren und Einfügen über die Zwischenablage nicht.

Lösung:
In PowerPoint gibt es eine versteckte Aktion in der Symbolleiste zum einfachen Duplizieren von markierten Elementen. Das ist sehr praktisch und funktioniert wesentlich schneller als Kopieren und Einfügen. Vor allem funktioniert es auch bei Formen 🙂

Duplizieren von Elementen

Visio: Mehrseitige Zeichnungen in Word einfügen

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Visio“ kann man seine elektronischen schematischen Zeichnungen, technische Pläne und Ablaufdiagramme erstellen. Das Programm ist nicht Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Visio 2016. Erfahren Sie hier den aktuellen Preis.

Anforderung:
Große mehrseitige Visio-Zeichnungen in ein Word-Dokument so überführen, dass dort die Zeichnung auch auf einzelnen Seiten dargestellt wird.

Lösung:
Leider kann man mehrseitige Visio-Zeichnungen (wie lange Flussdiagramme) nicht ordentlich in Word-Dokumenten einfügen.

Mein aktueller Workaround sieht so aus:

  1. Markieren der Zeichnung in Visio
  2. Kopieren in Zwischenablage (STRG+C)
  3. Einfügen aus Zwischenablage in Paint oder anderem Grafiktool
  4. Abspeichern als PNG-Datei
  5. Einfügen der PNG-Datei in Word

Arbeiten mit HTML Ankern in SharePoint Seiten

Anforderung:
Bei der Redaktionierung von langen Websites mit viel Inhalt auf einer Seite bietet es sich an mit Hyperlinks auf derselben Seite ein Inhaltsverzeichnis am Anfang der Seite aufzubauen.

Lösung:
Man setzt bei den einzelnen Überschriften jeweilig einen sogenannten Anker in der Quelltext-Ansicht:16
<span id="Überblick"></span>

Im Inhaltsverzeichnis verlinkt man dann die Begriffe mit den Ankern. Dabei verlinkt man auf diesselbe Seite, hängt jedoch „?#“ und den Ankernamen hinten dran:

https://website.com/sites/subsite/sitepages/page.aspx?#ankername

PowerPoint: Präsentation in Abschnitte unterteilen

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft PowerPoint“ kann man seine Präsentation oder Schulungsunterlagen erstellen. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. PowerPoint ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Intro:
Wie in Word gibt es in Powerpoint auch die Möglichkeit, den eigenen Inhalt in Abschnitte zu unterteilen. Bei PowerPoint werden hintereinanderliegende Folien zu einem Abschnitt zusammengefasst.
Weiterlesen „PowerPoint: Präsentation in Abschnitte unterteilen“

Windows 10: Einstellungen der Benutzerkontensteuerung (UAC) überprüfen

Windows 10 absichern (Härtung der eigenen PCs) ist die Devise in den aktuellen Zeiten. Die Benutzerkontensteuerung in Windows 10 kann man konfigurieren – also besser gesagt, den Schutz- und Nervfaktor.

Einfach auf das Lupensymbol gehen und „UAC“ eingeben. Dann sollte folgender Dialog erscheinen:

UAC Konfiguration in Windows 10
UAC Konfiguration in Windows 10

Es empfiehlt sich, dass der Schieberegler ganz oben ist!

Microsoft Planner: Ein elektronisches Kanban Board für Office 365 Nutzer – Follow Up 2018

Hintergrund:
Mit dem Online-Dienst „Planner“ kann man seine Aufgaben und die des Teams erstellen und verwalten. Der Dienst ist Bestandteil des Online-Angebots Microsoft Office 365. Planner ist bei folgenden kaufbaren Plänen (Abos) enthalten:

  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

Intro:
Es gibt seit meinem letzten Artikel im März 2017 sind einige erfreuliche Neuigkeiten bei Planner passiert:

  • Eine Task kann mit einem oder mehreren Label versehen werden. So kann man gut verschiedene Kategorien für Aufgaben in einem Board anlegen und danach auch filtern
  • Eine Task kann jetzt mehreren Leuten zugewiesen werden
  • Volltextsuche über alle Cards im Board möglich
  • Synchronisierung der Aufgaben über ein iCalendar-Feed in Anwendungen (wie Microsoft Outlook) hinein

Leider ist immer noch offen für mich:

  • In der Ansicht „Meine Aufgaben“ ist es nicht möglich, neue Aufgaben anzulegen