Outlook: Export von Mails eines bestimmten Zeitraums

Anforderung

Export von Mails aus dem Posteingang oder einem öffentlichen Ordner, die in einem bestimmten Zeitraum liegen. In diesem Hilfe-Artikel von Microsoft wird generell erklärt, wie man als Anwender ein Datenexport in Outlook vornimmt: Link

Lösung:

Wenn man der Anleitung folgt gelangt man zu folgendem Dialog, in dem die Quelle des Exports ausgefählt wird und zusätzlich die Schaltfläche „Filter“ vorhanden ist:

Auswahl der Quelle für den Daten-Export

Wenn man diese Schaltfläche betätigt, zeigt sich folgender Dialog, den man wie folgt konfigurieren muss. Die Zeitspanne gibt man im Feld „Wert“ genau ein. Outlook checkt die Freitext-Eingabe und meckert auch bei ungültigen Monatsende-Tagen!

Festlegen des Filters auf Basis eines Felds und einer Bedingung

Man muss den Button „Zur Liste hinzufügen“ klicken, um die Filterbedingung hinzuzufügen:

Der Filter wurde hinzugefügt und taucht oben auf

Der Export der Mails startet übrigens vom Ende des Zeitraums rückwärts!

Outlook: Größenlimits bei PST-Dateien

Bei der Archivierung von Mails in Outlook in sogenannte PST-Dateien habe ich die Größen-Limits hier mal dokumentiert.

Version von Outlookmax. Größe der PST Datei (Unicode Format)
Outlook 200720 GB
Outlook 201050 GB
Outlook 201350 GB
Outlook 201650 GB
Outlook 201950 GB

Es ist jedoch möglich, dies via Registry zu verändern: https://support.microsoft.com/de-de/help/832925/how-to-configure-the-size-limit-for-both-pst-and-ost-files-in-outlook

Outlook: Geschäftliche und private Termine vereinen

Das Problem:

Private Termine im Familienkalender und nochmal manuell im geschäftlichen Kalender eintragen, damit man den Überblick behält und nicht überbucht wird. Und zusätzlich trägt man seine geschäftlichen Termine im Familienkalender ein, damit man von zu Hause nicht überbucht wird.

Die Lösung:

Bei der Nutzung unterschiedlicher Accounts/Kalender für das Business und das Private gibt es jetzt ein neues Killer-Feature für Microsoft 365 Kunden.

In Outlook für Web kann man private Accounts mit Kalendern einbinden und anschließend fließen die privaten Termine in die Verfügbarkeitsanzeige des geschäftlichen Kalenders ein.

Einmalige Einrichtung:

  1. Outlook im Web (https://outlook.office.com/) aufrufen
  2. Kalender-Ansicht auswählen
  3. Kalender hinzufügen klicken (https://outlook.office.com/calendar/addcalendar)
  4. Account auswählen (derzeit privater Microsoft Account oder Google Account)

Anschließend sind alle Kalender aus dem privaten Account mit in der Kalender-Ansicht verfügbar.

Derzeitige Nachteile:

  • Derzeit funktioniert die Einrichtung nur im Web-Client von Outlook!
  • Es kann nur ein weiterer privater Account hinzugefügt werden
  • Es kann nur Google oder Outlook.com Account hinzugefügt werden

Office 365: Elektronisches Handling von Aufgaben für Endanwender

Es wurden und werden verschiedene Möglichkeiten von Microsoft bereitgestellt, Aufgaben elektronisch zu erfassen, den Überblick zu behalten und nachzuhalten.

Aufbauend auf diesem Blog-Post aus 2018 will ich in diesem Artikel ein Überblick geben mit dem Stand Mai 2019. 

Microsoft To-Do

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement mobil/unterwegs
  • keinerlei Aufgaben-Sharing mit anderen Personen möglich!

Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Serienaufgaben sind möglich
    • Aufgaben mit Erinnerungen
    • Aufgaben können Anhänge haben

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten:

    • Anzeige und Bearbeitung von mir zugewiesenen existierenden Planner Aufgaben aus allen Teams in Office 365
    • Anzeige der rot geflaggten Mails aus Exchange Online Postfach

Microsoft Outlook

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement am Arbeitsplatz PC/Notebook
  • ideal, wenn Aufgaben sich in eMails „verstecken“

Mögliche Bedienungsformen

    • Client für Mac OS oder Windows
    • Outlook App für Smartphone

Erwähnenswerte Features:

    • Mails via Drag & Drop in Aufgaben ziehen und hat den Inhalt der Mail in der Aufgabe

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten

    • Bidirektionale Synchronisierung der Aufgaben aus Microsoft To-Do in Outlook hinein

Microsoft SharePoint Online

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)

Mögliche Bedienungsformen

    • Im Browser
    • Im Outlook-Client lassen sich Aufgabenlisten aus SharePoint zur dauerhaften Synchronisation einbinden und problemlos ohne Zutun eines Browsers bearbeiten
    • Tab in MS Teams

 Erwähnenswerte Features:

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen sind zwischen Aufgaben herstellbar
    • Thematisch zusammenhängende Aufgaben lassen sich clustern und so Aufgabenhierarchien abbilden

Microsoft Planner

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)
  • besonders geeignet zur Ablösung eines analogen Scrum/Kanban-Board

 Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Aktivitäten-Journal zur Aufgabe verfügbar
    • Es lassen sich komplette Templates (Board mit Aufgaben) bauen und wiederverwenden (Copy Plan Feature)

Fazit:

Wenn die Wahl zwischen den hier vorgestellten Möglichkeiten notwendig wird, dann empfehle ich für das Ich-bezogenen Aufgaben-Management  die Nutzung von To-Do. Im Team empfehle ich Planner. Man muss bedenken, dass auf dem Markt da draußen bessere Konkurrenten (Bsp: Todoist, Trello) schon seit Längerem unterwegs sind.

Outlook: Google Kalender einbinden

Anforderung:
Ein Google Kalender soll in Microsoft Outlook als weiterer Kalender lesend integriert werden.

Lösung:

  1. In Microsoft Outlook den Kalender öffnen
  2. Anschließend in der Symbolleiste auf den Button „Kalender hinzufügen“ anklicken und „Aus dem Internet“ auswählen
  3. Im neuen Dialog die öffentliche oder private URL des Google Kalenders im iCal Format per Zwischenablage einfügen

Outlook Symbolleiste in der Kalenderansicht
Outlook Symbolleiste in der Kalenderansicht

 

2019-02-27 google kalender einbinden2
Dialog zum Einfügen der URL des Google Kalenders