Office 365: Elektronisches Handling von Aufgaben für Endanwender

Es wurden und werden verschiedene Möglichkeiten von Microsoft bereitgestellt, Aufgaben elektronisch zu erfassen, den Überblick zu behalten und nachzuhalten.

Aufbauend auf diesem Blog-Post aus 2018 will ich in diesem Artikel ein Überblick geben mit dem Stand Mai 2019. 

Microsoft To-Do

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement mobil/unterwegs
  • keinerlei Aufgaben-Sharing mit anderen Personen möglich!

Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Serienaufgaben sind möglich
    • Aufgaben mit Erinnerungen
    • Aufgaben können Anhänge haben

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten:

    • Anzeige und Bearbeitung von mir zugewiesenen existierenden Planner Aufgaben aus allen Teams in Office 365
    • Anzeige der rot geflaggten Mails aus Exchange Online Postfach

Microsoft Outlook

  • eignet sich für persönliches Aufgabenmanagement am Arbeitsplatz PC/Notebook
  • ideal, wenn Aufgaben sich in eMails „verstecken“

Mögliche Bedienungsformen

    • Client für Mac OS oder Windows
    • Outlook App für Smartphone

Erwähnenswerte Features:

    • Mails via Drag & Drop in Aufgaben ziehen und hat den Inhalt der Mail in der Aufgabe

Integration mit den anderen hier vorgestellten Möglichkeiten

    • Bidirektionale Synchronisierung der Aufgaben aus Microsoft To-Do in Outlook hinein

Microsoft SharePoint Online

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)

Mögliche Bedienungsformen

    • Im Browser
    • Im Outlook-Client lassen sich Aufgabenlisten aus SharePoint zur dauerhaften Synchronisation einbinden und problemlos ohne Zutun eines Browsers bearbeiten
    • Tab in MS Teams

 Erwähnenswerte Features:

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen sind zwischen Aufgaben herstellbar
    • Thematisch zusammenhängende Aufgaben lassen sich clustern und so Aufgabenhierarchien abbilden

Microsoft Planner

  • eignet sich für Aufgaben im Team (Abteilung oder Projekt)
  • besonders geeignet zur Ablösung eines analogen Scrum/Kanban-Board

 Mögliche Bedienungsformen

Erwähnenswerte Features

    • Aufgaben lassen sich einem oder mehreren Team-Mitgliedern zuweisen
    • Aufgaben lassen sich in Einzel-Schritte zerteilen und als Check-Liste abhaken
    • Aktivitäten-Journal zur Aufgabe verfügbar
    • Es lassen sich komplette Templates (Board mit Aufgaben) bauen und wiederverwenden (Copy Plan Feature)

Fazit:

Wenn die Wahl zwischen den hier vorgestellten Möglichkeiten notwendig wird, dann empfehle ich für das Ich-bezogenen Aufgaben-Management  die Nutzung von To-Do. Im Team empfehle ich Planner. Man muss bedenken, dass auf dem Markt da draußen bessere Konkurrenten (Bsp: Todoist, Trello) schon seit Längerem unterwegs sind.

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Outlook: Google Kalender einbinden

Anforderung:
Ein Google Kalender soll in Microsoft Outlook als weiterer Kalender lesend integriert werden.

Lösung:

  1. In Microsoft Outlook den Kalender öffnen
  2. Anschließend in der Symbolleiste auf den Button „Kalender hinzufügen“ anklicken und „Aus dem Internet“ auswählen
  3. Im neuen Dialog die öffentliche oder private URL des Google Kalenders im iCal Format per Zwischenablage einfügen

Outlook Symbolleiste in der Kalenderansicht
Outlook Symbolleiste in der Kalenderansicht

 

2019-02-27 google kalender einbinden2
Dialog zum Einfügen der URL des Google Kalenders

Outlook: Bit-Version herausfinden

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Outlook“ kann man seine E-Mails erstellen, versenden und empfangen sowie seine Termine und Adressen verwalten. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Outlook ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Intro:
Bei Outlook ist es für zusätzliche Add-Ins wichtig, ob man 32bit oder 64bit Version von Outlook verwendet. Die meisten Add-Ins gab es früher nur in 32bit. Mittlerweile hat sich 64bit immer mehr durchgesetzt. Ich persönlich arbeite schon seit einigen Jahren nur mit der 64bit Version von Office.

Man muss für die Nutzung von Add-Ins erstmal rausbekommen, welche Bit-Version installiert ist. Übrigens ist Outlook und andere Office Programme wie Word und Excel ja in einem Setup-Paket und damit also eine Bit-Variante für das gesamte Office Paket!

