SharePoint Online: Gefilterte Anzeige von Events/Ereignissen

Intro

In SharePoint Online im Modern UI steht ein WebPart zum Veröffentlichen von kommenden Ereignissen im Intranet zur Verfügung. Diesen können Redakteure im Intranet auch verwenden, um geplante Ereignisse anzulegen.

Die Idee

Die Idee ist, geplante Ereignisse unterschiedlichen Typs mit einem fachlichen Merkmal – einem Metadatum zu versehen. Dieses fachliche Merkmal wird für die spätere gefilterte Anzeige von geplante Ereignissen verwendet und nur in den Details eines Ereignis dem Besucher angezeigt.

Das macht Sinn, wenn es viele geplante Ereignisse gibt und so ein Überangebot für den Besucher im Intranet entsteht.

Die Filterung kann bei jeder Platzierung des WebParts auf unterschiedlichen Seitenbereichen oder Seiten innerhalb der Website für den Besucher angewendet werden.

Die Technische Umsetzung

  1. Konzeptionelle Überlegung von unterschiedlichen Kategorien für tatsächliche Ereignis-typen
  2. Anlegen dieser Ereignis-Typen in der Konfiguration der Liste zur Speicherung von späteren Ereignissen
  3. Redaktionelles Anlegen von tatsächlichen geplanten Ereignissen mit Auswahl eines Ereignis-Typs
  4. Platzierung und Konfiguration des WebParts zur Anzeige von Events
Schritt 2 – Anlegen dieser Ereignis-Typen in der Konfiguration der Liste zur Speicherung von späteren Ereignissen

Sobald der WebPart „Events“ das erste Mal in einer SharePoint Online Website verwendet wird, wird automatisch in dieser Website eine Liste „Events“ vom Typ Kalender angelegt.

Die URL zur Liste, die auch in den Website-Inhalten sichtbar ist, lautet:

https://<tenantname>.sharepoint.com/sites/<websitename>/Lists/Events/

In dieser Liste werden die Ereignisse der Redakteure gespeichert. Eine Integration mit Outlook bzw. Exchange Online ist hier nicht vorgesehen von Microsoft. Jedoch könnte man natürlich via PowerAutomate diese Liste automatisiert mit Ereignissen befüllen. 🙂

Listen-Einstellungen in der Liste „Events“ aufrufen

In der Einstellung für das Feld/die Listen-Spalte „Category“ vom Datentyp „Choice“ können die Standardwerte von Microsoft gelöscht und eigene Ereignis-Typen eingetragen werden

Eigenschaften der Spalte „Category“ in der Liste „Events“
Schritt 3 – Redaktionelles Anlegen von tatsächlichen geplanten Ereignissen mit Auswahl eines Ereignis-Typs

In der Maske zum Anlegen eines Ereignisses gibt es das Drop-Down Feld „Category“. Hier wird bei jedem geplanten redaktioniertem Ereignis nun ein der oben konzipierten Ereignis-Typen festgelegt:

Dialog zum Anlegen eines Ereignis im Modern UI von SPO
Schritt 4 – Platzierung und Konfiguration des WebParts zur Anzeige von Events

Bei der Platzierung und Konfiguration des WebParts „Events“ muss im Feld „Category“ dann der Filterwert für den anzuzeigenden Ereignis-Typ eingetragen werden. Hierbei ist zu beachten, dass die korrekte Schreibweise nicht 1:1 übereinstimmen muss bei Typen mit mehreren Wörtern sondern mit Leerzeichen gearbeitet werden muss.

WebPart „Events“ mit konfiguriertem Filter auf die Event-Kategorie „Town-Hall“

Weiterführende Informationen

Events WebPart – Support Page

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Viva Connections: Notwendige technische Vorbereitungen in SharePoint Online

Folgende Hausaufgaben/Vorarbeiten müssen getan werden im Intranet auf Basis von SharePoint Online für die Nutzung der Viva Connections App

  • Es wird eine Communication Website (Modern UI) benötigt – Classic UI Websites werden nicht unterstützt
  • Die eine Website, die in der Connections App angezeigt wird, muss als Homesite im Tenant konfiguriert sein. BTW, es kann nur eine Website im Tenant als Homesite deklariert sein.
  • Die globale Navigation (neues kommendes Feature -> Roadmap) muss aktiviert und konfiguriert werden

Zusätzlich Nice-to have:

  • Es werden idealerweise Yammer Communities (im Native Mode) benötigt.
  • Einsatz des MyFeed WebPart (Version vNext)

Teams: Tipps für regelmäßige Calls mit Gästen

Wenn man regelmäßig Calls mit externen Partnern aufsetzt, kann man für die Kollegen in den Konferenzen einiges erleichtern.

