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10 Tipps zum schneller suchen in Outlook

Heute ein weiterer Artikel aus der Reihe zur Steigerung der Produktivität in der Arbeit mit Outlook. Zur Ansicht der gesamten Artikelreihe einfach hier klicken. Dies sind aus meiner Sicht zehn wichtige Tipps zur schnellen und effizienten Suche nach Mails in Outlook:

Tipp 1: Mit der Tastenkombination „STRG+E“ gelangt man direkt zur Suchmaske und kann den Suchbegriff direkt eintippen.

Tipp 2: Alle Suchbegriffe mit einem Leerzeichen getrennt bedeuten eine „UND“-Verknüpfung – man kann natürlich neben Suchbegriffen auch Suchbefehle (wie im Folgenden vorgestellt) kombinieren

Tipp 3: Zum Ausschluss von Suchbegriffen gibt des den Befehl „NOT“ gefolgt von dem Wort, welches ausgeschlossen werden soll

Tipp 4: Die Einschränkung der Suche auf Orte wie Postfach/Mailkonto, Ordner erfolgt im Drop-Down-Menü rechts vom Sucheingabefeld

Sucheingabefeld im deutschen Outlook 2013

Sucheingabefeld im deutschen Outlook 2013

 

Tipp 5: Die hier beschriebenen Suchbefehle kann man direkt in das Sucheingabefeld eingeben oder sich mit den verfügbaren Schaltflächen in der Symbolleiste der Suche behelfen.

Symbolleiste der Suche in Outlook 2013

Symbolleiste der Suche in der deutschen Variante von Outlook 2013

Tipp 6: Für die Suche im Posteingang eignet sich der Befehl „von:“  oder im englischen Outlook „from:“ gefolgt mit dem Nachnamen oder Vornamen des Absenders

Tipp 7: Der Befehl „an:“ oder im englischen Outlook „to:“ mit dem Nachnamen oder Vornamen des Absenders eignet sich perfekt nach der Suche von gesendeten Mails.

Tipp 8: Für die Suche nach gesendeten Anlagen in Mails gibt es den Befehl „hatanlagen:ja“ oder im englischen Outlook „hasattachment:yes

Tipp 9: Zum Auflisten aller geflaggten Mails die wohl liegengeblieben sind eignet sich der Befehl „markierungfürnachverfolgung:zur nachverfolgung“ oder im englischen Outlook „hasflag:true„.

Tipp 10: Falls die Mailbox zu klein ist und wieder mal zuläuft hilt der Befehl „nachrichtengröße:enorm“ oder im englischen Outlook „messagesize:enormous“ zum Auflisten aller Mails, die größer als 5 MB sind


 
Als kombiniertes Beispiel folgende Sucheingabe:

Hier wird nach allen Powerpoint Präsentationen gesucht, die Christoph jemals an mich geschickt hat:
 
von:christoph  hatanlagen:ja pptx

 

Hinweis:
Es gibt noch wesentlich mehr Suchbefehle für die Suche in Outlook. In diesem Artikel von Microsoft gibt es eine gute Übersicht: „Lernen Sie, wie Sie Ihre Suchkriterien einschränken, um bessere Suchergebnisse in Outlook zu erzielen„. Man muss immer auf die verwendete Sprachvariante bei den Suchbefehlen achten. Englische Befehle funktionieren schlicht nicht im deutschen Outlook. Also bei den Tipps im Artikel von Microsoft aufpassen!

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Hilfreiche Outlook Regeln gegen die Verstopfung des Postfachs

4. Februar 2015 Hinterlasse einen Kommentar

Ich arbeite gerade für ein Unternehmen, in dem die Mail-(un)-kultur sehr stark verbreitet ist. Das bedeutet, man empfängt täglich eine Vielzahl von Mails. In den dem „An:“ Feld sind mehrere Personen und in dem „CC“ Feld noch mehr Personen benannt. Und irgendwo dazwischen mein Name – da fühlt man sich schnell geflutet. 😦

Es geht also darum, aus der Vielzahl der Mails die für mich wirklich Wichtigen zu erkennen, in denen Aufgaben oder relevante Themen für mich enthalten sind. Alle anderen kann ich später lesen, wenn ich mal nichts zu tun haben sollte.

für mich lautet das Credo: „ich kann Aufgaben abarbeiten oder ich kann Mails lesen und bearbeiten“

Desweiteren bin ich ich schon seit längerem ein Feind der Mailsortiererei in Unterordner – (siehe dazu diesen früheren Blogartikel hier: mails-kategorisieren-statts-manuell-wegsortieren ).