Lösung:
In jedem Office Programm (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.) kann die Bit-Variante in dem Versions-Dialog herausgelesen werden:

  1. In Symbolleiste auf „Datei“ klicken
  2. In der linken Leiste „Office-Konto“ anklicken
  3. In der Spalte „Produktinformationen“ auf den Button „Info zu Outlook“ klicken

Anschließend öffnet sich ein zusätzlicher folgender Dialog:

outlook_version

 

 

 

Outlook: Datendateien (PST oder OST) reparieren

Anforderung:
Die Datendatei (OST oder PST) in Outlook ist kaputt.

Lösung:
Ein Tool von Microsoft zum Analysieren und Bereinigen von Fehlern in Datendateien.

https://support.microsoft.com/de-de/help/272227/how-to-repair-your-outlook-personal-folder-file-.pst

https://support.office.com/de-de/article/Reparieren-von-Outlook-Datendateien-PST-und-OST-25663bc3-11ec-4412-86c4-60458afc5253

 

10 Tipps zum schneller suchen in Outlook

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Outlook“ kann man seine E-Mails erstellen, versenden und empfangen sowie seine Termine und Adressen verwalten. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Outlook ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Intro:
Heute ein weiterer Artikel aus der Reihe zur Steigerung der Produktivität in der Arbeit mit Outlook (zur Artikelreihe einfach hier klicken). Dies sind aus meiner Sicht zehn wichtige Tipps zur schnellen und effizienten Suche nach Mails in Outlook:
Weiterlesen „10 Tipps zum schneller suchen in Outlook“

Hilfreiche Outlook Regeln gegen die Verstopfung des Postfachs

Ich arbeite gerade für ein Unternehmen, in dem die Mail-(un)-kultur sehr stark verbreitet ist. Das bedeutet, man empfängt täglich eine Vielzahl von Mails. In den dem „An:“ Feld sind mehrere Personen und in dem „CC“ Feld noch mehr Personen benannt. Und irgendwo dazwischen mein Name – da fühlt man sich schnell geflutet. 😦

Es geht also darum, aus der Vielzahl der Mails die für mich wirklich Wichtigen zu erkennen, in denen Aufgaben oder relevante Themen für mich enthalten sind. Alle anderen kann ich später lesen, wenn ich mal nichts zu tun haben sollte.

für mich lautet das Credo: „ich kann Aufgaben abarbeiten oder ich kann Mails lesen und bearbeiten“

Desweiteren bin ich ich schon seit längerem ein Feind der Mailsortiererei in Unterordner – (siehe dazu diesen früheren Blogartikel hier: mails-kategorisieren-statts-manuell-wegsortieren ).

Dieses beides zu kombinieren bedeutet also:

Hebe alle Mails hervor,

  • wo im Mail-Text mein Vorname vorkommt – oft gelesen in dieser Form: „@Kunze: mach mal vorwärts“
  • wo ich sowie andere Personen im „An:“-Feld stehe – ich also potentiell ein TODO habe
  • welche ausschließlich nur an mich adressiert sind – also ich war der Einzige im „An:“-Feld

Als Ergebnis hat man rot eingefärbte Mails im Posteingang mit der roten Flagge, welche man nach Lesen und Bearbeitung in ein Häkchen verwandeln kann! 🙂

Outlook Regeln im englischen Outlook 2013
Outlook Regeln im englischen Outlook 2013

Hinweis:
Je nach Mailkultur kann es trotz der oben beschriebenen Regeln zu vielen rot markierten Mails kommen. Dann sollte man absteigend farbig markieren.

Outlook: Mails kategorisieren statts manuell wegsortieren

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Outlook“ kann man seine E-Mails erstellen, versenden und empfangen sowie seine Termine und Adressen verwalten. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Outlook ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Intro:
Immer wieder sehe ich bei Kolleginnen und Kollegen, dass im Outlook kleine oder größere Ordner-Strukturen aufgebaut werden, um Mails manuell (oder halbautomatisch) aus dem Posteingang in den jeweiligen Unterordner zu verschieben. Das Ziel ist ganz sicher, den Überblick zu behalten und alle Mails zu einem Thema/Projekt/Kontext auf einen Blick zu sehen.

Ich halte davon jedoch gar nichts. Warum und was wesentlich besser ist, erkläre ich in hier in der Artikel-Serie zur eigenen Produktivität.

Weiterlesen „Outlook: Mails kategorisieren statts manuell wegsortieren“