  • Wartebereich deaktivieren für Gäste
  • Präsentation zulassen für jeden Teilnehmer

Der folgende Dialog ist in dem Termin zu finden über den Button „Besprechungsoptionen“

Einstellungen für den Termin oder die Terminserie

SharePoint Online: Verschieben von großen Datenmengen

Generell ist das Verschieben von Datenmengen in der Oberfläche für Benutzer möglich. Auch das Verschieben von Datenmengen von einer Website in eine andere Website ist generell möglich. Sowie ist auch das Verschieben von einer Website nach OneDrive und vice versa möglich. Hier findet sich der offizielle Hilfe-Artikel von Microsoft.

Vorteile:

  • Das Charmante am Verschieben von Daten ist, dass zum einen die Versionshistorie der Dateien erhalten bleibt
  • Weiterer Pluspunkt ist, dass auch die Änderungsinformationen der verschobenen Ordner und Dateien (also der Benutzername bei „Geändert von“) erhalten bleibt.
  • Es können existierende Sharing-Freigaben (optional) an die neue Location weitergereicht werden
  • Alles was verschoben wird, landet auch im Papierkorb der ursprünglichen Website

Einschränkungen:

Die Dauer des Verschiebens hängt von der Datenmenge ab und kann sich länger hinziehen als der Fortschrittsbalken in der Oberfläche dem Benutzer suggeriert. Hier muss man echt Geduld haben!

Es gibt nicht ganz so bekannte Einschränkungen (Quelle: Microsoft) abhängig vom Art und Umfang der betroffenen Datenmenge:

  • nicht mehr als 100GB Datenmenge pro Operation
  • Nicht mehr als 30 TSD Dateien
  • Dateigröße je Einzeldatei nicht größer als 2 GB

Wenn die Einschränkungen greifen, dann ist das Verschieben nur innerhalb der aktuellen Website möglich und es gibt einen kleinen unscheinbaren dezenten Hinweis in der Oberfläche beim Auswählen des neuen Speicherorts „Für das Verschieben kleinerer Elemente stehen weitere Ziele zur Verfügung„.

Screenshot der Fehlermeldung „Für das Verschieben kleinerer Elemente stehen weitere Ziele zur Verfügung“

In diesem Fall hilft dann nur die SharePoint Patterns and Practices Powershell zum Verschieben. In dem PowerShell Modul gibt es einen Befehl zum Verschieben via PnP PowerShell. Der Befehl Move-PnPFile ist jedoch ein wenig störrisch bzgl. der Syntax mit der Pfadangaben.

Im folgenden Beispiel wird mit Variablen gearbeitet, die vorher befüllt werden:

Move-PnPFile -ServerRelativeUrl $sourceServerRelativeLibraryUrl  -TargetServerRelativeLibrary $targetServerRelativeLibraryUrl -OverwriteIfAlreadyExists -AllowSchemaMismatch -AllowSmallerVersionLimitOnDestination

Die Variable $targetServerRelativeLibraryUrl – also die Ziel-Lokation muss entgegen der Dokumentation ohne führendes Slash erfolgen: „sites/TeamCollaborationWebsite/Shared Documents“

Das eigentliche Verschieben ist ein asynchroner Prozess – bei tiefen geschachtelten Strukturen wird dies u.U. länger dauern. Geduld!

Es wird unter gewissen Umständen nicht alles verschoben – ich hatte einzelne Dateien, die nicht verschoben wurden und übrig blieben. Hier muss man gezielt nochmal versuchen. Der Befehl ist nicht 100%ig fehlerfrei.

SharePoint: Viele Gruppenmitglieder in eine andere Gruppe umziehen

Anforderung:

Viele Gruppenmitglieder einer SharePoint Benutzergruppe A in eine andere Benutzergruppe B umziehen (kopieren/verschieben)

Lösung:

  1. Benutzergruppe A aufrufen und Gruppenmitglieder anzeigen lassen
  2. Im Menü „Aktionen“ den Punkt „E-Mail an Benutzer“ anwählen und lokalen Outlook Client öffnen lassen: Es wird eine neue Mail mit allen Mail-Adressen der Gruppenmitglieder angelegt.
  3. Copy & Paste der Personen im AN-Feld der Mail in neue Benutzergruppe B