Microsoft Planner: Ein elektronisches Kanban Board für Office 365 Nutzer – Follow Up 2019

Hintergrund:
Mit dem Online-Dienst „Planner“ kann man seine Aufgaben und die des Teams erstellen und verwalten. Der Dienst ist Bestandteil des Online-Angebots Microsoft Office 365. Planner ist bei folgenden kaufbaren Plänen (Abos) enthalten:

    • Office 365 Business Essentials
    • Office 365 Business Premium
    • Office 365 Enterprise E3
    • Office 365 Enterprise E5

Intro:
Seit meinem letzten Artikel im März 2017 sind einige erfreuliche Neuigkeiten bei Planner passiert:

    • Eine Task kann mit einem oder mehreren Label versehen werden. So kann man gut verschiedene Kategorien für Aufgaben in einem Board anlegen und danach auch filtern
    • Eine Task kann jetzt mehreren Leuten zugewiesen werden
    • Volltextsuche über alle Cards im Board möglich
    • Synchronisierung der Aufgaben über ein iCalendar-Feed in Anwendungen (wie Microsoft Outlook) hinein
    • Integration mit Microsoft Todo

Leider ist immer noch offen für mich:

    • Kein @-Mentioning in den Kommentaren zu einer Aufgabe möglich und damit keine aufgabenbezogene Kommunikation

Office 365: Elektronisches Handling von Aufgaben für Endanwender

Es wurden und werden verschiedene Möglichkeiten von Microsoft bereitgestellt, Aufgaben elektronisch zu erfassen, den Überblick zu behalten und nachzuhalten.

Aufbauend auf diesem Blog-Post aus 2018 will ich in diesem Artikel ein Überblick geben mit dem Stand Mai 2019. 

Microsoft To-Do

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement mobil/unterwegs
  • keinerlei Aufgaben-Sharing mit anderen Personen möglich!

Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Serienaufgaben sind möglich
    • Aufgaben mit Erinnerungen
    • Aufgaben können Anhänge haben

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten:

    • Anzeige und Bearbeitung von mir zugewiesenen existierenden Planner Aufgaben aus allen Teams in Office 365
    • Anzeige der rot geflaggten Mails aus Exchange Online Postfach

Microsoft Outlook

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement am Arbeitsplatz PC/Notebook
  • ideal, wenn Aufgaben sich in eMails „verstecken“

Mögliche Bedienungsformen

    • Client für Mac OS oder Windows
    • Outlook App für Smartphone

Erwähnenswerte Features:

    • Mails via Drag & Drop in Aufgaben ziehen und hat den Inhalt der Mail in der Aufgabe

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten

    • Bidirektionale Synchronisierung der Aufgaben aus Microsoft To-Do in Outlook hinein

Microsoft SharePoint Online

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)

Mögliche Bedienungsformen

    • Im Browser
    • Im Outlook-Client lassen sich Aufgabenlisten aus SharePoint zur dauerhaften Synchronisation einbinden und problemlos ohne Zutun eines Browsers bearbeiten
    • Tab in MS Teams

 Erwähnenswerte Features:

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen sind zwischen Aufgaben herstellbar
    • Thematisch zusammenhängende Aufgaben lassen sich clustern und so Aufgabenhierarchien abbilden

Microsoft Planner

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)
  • besonders geeignet zur Ablösung eines analogen Scrum/Kanban-Board

 Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Aktivitäten-Journal zur Aufgabe verfügbar
    • Es lassen sich komplette Templates (Board mit Aufgaben) bauen und wiederverwenden (Copy Plan Feature)

Fazit:

Wenn die Wahl zwischen den hier vorgestellten Möglichkeiten notwendig wird, dann empfehle ich für das Ich-bezogenen Aufgaben-Management  die Nutzung von To-Do. Im Team empfehle ich Planner. Man muss bedenken, dass auf dem Markt da draußen bessere Konkurrenten (Bsp: Todoist, Trello) schon seit Längerem unterwegs sind.

Microsoft Planner: Ein elektronisches Kanban Board für Office 365 Nutzer – Follow Up 2018

Hintergrund:
Mit dem Online-Dienst „Planner“ kann man seine Aufgaben und die des Teams erstellen und verwalten. Der Dienst ist Bestandteil des Online-Angebots Microsoft Office 365. Planner ist bei folgenden kaufbaren Plänen (Abos) enthalten:

    • Office 365 Business Essentials
    • Office 365 Business Premium
    • Office 365 Enterprise E3
    • Office 365 Enterprise E5

Intro:
Es gibt seit meinem letzten Artikel im März 2017 sind einige erfreuliche Neuigkeiten bei Planner passiert:

    • Eine Task kann mit einem oder mehreren Label versehen werden. So kann man gut verschiedene Kategorien für Aufgaben in einem Board anlegen und danach auch filtern
    • Eine Task kann jetzt mehreren Leuten zugewiesen werden
    • Volltextsuche über alle Cards im Board möglich
    • Synchronisierung der Aufgaben über ein iCalendar-Feed in Anwendungen (wie Microsoft Outlook) hinein

Leider ist immer noch offen für mich:

    • In der Ansicht „Meine Aufgaben“ ist es nicht möglich, neue Aufgaben anzulegen

Microsoft Planner: Ein elektronisches Kanban Board für Office 365 Nutzer

Hintergrund:
Mit dem Online-Dienst „Planner“ kann man seine Aufgaben und die des Teams erstellen und verwalten. Der Dienst ist Bestandteil des Online-Angebots Microsoft Office 365. Planner ist bei folgenden kaufbaren Plänen (Abos) enthalten:

  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

Intro:
Der Dienst Planner ist die Antwort von Microsoft für alle Office 365 Kunden auf erfolgreiche elektronische Kanban-Boards wie Trello.

Exkurs: Kanban ist eine Methode aus der Auto-Produktion und wurde auch in anderen Branchen überführt. Beim Anwenden dieser Methode wird ein physisches oder elektronisches Board genutzt.

Gegenüber Trello (gestartet in 2011) steht Planner am Anfang seiner Evolution. Es ist klar, dass Microsoft diesen Dienst noch verbessern wird in den nächsten Monaten und Jahren.

Deshalb hier ein kleiner Zwischenstand als langjähriger Trello-Nutzer. Folgende Nachteile existieren derzeit noch:

  • Keine Volltextsuche in Cards im Board
  • Keinerlei Filtermöglichkeiten (z. B. nach zugewiesenem Label)
  • Eine Card kann nicht mehreren Benutzern zugewiesen werden
  • Statisches Status-Feld (begonnen/eledigt) für Cards vs. flexibel anlegbare Spalten (Buckets)
  • In der Ansicht „Meine Aufgaben“ ist es nicht möglich, neue Aufgaben anzulegen

Wichtiger Hinweis: Es gibt mittlerweile einen aktuelleren Folge-Artikel aus dem Jahr 2018: Hyperlink