Office 365: Elektronisches Handling von Aufgaben für Endanwender

Es wurden und werden verschiedene Möglichkeiten von Microsoft bereitgestellt, Aufgaben elektronisch zu erfassen, den Überblick zu behalten und nachzuhalten.

Aufbauend auf diesem Blog-Post aus 2018 will ich in diesem Artikel ein Überblick geben mit dem Stand Mai 2019. 

Microsoft To-Do

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement mobil/unterwegs
  • keinerlei Aufgaben-Sharing mit anderen Personen möglich!

Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Serienaufgaben sind möglich
    • Aufgaben mit Erinnerungen
    • Aufgaben können Anhänge haben

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten:

    • Anzeige und Bearbeitung von mir zugewiesenen existierenden Planner Aufgaben aus allen Teams in Office 365
    • Anzeige der rot geflaggten Mails aus Exchange Online Postfach

Microsoft Outlook

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement am Arbeitsplatz PC/Notebook
  • ideal, wenn Aufgaben sich in eMails „verstecken“

Mögliche Bedienungsformen

    • Client für Mac OS oder Windows
    • Outlook App für Smartphone

Erwähnenswerte Features:

    • Mails via Drag & Drop in Aufgaben ziehen und hat den Inhalt der Mail in der Aufgabe

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten

    • Bidirektionale Synchronisierung der Aufgaben aus Microsoft To-Do in Outlook hinein

Microsoft SharePoint Online

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)

Mögliche Bedienungsformen

    • Im Browser
    • Im Outlook-Client lassen sich Aufgabenlisten aus SharePoint zur dauerhaften Synchronisation einbinden und problemlos ohne Zutun eines Browsers bearbeiten
    • Tab in MS Teams

 Erwähnenswerte Features:

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen sind zwischen Aufgaben herstellbar
    • Thematisch zusammenhängende Aufgaben lassen sich clustern und so Aufgabenhierarchien abbilden

Microsoft Planner

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)
  • besonders geeignet zur Ablösung eines analogen Scrum/Kanban-Board

 Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Aktivitäten-Journal zur Aufgabe verfügbar
    • Es lassen sich komplette Templates (Board mit Aufgaben) bauen und wiederverwenden (Copy Plan Feature)

Fazit:

Wenn die Wahl zwischen den hier vorgestellten Möglichkeiten notwendig wird, dann empfehle ich für das Ich-bezogenen Aufgaben-Management  die Nutzung von To-Do. Im Team empfehle ich Planner. Man muss bedenken, dass auf dem Markt da draußen bessere Konkurrenten (Bsp: Todoist, Trello) schon seit Längerem unterwegs sind.

Office 365: MyAnalytics – Neuerungen in 2019

Hintergrund:
In dem Artikel (Hyperlink) wurde in 2017 der neue Dienst in diesem Blog vorgestellt. So richtig durchgestartet ist er nicht – aufgrund der eingeschränkten Verfügbarkeit im teuersten Plan in der Office 365 Familie – E5 beziehungsweise als aufpreispflichtiges Add-on zu günstigeren Plänen.

Nun gibt es (endlich) erfreuliche Neuigkeiten:

MyAnalytics wird vom Premium-Dienst mehr zum Massendienst in der Office 365 Suite -> Kunden der Pläne Business Essentials, Business Premium, E1, E3 bekommen den Dienst nun bald auch kostenlos!

MyAnalytics hat verschiedene Oberflächen:

  • ein personalisiertes Dashboard im Browser (extra Kachel im O365 Launcher)
  • als Outlook Add-in (Leiste rechts) für Office 365 Nutzer
  • Wöchentliche Benachrichtigungen
  • Intelligente (AI-gestützte) Notifications in Outlook, die eingeblendet werden beim Lesen/Erstellen von Mails und Meeting-Einladungen und Denkanstöße bzgl. der jeweiligen Empfänger-Person(en) zu liefern und produktiver zu sein.

Datensenken für MyAnalytics

  • MyAnalytics kann neben der eigenen Exchange Online Mailbox jetzt auch weitere Office 365 Dienste analysieren und Auswertungen anzeigen aus:
    1. Chats und Anrufe/Meetings in Microsoft Teams
    2. Arbeit mit Dokumenten in SharePoint Online
    3. Arbeit mit Dokumenten in OneDrive for Business

Also heißt es abwarten, bis die zusätzliche Kachel von MyAnalytics im Menü im Browser erscheint.

