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Posts Tagged ‘Excel’

Datensätze in Excel per Formel filtern und zählen

13. Januar 2015 1 Kommentar

Anforderung:

Jeder kennt die Möglichkeit in Excel Datensätze in einzelnen Spalten zu filtern und die Summe der aktuell gefilterten Datensätze in der Statusleiste abzulesen. Dies jedoch nicht per Hand sondern automatisiert in Excel durchzuführen mit Hilfe von Formeln, in denen ein oder mehrere Filterkriterien konfiguriert werden, ist die Kür und spart beim Reporting echte Zeit 🙂

Lösung:

In Excel gibt es dafür die Formel „ZÄHLENWENNS“ oder im englischen Excel „COUNTIFS„. Die Syntax ist relativ leicht:

Einen Filter setzen:

=ZÄHLENWENNS(zellbereich;kriterium)

Zwei Filter (also UND-Verknüpfung) in verschiedenen Spalten gleichzeitig setzen:

=ZÄHLENWENNS(zellbereich1;kriterium1;zellbereich2;kriterium2)

Zwei Filterwerte (also ODER-Verknüpfung) in einer Spalte auswählen:

=ZÄHLENWENNS(zellbereich1;kriterium1)+ZÄHLENWENNS(zellbereich1;kriterium2)

Hinweis: Beim Kriterium kann man in Zeichenketten suchen (Beispiel: „=YES“) und auch mit Wildcards arbeiten. Also zur Suche nach einer Zeichenkette „*zeichenkette*“ verwenden.

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Excel-Dateien in SharePoint überführen bzw. importieren und als Liste speichern

16. Januar 2013 Hinterlasse einen Kommentar

Anforderung:
Es existiert eine Excel-Datei mit einer Tabelle, welche ab sofort als Liste in SharePoint weiter leben soll.

Lösung:
In SharePoint 2007 und folgende Versionen existiert die Möglichkeit, eine SharePoint Liste anzulegen und beim Anlegen das Format anhand einer ausgewählten Excel-Datei vorzugeben. Beim Anlegen der Liste gibt es ein spezielles Template dafür (siehe folgenden Dialog)

Dialog in SharePoint 2010

Dialog in SharePoint 2010

Zum Anlegen der Liste wird relativ wenig Daten abgefragt. Wichtig ist der lokale Pfad zur Excel-Datei. Nach Klick auf OK wird die Excel-Datei geprüft.

Listendetails

Die erste Anforderung an diese Funktion ist, dass die Webseite im Internet Explorer zu den vertrauenswürdigen Seiten hinzugefügt werden muss, um das Recht zu haben, im lokalen Dateisystem zu lesen. Andernfalls erscheint folgende Fehlermeldung.

fehlermeldung

Im Positiv-Fall erscheint folgenden Dialog in Excel und die Tabelle ist farbig umrandet.

Import-Dialog in Excel

Kategorien:SharePoint Server Schlagwörter: ,

Zeilen und Spalten in Excel tauschen

5. September 2011 Hinterlasse einen Kommentar

Wieder einmal ein Artikel in der Rubrik “ewig gesucht und doch so einfach”:

Anforderung:
In einer Excel-Datei befindet sich eine befüllte Tabelle mit mehreren Spalten und mehreren Zeilen. Man möchte Spalten und Zeilen miteinander tauschen, da es sich besser darstellen lässt.

Lösung:
Die Funktion in Excel dafür heißt „Transponieren“. Man markiert und kopiert die gesamte Tabelle (incl. Spaltenköpfe) und anschließend fügt man die Tabelle an neuem Platz ein. Dabei verwendet man die Funktion „Inhalte einfügen“.

In dem zugehörigen Dialog klickt man „Transponieren“ an.