Dieses beides zu kombinieren bedeutet also:

Hebe alle Mails hervor,

  • wo im Mail-Text mein Vorname vorkommt – oft gelesen in dieser Form: „@Kunze: mach mal vorwärts“
  • wo ich sowie andere Personen im „An:“-Feld stehe – ich also potentiell ein TODO habe
  • welche ausschließlich nur an mich adressiert sind – also ich war der Einzige im „An:“-Feld

Als Ergebnis hat man rot eingefärbte Mails im Posteingang mit der roten Flagge, welche man nach Lesen und Bearbeitung in ein Häkchen verwandeln kann! 🙂

Outlook Regeln im englischen Outlook 2013

Outlook Regeln im englischen Outlook 2013

Hinweis:
Je nach Mailkultur kann es trotz der oben beschriebenen Regeln zu vielen rot markierten Mails kommen. Dann sollte man absteigend farbig markieren.

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Mails kategorisieren statts manuell wegsortieren

8. Oktober 2014 1 Kommentar

Immer wieder sehe ich bei Kolleginnen und Kollegen, dass im Outlook kleine oder größere Unterordnerstrukturen aufgebaut werden, um Mails manuell (oder halbautomatisch) kontextbezogen aus dem Posteingang in den jeweiligen Unterordner zu verschieben. Das Ziel ist ganz sicher, den Überblick zu behalten und alle Mails zu einem Thema/Projekt/Kontext auf einen Blick zu sehen.

Ich persönlich habe vor vielen Jahren aufgehört, Ordnerstrukturen in Outlook aufzubauen, weil:

  1. zu viele Mails kosten eh schon zuviel Zeit zum Lesen
  2. Manuelles Verschieben von Mails kostet zuviel Zeit – jedes Mal überlegen, in welchen der Unterordner verschoben wird
  3. zu viele Unterordner kosten Übersichtlichkeit – den richtigen Unterordner auswählen ist ein unnötiger Kontextwechsel im Gehirn
  4. im Unterordner muss man auch wieder suchen 😦
  5. Eine Mail mit zwei Kontexten kann nur in einem Unterordner landen und nicht in zwei gleichzeitig – außer man kopiert sie vielleicht…
  6. Die Suche von Outlook ist so mächtig – man muss nur wissen, wie man richtig sucht – dann findet man auch 🙂

 

Suche in Outlook:

Um den letzten Punkt aufzugreifen, STRG+E geht direkt zur Suchmaske und man kann sofort Suchbegriffe eintippen. Alle Suchbegriffe mit einem Leerzeichen getrennt bedeuten automatisch „AND“ – also alle Suchbegriffe müssen vorhanden sein im Suchergebnis. Wenn man ein Begriff ausschließen will, dann verwendet man „NOT“.

Weiterhin gibt es in der Symbolleiste verfügbar oder als Syntax spezielle Schlüsselwörter. Ein Beispiel: Für die Suche nach allen eigenen versendeten Mails an eine bestimmte Person (Schreiber) mit dem Wort “protokoll” im Betreff: von:eigenerNachname an:Schreiber betreff:protokoll

Symbolleiste für Suche in Outlook 2013

Symbolleiste für Suche in Outlook 2013

Weitere Hilfe dazu gibt es hier: http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/lernen-sie-wie-sie-ihre-suchkriterien-einschranken-um-bessere-suchergebnisse-in-outlook-zu-erzielen-HA010238831.aspx

 

Eine Lösung: Kategorisierung von Mails und Suchordner:
Eine Idee ist, eingehende Mails zu verschlagworten – dies kann durch „Kategorien“ in Outlook gelöst werden. Hierbei kann eine einzige eMail eine oder mehrere Kategorien als zusätzliches Attribut erhalten. Darauf aufbauend kann man sich Suchordner mit einer Kategorie als Suchkriterium einrichen, welche dann nur entsprechend gekennzeichnete Mails auch anzeigen.