Für die Datenschutzbeauftragten und Betriebsratsmitglieder unter den Lesern:

  • Die verwendeten Daten sind in der Mailbox des Anwenders eh da und schlicht aufsummiert bzw. ausgewertet
  • laut Microsoft werden keine personenbezogenen Daten ausgewertet oder angezeigt
  • Es wird die Häufigkeit von Terminen analysiert und ein unternehmensweiter Durchschnitt gebildet und angezeigt
  • Es wird die Lese-Rate bei Mails an 5 oder mehr Kollegen analysiert

 

Quellen:

10 Tipps zum schneller suchen in Outlook

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Outlook“ kann man seine E-Mails erstellen, versenden und empfangen sowie seine Termine und Adressen verwalten. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Outlook ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Intro:
Heute ein weiterer Artikel aus der Reihe zur Steigerung der Produktivität in der Arbeit mit Outlook (zur Artikelreihe einfach hier klicken). Dies sind aus meiner Sicht zehn wichtige Tipps zur schnellen und effizienten Suche nach Mails in Outlook:
Weiterlesen „10 Tipps zum schneller suchen in Outlook“

Hilfreiche Outlook Regeln gegen die Verstopfung des Postfachs

Ich arbeite gerade für ein Unternehmen, in dem die Mail-(un)-kultur sehr stark verbreitet ist. Das bedeutet, man empfängt täglich eine Vielzahl von Mails. In den dem „An:“ Feld sind mehrere Personen und in dem „CC“ Feld noch mehr Personen benannt. Und irgendwo dazwischen mein Name – da fühlt man sich schnell geflutet. 😦

Es geht also darum, aus der Vielzahl der Mails die für mich wirklich Wichtigen zu erkennen, in denen Aufgaben oder relevante Themen für mich enthalten sind. Alle anderen kann ich später lesen, wenn ich mal nichts zu tun haben sollte.

für mich lautet das Credo: „ich kann Aufgaben abarbeiten oder ich kann Mails lesen und bearbeiten“

Desweiteren bin ich ich schon seit längerem ein Feind der Mailsortiererei in Unterordner – (siehe dazu diesen früheren Blogartikel hier: mails-kategorisieren-statts-manuell-wegsortieren ).

Dieses beides zu kombinieren bedeutet also:

Hebe alle Mails hervor,

  • wo im Mail-Text mein Vorname vorkommt – oft gelesen in dieser Form: „@Kunze: mach mal vorwärts“
  • wo ich sowie andere Personen im „An:“-Feld stehe – ich also potentiell ein TODO habe
  • welche ausschließlich nur an mich adressiert sind – also ich war der Einzige im „An:“-Feld

Als Ergebnis hat man rot eingefärbte Mails im Posteingang mit der roten Flagge, welche man nach Lesen und Bearbeitung in ein Häkchen verwandeln kann! 🙂

Outlook Regeln im englischen Outlook 2013
Outlook Regeln im englischen Outlook 2013

Hinweis:
Je nach Mailkultur kann es trotz der oben beschriebenen Regeln zu vielen rot markierten Mails kommen. Dann sollte man absteigend farbig markieren.

Outlook: Mails kategorisieren statts manuell wegsortieren

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Outlook“ kann man seine E-Mails erstellen, versenden und empfangen sowie seine Termine und Adressen verwalten. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Outlook ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Intro:
Immer wieder sehe ich bei Kolleginnen und Kollegen, dass im Outlook kleine oder größere Ordner-Strukturen aufgebaut werden, um Mails manuell (oder halbautomatisch) aus dem Posteingang in den jeweiligen Unterordner zu verschieben. Das Ziel ist ganz sicher, den Überblick zu behalten und alle Mails zu einem Thema/Projekt/Kontext auf einen Blick zu sehen.

Ich halte davon jedoch gar nichts. Warum und was wesentlich besser ist, erkläre ich in hier in der Artikel-Serie zur eigenen Produktivität.

Weiterlesen „Outlook: Mails kategorisieren statts manuell wegsortieren“

„Delve“ – das personalisierte Such- und Aktivitäten-Dashboard für den Arbeitsalltag

Intro:

Microsoft hat es tatsächlich gemacht, einen Code-Namen „Oslo“ für zwei Projekte in ihrer Geschichte zu verwenden. Das erste Projekt „Oslo“ im Jahr 2007/2008 drehte sich um eine neue Modellierungssprache „M“ und wurde eingestampft. Mehr Details zu diesem Projekt findet man hier in einem Microsoft Blog und die Gründe für den Stopp des Projekts hier in diesem Blog-Post.

Das zweite Projekt „Oslo“ wird von dem zugekauften Team der Firma FAST in Norvegen durchgeführt (wahrscheinlich deswegen die Wahl des Namens). Es dreht sich um eine neue Benutzerschnittstelle für die vernetzte Suche von Inhalten in Office365 (also SharePoint, Exchange, Yammer und Lync, OneDrive und des Video Portals) und wird in der Kundenkommunikation offiziell nun als „Delve“ bezeichnet. Es ist noch nicht verfügbar.

Was ist Delve?

Für den Benutzer bedeutet Delve kurz gesagt: Proaktive personalisierte Anzeige von relevanten arbeitsbezogenen Aktivitäten (eigener und derer meiner engsten Kollegen) und Suche in diesen Aktivitäten und verknüpften Inhalten, egal welcher technischen Herkunftsquelle.

Das Dashboard in der Browser-Ansicht
Das Dashboard in der Browser-Ansicht

Dazu bietet es ein Dashboard zur kartenbasierten Anzeige von Aktivitäten und eine Suchbox mit vordefinierten Suchanfragen wie:

  • Inhalte, die mir präsentiert wurden (Outlook Termine oder Lync)
  • Inhalte, die mit mir geteilt (Share) wurden
  • Inhalte, die von mir editiert wurden
  • Inhalte, die ich gelikt habe
  • Inhalte, die ich mir bereits angeschaut habe
  • Inhalte, die um mich herum entstanden sind und von anderen Personen oft gesehen wurden – also trendy sind

Diese vordefinierte Suchanfragen werden widerrum personalisiert, wenn der Benutzer einen Personennamen oder Stichgwörter eingibt. Also z.B.

  • Inhalte, die von „Kollege A“ mit mir geteilt wurden.
  • Inhalte, die im Netzwerk von „Kollege A“ trendy sind und sich um das Keyword „XYZ“ drehen

Die vordefinierten Suchabfragen in der Windows 8.1 App
Die vordefinierten Suchabfragen in der Windows 8.1 App

Also stark vereinfacht gesagt, ein Mix aus Flipboard, Yammer, Google und XING für die Arbeitswelt. Aus meiner Sicht ein bahnbrechendes Produktivitäts-Feature für Wissensarbeiter.

Dahinterliegend: Office Graph

Das dahinterliegende spannende Paradigma oder vielleicht auch die „Wunderwaffe“ heißt „Office Graph“. Hier wurde maschinenbasiertes Lernen implementiert. Jede Aktivität eines Benutzers in einem der o.g. Produkte generiert ein Signal , welches im Office Graph für 30 Tage fortlaufend gespeichert und ausgewertet wird.  Aus diesen personenbezogenen (privaten und öffentlichen) Signalen werden Beziehungen (zwischen Personen und ihren Signalen) und Metadaten Kontext gebildet. Natürliche Beziehungen zwischen Personen (Arbeitskollegen, Org-Hierarchie nach oben und nach unten) werden ebenfalls erkannt und gespeichert und damit für die Relevanz verwendet.

Das Netzwerk eines Kollegen in der öffentlichen Ansicht in der Windows 8.1 App
Das Netzwerk eines Kollegen in der öffentlichen Ansicht in der Windows 8.1 App

Nach 30 Tagen werden die Signale verworfen und damit ist es kein Tool für eine lebenslange Suche. Die Benutzerschnittstelle wird im Web für Office 365 Kunden noch in diesem Jahr zur Verfügung gestellt und ist auch für mobile Endgeräte optimiert. Weiterhin wird es auch eine Windows 8.1 App dafür geben.

Fazit: Für mich eines der spannendesten Produktivitäts-Features für den Unternehmenseinsatz in den nächsten Jahren!

Was kommt noch:

  • Unternehmensinterne Datensenken (IT-Systeme wie SAP, CRM, Jive, Confluence) liefern Signale an den Office Graph über API
  • Unternehmensexterne Inhalte-Lieferanten für benutzerbezogene Aktivitäten wie Twitter, Facebook können über eine API eigene Signale in den Office Graph senden.
  • Es wird neben der Oslo App weitere Office Client-Integration zum Office Graph geben
  • Vielleicht kommt es auch als Feature für onPremise Umgebungen (also alle Produkte im eigenen RZ installiert)

Was fehlt:

  • Was aus meiner Sicht noch fehlt, dass Signale vom eigenen Arbeits-PC mit aufgenommen werden, also Aktivitäten auf dem lokalen PC mit dortigen Daten

Weiterführende Links:

Verketten von Suchbegriffen in der Suche von OneNote

In OneNote kann man in Suchfenster wie bei Google das Pluszeichen verwenden, um mehrere Suchbegriffe zu einer Suchanfrage zu verbinden. Damit müssen dann alle angegebenen Suchbegriffe im Notizblatt vorhanden sein, um die Notiz in den Suchergebnissen zu listen.