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Strings verketten in Excel

12. August 2011 Hinterlasse einen Kommentar

Dafür gibt es die Funktion „VERKETTEN“ im deutschen Excel oder im englischen als „CONCATENATE“. Die Syntax sieht so aus:

=VERKETTEN(Zelle1;fakultative Zeichen;Zelle2)

Beispiel für eine Verkettung einer Spalte „Nummer“ und Spalte „Bezeichnung“ aus einer SharePoint-Liste, die in Excel exportiert wurde:

=VERKETTEN(Mappe2!Tabelle_owssvr_1[@Nummer];" | ";Mappe2!Tabelle_owssvr_1[@Bezeichnung])

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Mit Excel im TFS eine Vielzahl von Work Items anlegen

16. August 2010 Hinterlasse einen Kommentar

Dank Excel kann man eine Vielzahl von Work-Items im TFS anlegen, ohne dies zeitaufreibend im Team Explorer von Visual Studio durchzuführen. Als Systemvoraussetzung dafür ist ein installierter Team Explorer und Visual Studio notwendig.

Im Menü „Team“ in Excel den Punkt „neue Liste“ anklicken und folgender Dialog erscheint:

Anschließend wählt man das gewünschte Projekt im TFS aus. Die entsprechende Work-Itemliste wählt man aus, in dem in der Spalte „Work Item Type“ in jeweiligen Zeile der passende Typ für das anzulegende Work Item ausgewählt wird.

Beim Auswählen von zusätzlichen Spalten (Button „Spalten wählen“) zum Work-Item werden magischerweise noch weitere Felder hinzugefügt. Diese sind die Pflichtfelder, welche zum Work-Item ausgefüllt werden müssen. Wenn nicht alle Pflichtfelder als Spalten in Excel vorhanden sind und mit Inhalten befüllt werden, kann das Work-Item im TFS nicht angelegt werden!

Die Work-Items werden in den einzelnen Zeilen eingegeben. Eine Zeile in Excel ist ein Work-Item.

Abschließend „Veröffentlichen“ in der Symbolleiste klicken. Nun springt ein Dialogfeld auf, in dem angezeigt wird, wenn Work-Items nicht angelegt werden konnten. Bei Doppelklick auf eine Work-Item sieht man auch die genaue Fehlermeldung.

Erst wenn in der Statuszeile von Excel steht, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde, dann sind die Work-Items auch angelegt. Dann tauchen in der Spalte „ID“ auch die generierten IDs zu den angelegten Work-Items aus dem TFS auf.

Kategorien:Microsoft Office, Team Foundation Server Schlagwörter: ,

Wochentag in Excel berechnen

In Excel kann man mit folgender Formel aus dem gegebenen Datum den dazugehörigen Wochentag berechnen:

=TEXT(„01.12.1979″;“TTTT“)

Anstatt des Datums kann man auch eine Zelle angeben, welche das Datum enthält.

Kategorien:Microsoft Office Schlagwörter:

2-Way Synchronisierung eines Excel-Sheets mit einer SharePoint Liste in Excel 2007 = :-(

27. März 2009 2 Kommentare

Keine Ahnung, warum Microsoft auf die „tolle“ Idee gekommen ist, den Synchronisations-Mechanismus zwischen Excel-Dateien und SharePoint Listen bei Excel 2007 nur noch einseitig anzubieten. In Excel 2007 funktioniert nur die Synchronisierung von SharePoint nach Excel. Der Rückweg ist versperrt. In Excel 2003 funktioniert dies tadellos.

Stattdessen soll man jetzt Microsoft Access dafür nutzen. Und dies hat nun nicht jeder. 😦

Zum Glück gab es auch bei Microsoft eine Einsicht zu dem Thema. Die Funktionalität kann man nachträglich wieder installieren, in dem man sich dieses Add-In für Excel runterlädt. Jedoch funktioniert das Add-in nicht so toll, wie die unzähligen Kommentare zu diesem Artikel zeigen. Und auch ich habe es nicht geschafft, das Add-In erfolgreich zu installieren.

Man kann nur hoffen, dass Microsoft dieses Feature bei Office 14 wieder ordentlich einbaut.

Update:
Auch in Office 2010 funktioniert die Synchronisierung nicht mehr. Diesen Anwendungsfall muss man also in Microsoft Access durchführen.

Kategorien:Microsoft Office, SharePoint Server Schlagwörter: ,
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