 

Automatische Vergabe von Kategorien:

Eine Möglichkeit, ist eine Regel einzurichten, die alle Mails von einem Absenderkreis (z.B. Firma X) automatisch mit einer Kategorie zu versehen. Am besten hängt man die Regel an den Domain-Namen der Mail-Adressen. Bei Exchange 2010 muss die Regel zur automatisierten Kategorisierung von eintreffenden Mails im Outlook Client laufen. Bei Exchange 2013 kann die Regel im Exchange Server laufen, also eine Serverregel sein. Server-Regeln haben generell den Vorteil, dass bei Verwendung von verschiedenen/unterschiedlichen Clients (Smartphone, Tablet und PC) die Regeln bei Eintreffen einer eMail immer schon durchgelaufen sind.

 

Regeldefinition in Outlook 2010

Regeldefinition in Outlook 2010

 

Einrichtung eines Suchordners:

Mit solchen Regeln erhalten die einzelnen Mails also Kategorien und verbleiben im Ordner „Posteingang“. Nun werden einmalig sogenannte „Suchordner“ manuell angelegt. Suchordner sind nichts anderes als virtuelle Ordner, die eine bestimmte vordefinierte Suchanfrage auf den Posteingang ausführen. Einen Suchordner liegt man in der Symbolleiste mit dem Tab „Ordner“ an.

Suchordner konfigurieren

Suchordner konfigurieren

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„Delve“ – das personalisierte Such- und Aktivitäten-Dashboard für den Arbeitsalltag

8. August 2014 2 Kommentare

Intro:

Microsoft hat es tatsächlich gemacht, einen Code-Namen „Oslo“ für zwei Projekte in ihrer Geschichte zu verwenden. Das erste Projekt „Oslo“ im Jahr 2007/2008 drehte sich um eine neue Modellierungssprache „M“ und wurde eingestampft. Mehr Details zu diesem Projekt findet man hier in einem Microsoft Blog und die Gründe für den Stopp des Projekts hier in diesem Blog-Post.

Das zweite Projekt „Oslo“ wird von dem zugekauften Team der Firma FAST in Norvegen durchgeführt (wahrscheinlich deswegen die Wahl des Namens). Es dreht sich um eine neue Benutzerschnittstelle für die vernetzte Suche von Inhalten in Office365 (also SharePoint, Exchange, Yammer und Lync, OneDrive und des Video Portals) und wird in der Kundenkommunikation offiziell nun als „Delve“ bezeichnet. Es ist noch nicht verfügbar.

Was ist Delve?

Für den Benutzer bedeutet Delve kurz gesagt: Proaktive personalisierte Anzeige von relevanten arbeitsbezogenen Aktivitäten (eigener und derer meiner engsten Kollegen) und Suche in diesen Aktivitäten und verknüpften Inhalten, egal welcher technischen Herkunftsquelle.

Das Dashboard in der Browser-Ansicht

Das Dashboard in der Browser-Ansicht

Dazu bietet es ein Dashboard zur kartenbasierten Anzeige von Aktivitäten und eine Suchbox mit vordefinierten Suchanfragen wie:

  • Inhalte, die mir präsentiert wurden (Outlook Termine oder Lync)
  • Inhalte, die mit mir geteilt (Share) wurden
  • Inhalte, die von mir editiert wurden
  • Inhalte, die ich gelikt habe
  • Inhalte, die ich mir bereits angeschaut habe
  • Inhalte, die um mich herum entstanden sind und von anderen Personen oft gesehen wurden – also trendy sind

Diese vordefinierte Suchanfragen werden widerrum personalisiert, wenn der Benutzer einen Personennamen oder Stichgwörter eingibt. Also z.B.

