Archiv

Posts Tagged ‘Outlook’

Outlook: Datendateien (PST oder OST) reparieren

Anforderung:
Die Datendatei (OST oder PST) in Outlook ist kaputt.

Lösung:
Ein Tool von Microsoft zum Analysieren und Bereinigen von Fehlern in Datendateien.

https://support.microsoft.com/de-de/help/272227/how-to-repair-your-outlook-personal-folder-file-.pst

https://support.office.com/de-de/article/Reparieren-von-Outlook-Datendateien-PST-und-OST-25663bc3-11ec-4412-86c4-60458afc5253

 

Advertisements
Kategorien:Microsoft Office Schlagwörter:

10 Tipps zum schneller suchen in Outlook

Heute ein weiterer Artikel aus der Reihe zur Steigerung der Produktivität in der Arbeit mit Outlook. Zur Ansicht der gesamten Artikelreihe einfach hier klicken. Dies sind aus meiner Sicht zehn wichtige Tipps zur schnellen und effizienten Suche nach Mails in Outlook:

Tipp 1: Mit der Tastenkombination „STRG+E“ gelangt man direkt zur Suchmaske und kann den Suchbegriff direkt eintippen.

Tipp 2: Alle Suchbegriffe mit einem Leerzeichen getrennt bedeuten eine „UND“-Verknüpfung – man kann natürlich neben Suchbegriffen auch Suchbefehle (wie im Folgenden vorgestellt) kombinieren

Tipp 3: Zum Ausschluss von Suchbegriffen gibt des den Befehl „NOT“ gefolgt von dem Wort, welches ausgeschlossen werden soll

Tipp 4: Die Einschränkung der Suche auf Orte wie Postfach/Mailkonto, Ordner erfolgt im Drop-Down-Menü rechts vom Sucheingabefeld

Sucheingabefeld im deutschen Outlook 2013

Sucheingabefeld im deutschen Outlook 2013

 

Tipp 5: Die hier beschriebenen Suchbefehle kann man direkt in das Sucheingabefeld eingeben oder sich mit den verfügbaren Schaltflächen in der Symbolleiste der Suche behelfen.

Symbolleiste der Suche in Outlook 2013

Symbolleiste der Suche in der deutschen Variante von Outlook 2013

Tipp 6: Für die Suche im Posteingang eignet sich der Befehl „von:“  oder im englischen Outlook „from:“ gefolgt mit dem Nachnamen oder Vornamen des Absenders

Tipp 7: Der Befehl „an:“ oder im englischen Outlook „to:“ mit dem Nachnamen oder Vornamen des Absenders eignet sich perfekt nach der Suche von gesendeten Mails.

Tipp 8: Für die Suche nach gesendeten Anlagen in Mails gibt es den Befehl „hatanlagen:ja“ oder im englischen Outlook „hasattachment:yes

Tipp 9: Zum Auflisten aller geflaggten Mails die wohl liegengeblieben sind eignet sich der Befehl „markierungfürnachverfolgung:zur nachverfolgung“ oder im englischen Outlook „hasflag:true„.

Tipp 10: Falls die Mailbox zu klein ist und wieder mal zuläuft hilt der Befehl „nachrichtengröße:enorm“ oder im englischen Outlook „messagesize:enormous“ zum Auflisten aller Mails, die größer als 5 MB sind


 
Als kombiniertes Beispiel folgende Sucheingabe:

Hier wird nach allen Powerpoint Präsentationen gesucht, die Christoph jemals an mich geschickt hat:
 
von:christoph  hatanlagen:ja pptx

 

Hinweis:
Es gibt noch wesentlich mehr Suchbefehle für die Suche in Outlook. In diesem Artikel von Microsoft gibt es eine gute Übersicht: „Lernen Sie, wie Sie Ihre Suchkriterien einschränken, um bessere Suchergebnisse in Outlook zu erzielen„. Man muss immer auf die verwendete Sprachvariante bei den Suchbefehlen achten. Englische Befehle funktionieren schlicht nicht im deutschen Outlook. Also bei den Tipps im Artikel von Microsoft aufpassen!

Kategorien:Microsoft Office Schlagwörter: , ,

Hilfreiche Outlook Regeln gegen die Verstopfung des Postfachs

4. Februar 2015 Hinterlasse einen Kommentar

Ich arbeite gerade für ein Unternehmen, in dem die Mail-(un)-kultur sehr stark verbreitet ist. Das bedeutet, man empfängt täglich eine Vielzahl von Mails. In den dem „An:“ Feld sind mehrere Personen und in dem „CC“ Feld noch mehr Personen benannt. Und irgendwo dazwischen mein Name – da fühlt man sich schnell geflutet. 😦

Es geht also darum, aus der Vielzahl der Mails die für mich wirklich Wichtigen zu erkennen, in denen Aufgaben oder relevante Themen für mich enthalten sind. Alle anderen kann ich später lesen, wenn ich mal nichts zu tun haben sollte.

für mich lautet das Credo: „ich kann Aufgaben abarbeiten oder ich kann Mails lesen und bearbeiten“

Desweiteren bin ich ich schon seit längerem ein Feind der Mailsortiererei in Unterordner – (siehe dazu diesen früheren Blogartikel hier: mails-kategorisieren-statts-manuell-wegsortieren ).