  • Inhalte, die von „Kollege A“ mit mir geteilt wurden.
  • Inhalte, die im Netzwerk von „Kollege A“ trendy sind und sich um das Keyword „XYZ“ drehen
Die vordefinierten Suchabfragen in der Windows 8.1 App

Die vordefinierten Suchabfragen in der Windows 8.1 App

Also stark vereinfacht gesagt, ein Mix aus Flipboard, Yammer, Google und XING für die Arbeitswelt. Aus meiner Sicht ein bahnbrechendes Produktivitäts-Feature für Wissensarbeiter.

Dahinterliegend: Office Graph

Das dahinterliegende spannende Paradigma oder vielleicht auch die „Wunderwaffe“ heißt „Office Graph“. Hier wurde maschinenbasiertes Lernen implementiert. Jede Aktivität eines Benutzers in einem der o.g. Produkte generiert ein Signal , welches im Office Graph für 30 Tage fortlaufend gespeichert und ausgewertet wird.  Aus diesen personenbezogenen (privaten und öffentlichen) Signalen werden Beziehungen (zwischen Personen und ihren Signalen) und Metadaten Kontext gebildet. Natürliche Beziehungen zwischen Personen (Arbeitskollegen, Org-Hierarchie nach oben und nach unten) werden ebenfalls erkannt und gespeichert und damit für die Relevanz verwendet.

Das Netzwerk eines Kollegen in der öffentlichen Ansicht in der Windows 8.1 App

Das Netzwerk eines Kollegen in der öffentlichen Ansicht in der Windows 8.1 App

Nach 30 Tagen werden die Signale verworfen und damit ist es kein Tool für eine lebenslange Suche. Die Benutzerschnittstelle wird im Web für Office 365 Kunden noch in diesem Jahr zur Verfügung gestellt und ist auch für mobile Endgeräte optimiert. Weiterhin wird es auch eine Windows 8.1 App dafür geben.

Fazit: Für mich eines der spannendesten Produktivitäts-Features für den Unternehmenseinsatz in den nächsten Jahren!

Was kommt noch:

  • Unternehmensinterne Datensenken (IT-Systeme wie SAP, CRM, Jive, Confluence) liefern Signale an den Office Graph über API
  • Unternehmensexterne Inhalte-Lieferanten für benutzerbezogene Aktivitäten wie Twitter, Facebook können über eine API eigene Signale in den Office Graph senden.
  • Es wird neben der Oslo App weitere Office Client-Integration zum Office Graph geben
  • Vielleicht kommt es auch als Feature für onPremise Umgebungen (also alle Produkte im eigenen RZ installiert)

Was fehlt:

  • Was aus meiner Sicht noch fehlt, dass Signale vom eigenen Arbeits-PC mit aufgenommen werden, also Aktivitäten auf dem lokalen PC mit dortigen Daten

Weiterführende Links:

Kategorien:Office365 Schlagwörter: , ,

Verketten von Suchbegriffen in der Suche von OneNote

In OneNote kann man in Suchfenster wie bei Google das Pluszeichen verwenden, um mehrere Suchbegriffe zu einer Suchanfrage zu verbinden. Damit müssen dann alle angegebenen Suchbegriffe im Notizblatt vorhanden sein, um die Notiz in den Suchergebnissen zu listen.

Notizen zum Outlook Termin in OneNote 2010 erfassen

7. März 2010 1 Kommentar

In der neuen Office Version gibt es eine engere Integration zwischen Outlook 2010 und OneNote 2010, die ich schätzen lernen werde. In jedem Outlook Termin ist ein Button in der Symbolleiste zum Sprung zu OneNote vorhanden. Alternativ reicht es, wenn man den Termin im Kalender anklickt und oben in der kontextsensitiven Symbolleiste (Ribbon-Bar) den entsprechenden Button anklickt.

Symbolleiste im Termin

Das gute dabei: Es werden automatisch beim Sprung in OneNote ein neues Notizblatt im gewünschten Notizbuch angelegt mit einem gesonderten Template. In dieses Template werden automatisch die Daten des Termins hineinkopiert. So kann man sofort mit seinen Notizen zum Termin starten. Für mich auf alle Fälle hilfreich!

Notiz-Template für ein Termin

Kontakte in Outlook besser organisieren

21. Oktober 2008 3 Kommentare

Viele Outlook-Benutzer haben die Angewohnheit, ihre Kontakte in Outlook in mehreren verschiedenen Kontakte Ordnern zu verwalten. Dies entspricht dem gewöhnlichen Verzeichnis/Ordner Denken eines PC-Benutzers. Diese Art der Organisation der Kontakte führt in der Praxis zu folgenden Problemen:

Freunde = Kollege = Projektpartner:

Manche Outlook-Benutzer legen für jedes Projekt einen separaten Kontakt-Ordner an. Andere trennen die gespeicherten Kontakte in Ordner für Privat und Geschäftlich. Egal welche Methode – sie führt bei lieben Bekannten zu Problemen: Wenn ein Kollege auch ein guter Freund ist. Oder ein Kollege gleich in mehreren Projekten tätig ist. Dann stellt sich die Frage, ob man zu einer Person zwei oder mehr identische Kontakte anlegt… Viel Spaß beim Aktuell-Halten der Kontaktdaten.

Synchronisierung mit Windows Mobile Geräten:

Bei der Synchronisierung der Outlook Kontakte auf ein Windows Mobile Gerät wird nur der Inhalt des Standard Kontakte-Ordners synchronisiert. Alle weiteren Ordner werden schlicht ignoriert. In früheren Outlook-Zeiten (bis Version 2003) gab es dann ein Tool (Pocket Contact Synchronizer) von Microsoft, das nichts anderes tat, als die Kontakte der Unterordner in den Standard Kontakte-Ordner zu kopieren und jeden Kontakt mit einer Kategorie (Name des Ursprungordners) zu versehen. Dieses Tool funktioniert in Outlook 2007 nicht mehr. Weiterhin gibt es noch 3rd Party Tools (PocketMirror), die dieses Problem versuchen zu umschiffen…

Ein Lösungsweg:

Ein möglicher Lösungsweg ist das Kategorisieren von Kontakten. Dabei werden einem Outlook-Kontakt eine oder mehrere Kategorien zugeordnet. Im Grunde kommt diese Methodik einer Verschlagwortung (Web2.0-deutsch: Tagging) gleich. Bei der Anwendung dieser Methode kann man also seinem besten Kumpel „Max“, der auch noch in der gleichen Firma arbeitet zum Beispiel die Kategorie „Privat“ und „Geschäftlich“ geben. Durch das anschließende Definieren von unterschiedlichen (gefilterten) Ansichten auf ein und denselben Kontakte-Ordner erreicht man eine Trennung von Speicherort und übersichtlicher Anzeige.

Die Umsetzung:

  1. Outlook bietet neben vordefinierten Kategorien auch die Möglichkeit, eigene Kategorien anzulegen. Diese Kategorien kann man auch für andere Objekte (Mails, Termine) in Outlook verwenden. Das initiale Kategorisieren geht schnell, wenn man die Kontakte in eigenen Ordnern sortiert hat. Man markiert mit der Tastenkombination STRG+A alle Kontakte eines Ordners und weißt über das Kontextmenü die gewünschte Kategorie zu.
  2. Nach der Kategorisierung kopiert man alle Kontakte in den Standard-Kontakte Ordner. Hierbei kann es bei Dubletten (also doppelte Kontakte für ein und dieselbe Person) zu Warnmeldungen seitens Outlook kommen. Outlook bietet dann immer zwei Optionen an: Kontaktdaten zusammenführen oder ein doppelten Kontakt anlegen.
  3. Nun legt man die verschiedenen Ansichten an, welche die einzelnen Kontakte-Ordner ersetzen sollen. Dabei wählt man bei jeder Ansicht die jeweilige Kategorie aus, nach der die Kontakte gefiltert werden. Hierbei können natürlich auch mehrere Kategorien in einer Ansicht verwendet werden. Eine Ansicht in Outlook 2007 definiert man: Menü „Ansicht“ -> „Anordnen nach“ -> “ Aktuelle Ansicht“ -> “ Ansicht definieren“ -> “ Neu“
  4. Nun löscht man die alten Kontakte-Ordner. Fertig!

P.S.: Nie die Übersichtlichkeit verlieren…😉

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