Dieses beides zu kombinieren bedeutet also:

Hebe alle Mails hervor,

  • wo im Mail-Text mein Vorname vorkommt – oft gelesen in dieser Form: „@Kunze: mach mal vorwärts“
  • wo ich sowie andere Personen im „An:“-Feld stehe – ich also potentiell ein TODO habe
  • welche ausschließlich nur an mich adressiert sind – also ich war der Einzige im „An:“-Feld

Als Ergebnis hat man rot eingefärbte Mails im Posteingang mit der roten Flagge, welche man nach Lesen und Bearbeitung in ein Häkchen verwandeln kann! 🙂

Outlook Regeln im englischen Outlook 2013

Outlook Regeln im englischen Outlook 2013

Hinweis:
Je nach Mailkultur kann es trotz der oben beschriebenen Regeln zu vielen rot markierten Mails kommen. Dann sollte man absteigend farbig markieren.

Kategorien:Microsoft Office Schlagwörter: ,

Mails kategorisieren statts manuell wegsortieren

8. Oktober 2014 1 Kommentar

Immer wieder sehe ich bei Kolleginnen und Kollegen, dass im Outlook kleine oder größere Unterordnerstrukturen aufgebaut werden, um Mails manuell (oder halbautomatisch) kontextbezogen aus dem Posteingang in den jeweiligen Unterordner zu verschieben. Das Ziel ist ganz sicher, den Überblick zu behalten und alle Mails zu einem Thema/Projekt/Kontext auf einen Blick zu sehen.

Ich persönlich habe vor vielen Jahren aufgehört, Ordnerstrukturen in Outlook aufzubauen, weil:

  1. zu viele Mails kosten eh schon zuviel Zeit zum Lesen
  2. Manuelles Verschieben von Mails kostet zuviel Zeit – jedes Mal überlegen, in welchen der Unterordner verschoben wird
  3. zu viele Unterordner kosten Übersichtlichkeit – den richtigen Unterordner auswählen ist ein unnötiger Kontextwechsel im Gehirn
  4. im Unterordner muss man auch wieder suchen 😦
  5. Eine Mail mit zwei Kontexten kann nur in einem Unterordner landen und nicht in zwei gleichzeitig – außer man kopiert sie vielleicht…
  6. Die Suche von Outlook ist so mächtig – man muss nur wissen, wie man richtig sucht – dann findet man auch 🙂

 

Suche in Outlook:

Um den letzten Punkt aufzugreifen, STRG+E geht direkt zur Suchmaske und man kann sofort Suchbegriffe eintippen. Alle Suchbegriffe mit einem Leerzeichen getrennt bedeuten automatisch „AND“ – also alle Suchbegriffe müssen vorhanden sein im Suchergebnis. Wenn man ein Begriff ausschließen will, dann verwendet man „NOT“.

Weiterhin gibt es in der Symbolleiste verfügbar oder als Syntax spezielle Schlüsselwörter. Ein Beispiel: Für die Suche nach allen eigenen versendeten Mails an eine bestimmte Person (Schreiber) mit dem Wort “protokoll” im Betreff: von:eigenerNachname an:Schreiber betreff:protokoll

Symbolleiste für Suche in Outlook 2013

Symbolleiste für Suche in Outlook 2013

Weitere Hilfe dazu gibt es hier: http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/lernen-sie-wie-sie-ihre-suchkriterien-einschranken-um-bessere-suchergebnisse-in-outlook-zu-erzielen-HA010238831.aspx

 

Eine Lösung: Kategorisierung von Mails und Suchordner:
Eine Idee ist, eingehende Mails zu verschlagworten – dies kann durch „Kategorien“ in Outlook gelöst werden. Hierbei kann eine einzige eMail eine oder mehrere Kategorien als zusätzliches Attribut erhalten. Darauf aufbauend kann man sich Suchordner mit einer Kategorie als Suchkriterium einrichen, welche dann nur entsprechend gekennzeichnete Mails auch anzeigen.

 

Automatische Vergabe von Kategorien:

Eine Möglichkeit, ist eine Regel einzurichten, die alle Mails von einem Absenderkreis (z.B. Firma X) automatisch mit einer Kategorie zu versehen. Am besten hängt man die Regel an den Domain-Namen der Mail-Adressen. Bei Exchange 2010 muss die Regel zur automatisierten Kategorisierung von eintreffenden Mails im Outlook Client laufen. Bei Exchange 2013 kann die Regel im Exchange Server laufen, also eine Serverregel sein. Server-Regeln haben generell den Vorteil, dass bei Verwendung von verschiedenen/unterschiedlichen Clients (Smartphone, Tablet und PC) die Regeln bei Eintreffen einer eMail immer schon durchgelaufen sind.

 

Regeldefinition in Outlook 2010

Regeldefinition in Outlook 2010

 

Einrichtung eines Suchordners:

Mit solchen Regeln erhalten die einzelnen Mails also Kategorien und verbleiben im Ordner „Posteingang“. Nun werden einmalig sogenannte „Suchordner“ manuell angelegt. Suchordner sind nichts anderes als virtuelle Ordner, die eine bestimmte vordefinierte Suchanfrage auf den Posteingang ausführen. Einen Suchordner liegt man in der Symbolleiste mit dem Tab „Ordner“ an.

Suchordner konfigurieren

Suchordner konfigurieren

Kategorien:Microsoft Office Schlagwörter: ,

Outlook 2013: Keine Integration in die Windows Suche mehr = FAIL

20. Dezember 2012 Hinterlasse einen Kommentar

Microsoft hat sich entschieden, die Integration von Outlook in die Windows Search in der Version 2013 auszubauen. Damit ist es nicht mehr möglich im Startmenü oder im Windows Explorer nach Mails, Kontakten oder sonstigen Inhalten aus Outlook zu suchen. Diese Inhalte sind dann nur noch in der Anwendung selbst suchbar.

Meines Erachtens ein weiterer großer Nachteil von Outlook 2013 neben dem fehlenden IMAP-Feature (siehe diesen Artikel).

Quelle:
http://blogs.office.com/b/microsoft-outlook/archive/2012/12/19/outlook-2013-deprecated-features-and-components.aspx

Outlook 2013: IMAP-Ordner nicht konfigurierbar = FAIL

4. Dezember 2012 3 Kommentare

Microsoft hat sich irgendwie gedacht, es müsste die IMAP-Unterstützung in Outlook 2013 verbessern gegenüber der Vorgängerversion. Hier dazu der original Blogpost: LINK. Nun bringen Verbesserungen nicht immer nur Vorteile, wie in diesem Fall:

Der Rückschritt ist die fehlende Konfiguration der IMAP-Ordner für die Speicherung von gesendeten und gelöschten Mails. Outlook 2013 versucht das irgendwie automatisch mit dem IMAP-Server herauszufinden und wenns nicht klappt, werden einfach lokale Ordner genutzt. Dies tritt z.B. bei GMX auf.

Das sieht dann so aus in der Ordnerleiste.

lokale_ordner

Eine Konfigurationsmöglichkeit für den Anwender ist entfallen. Big Fail!

Hier der Konfigurationsdialog in Outlook 2010:

IMAP Ordnerkonfiguration in Outlook 2010

IMAP Ordnerkonfiguration in Outlook 2010

Hier derselbe Dialog in Outlook 2013 ohne die wichtigen Registerkarten:

IMAP Konfiguration in Outlook 2013

IMAP Konfiguration in Outlook 2013

Mein Fazit: Damit ist die Nutzung von Outlook mit IMAP-Konten nicht mehr zu empfehlen, insbesondere bei der Nutzung von mehreren unterschiedlichen Clients (PC, Mobile, Tablets) !

Kategorien:Microsoft Office Schlagwörter: ,

Was passiert mit erledigten Aufgaben in Outlook?

18. Oktober 2011 1 Kommentar

Jeder, der seine persönliche Aufgabenverwaltung mit Outlook macht, kennt den zufriedenen Moment, in dem eine Aufgabe auf Erledigt gesetzt wird.

Doch was ist die Folge in Outlook?

Die Aufgabe an sich bleibt in Outlook jedoch existent. Das Statusfeld wird auf „Erledigt“ gesetzt. Dies hat zur Folge, dass sich mit der Zeit viele viele erledigte Aufgaben in Outlook ansammeln.

Für die Filterung einer Ansicht aller erledigten Aufgaben kann man folgende alternative Filter setzen:

  • Feld „Erledigt“ „entspricht“ dem Wert  „Ja“
  • Feld „Status“ „entspricht“ dem Wert „Abgeschlossen“

Zu allem Überfluss werden die erledigten Aufgaben bei der Synchronisierung mit einem Windows Mobile Gerät über das WMDC übertragen und müllen also den Speicher des Geräts zu. Ebenso werden diese Aufgaben zu allen anderen Geräten und Webdiensten synchronisiert.

Deshalb bin ich dazu übergangen, die erledigten Aufgaben direkt zu löschen.

%d Bloggern gefällt das: