Outlook: Mails kategorisieren statts manuell wegsortieren

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Outlook“ kann man seine E-Mails erstellen, versenden und empfangen sowie seine Termine und Adressen verwalten. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Outlook ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Intro:
Immer wieder sehe ich bei Kolleginnen und Kollegen, dass im Outlook kleine oder größere Ordner-Strukturen aufgebaut werden, um Mails manuell (oder halbautomatisch) aus dem Posteingang in den jeweiligen Unterordner zu verschieben. Das Ziel ist ganz sicher, den Überblick zu behalten und alle Mails zu einem Thema/Projekt/Kontext auf einen Blick zu sehen.

Ich halte davon jedoch gar nichts. Warum und was wesentlich besser ist, erkläre ich in hier in der Artikel-Serie zur eigenen Produktivität.

Weiterlesen „Outlook: Mails kategorisieren statts manuell wegsortieren“

„Delve“ – das personalisierte Such- und Aktivitäten-Dashboard für den Arbeitsalltag

Intro:

Microsoft hat es tatsächlich gemacht, einen Code-Namen „Oslo“ für zwei Projekte in ihrer Geschichte zu verwenden. Das erste Projekt „Oslo“ im Jahr 2007/2008 drehte sich um eine neue Modellierungssprache „M“ und wurde eingestampft. Mehr Details zu diesem Projekt findet man hier in einem Microsoft Blog und die Gründe für den Stopp des Projekts hier in diesem Blog-Post.

Das zweite Projekt „Oslo“ wird von dem zugekauften Team der Firma FAST in Norvegen durchgeführt (wahrscheinlich deswegen die Wahl des Namens). Es dreht sich um eine neue Benutzerschnittstelle für die vernetzte Suche von Inhalten in Office365 (also SharePoint, Exchange, Yammer und Lync, OneDrive und des Video Portals) und wird in der Kundenkommunikation offiziell nun als „Delve“ bezeichnet. Es ist noch nicht verfügbar.

Was ist Delve?

Für den Benutzer bedeutet Delve kurz gesagt: Proaktive personalisierte Anzeige von relevanten arbeitsbezogenen Aktivitäten (eigener und derer meiner engsten Kollegen) und Suche in diesen Aktivitäten und verknüpften Inhalten, egal welcher technischen Herkunftsquelle.

Das Dashboard in der Browser-Ansicht
Das Dashboard in der Browser-Ansicht

Dazu bietet es ein Dashboard zur kartenbasierten Anzeige von Aktivitäten und eine Suchbox mit vordefinierten Suchanfragen wie:

  • Inhalte, die mir präsentiert wurden (Outlook Termine oder Lync)
  • Inhalte, die mit mir geteilt (Share) wurden
  • Inhalte, die von mir editiert wurden
  • Inhalte, die ich gelikt habe
  • Inhalte, die ich mir bereits angeschaut habe
  • Inhalte, die um mich herum entstanden sind und von anderen Personen oft gesehen wurden – also trendy sind

Diese vordefinierte Suchanfragen werden widerrum personalisiert, wenn der Benutzer einen Personennamen oder Stichgwörter eingibt. Also z.B.

  • Inhalte, die von „Kollege A“ mit mir geteilt wurden.
  • Inhalte, die im Netzwerk von „Kollege A“ trendy sind und sich um das Keyword „XYZ“ drehen
Die vordefinierten Suchabfragen in der Windows 8.1 App
Die vordefinierten Suchabfragen in der Windows 8.1 App

Also stark vereinfacht gesagt, ein Mix aus Flipboard, Yammer, Google und XING für die Arbeitswelt. Aus meiner Sicht ein bahnbrechendes Produktivitäts-Feature für Wissensarbeiter.

Dahinterliegend: Office Graph

Das dahinterliegende spannende Paradigma oder vielleicht auch die „Wunderwaffe“ heißt „Office Graph“. Hier wurde maschinenbasiertes Lernen implementiert. Jede Aktivität eines Benutzers in einem der o.g. Produkte generiert ein Signal , welches im Office Graph für 30 Tage fortlaufend gespeichert und ausgewertet wird.  Aus diesen personenbezogenen (privaten und öffentlichen) Signalen werden Beziehungen (zwischen Personen und ihren Signalen) und Metadaten Kontext gebildet. Natürliche Beziehungen zwischen Personen (Arbeitskollegen, Org-Hierarchie nach oben und nach unten) werden ebenfalls erkannt und gespeichert und damit für die Relevanz verwendet.

Das Netzwerk eines Kollegen in der öffentlichen Ansicht in der Windows 8.1 App
Das Netzwerk eines Kollegen in der öffentlichen Ansicht in der Windows 8.1 App

Nach 30 Tagen werden die Signale verworfen und damit ist es kein Tool für eine lebenslange Suche. Die Benutzerschnittstelle wird im Web für Office 365 Kunden noch in diesem Jahr zur Verfügung gestellt und ist auch für mobile Endgeräte optimiert. Weiterhin wird es auch eine Windows 8.1 App dafür geben.

Fazit: Für mich eines der spannendesten Produktivitäts-Features für den Unternehmenseinsatz in den nächsten Jahren!

Was kommt noch:

  • Unternehmensinterne Datensenken (IT-Systeme wie SAP, CRM, Jive, Confluence) liefern Signale an den Office Graph über API
  • Unternehmensexterne Inhalte-Lieferanten für benutzerbezogene Aktivitäten wie Twitter, Facebook können über eine API eigene Signale in den Office Graph senden.
  • Es wird neben der Oslo App weitere Office Client-Integration zum Office Graph geben
  • Vielleicht kommt es auch als Feature für onPremise Umgebungen (also alle Produkte im eigenen RZ installiert)

Was fehlt:

  • Was aus meiner Sicht noch fehlt, dass Signale vom eigenen Arbeits-PC mit aufgenommen werden, also Aktivitäten auf dem lokalen PC mit dortigen Daten

Weiterführende Links:

Verketten von Suchbegriffen in der Suche von OneNote

In OneNote kann man in Suchfenster wie bei Google das Pluszeichen verwenden, um mehrere Suchbegriffe zu einer Suchanfrage zu verbinden. Damit müssen dann alle angegebenen Suchbegriffe im Notizblatt vorhanden sein, um die Notiz in den Suchergebnissen zu listen.

Notizen zum Outlook Termin in OneNote 2010 erfassen

In der neuen Office Version gibt es eine engere Integration zwischen Outlook 2010 und OneNote 2010, die ich schätzen lernen werde. In jedem Outlook Termin ist ein Button in der Symbolleiste zum Sprung zu OneNote vorhanden. Alternativ reicht es, wenn man den Termin im Kalender anklickt und oben in der kontextsensitiven Symbolleiste (Ribbon-Bar) den entsprechenden Button anklickt.

Symbolleiste im Termin

Das gute dabei: Es werden automatisch beim Sprung in OneNote ein neues Notizblatt im gewünschten Notizbuch angelegt mit einem gesonderten Template. In dieses Template werden automatisch die Daten des Termins hineinkopiert. So kann man sofort mit seinen Notizen zum Termin starten. Für mich auf alle Fälle hilfreich!

Notiz-Template für ein Termin

Kontakte in Outlook besser organisieren

Viele Outlook-Benutzer haben die Angewohnheit, ihre Kontakte in Outlook in mehreren verschiedenen Kontakte Ordnern zu verwalten. Dies entspricht dem gewöhnlichen Verzeichnis/Ordner Denken eines PC-Benutzers. Diese Art der Organisation der Kontakte führt in der Praxis zu folgenden Problemen:

Freunde = Kollege = Projektpartner:

Manche Outlook-Benutzer legen für jedes Projekt einen separaten Kontakt-Ordner an. Andere trennen die gespeicherten Kontakte in Ordner für Privat und Geschäftlich. Egal welche Methode – sie führt bei lieben Bekannten zu Problemen: Wenn ein Kollege auch ein guter Freund ist. Oder ein Kollege gleich in mehreren Projekten tätig ist. Dann stellt sich die Frage, ob man zu einer Person zwei oder mehr identische Kontakte anlegt… Viel Spaß beim Aktuell-Halten der Kontaktdaten.

Synchronisierung mit Windows Mobile Geräten:

Bei der Synchronisierung der Outlook Kontakte auf ein Windows Mobile Gerät wird nur der Inhalt des Standard Kontakte-Ordners synchronisiert. Alle weiteren Ordner werden schlicht ignoriert. In früheren Outlook-Zeiten (bis Version 2003) gab es dann ein Tool (Pocket Contact Synchronizer) von Microsoft, das nichts anderes tat, als die Kontakte der Unterordner in den Standard Kontakte-Ordner zu kopieren und jeden Kontakt mit einer Kategorie (Name des Ursprungordners) zu versehen. Dieses Tool funktioniert in Outlook 2007 nicht mehr. Weiterhin gibt es noch 3rd Party Tools (PocketMirror), die dieses Problem versuchen zu umschiffen…

Ein Lösungsweg:

Ein möglicher Lösungsweg ist das Kategorisieren von Kontakten. Dabei werden einem Outlook-Kontakt eine oder mehrere Kategorien zugeordnet. Im Grunde kommt diese Methodik einer Verschlagwortung (Web2.0-deutsch: Tagging) gleich. Bei der Anwendung dieser Methode kann man also seinem besten Kumpel „Max“, der auch noch in der gleichen Firma arbeitet zum Beispiel die Kategorie „Privat“ und „Geschäftlich“ geben. Durch das anschließende Definieren von unterschiedlichen (gefilterten) Ansichten auf ein und denselben Kontakte-Ordner erreicht man eine Trennung von Speicherort und übersichtlicher Anzeige.

Die Umsetzung:

  1. Outlook bietet neben vordefinierten Kategorien auch die Möglichkeit, eigene Kategorien anzulegen. Diese Kategorien kann man auch für andere Objekte (Mails, Termine) in Outlook verwenden. Das initiale Kategorisieren geht schnell, wenn man die Kontakte in eigenen Ordnern sortiert hat. Man markiert mit der Tastenkombination STRG+A alle Kontakte eines Ordners und weißt über das Kontextmenü die gewünschte Kategorie zu.
  2. Nach der Kategorisierung kopiert man alle Kontakte in den Standard-Kontakte Ordner. Hierbei kann es bei Dubletten (also doppelte Kontakte für ein und dieselbe Person) zu Warnmeldungen seitens Outlook kommen. Outlook bietet dann immer zwei Optionen an: Kontaktdaten zusammenführen oder ein doppelten Kontakt anlegen.
  3. Nun legt man die verschiedenen Ansichten an, welche die einzelnen Kontakte-Ordner ersetzen sollen. Dabei wählt man bei jeder Ansicht die jeweilige Kategorie aus, nach der die Kontakte gefiltert werden. Hierbei können natürlich auch mehrere Kategorien in einer Ansicht verwendet werden. Eine Ansicht in Outlook 2007 definiert man: Menü „Ansicht“ -> „Anordnen nach“ -> “ Aktuelle Ansicht“ -> “ Ansicht definieren“ -> “ Neu“
  4. Nun löscht man die alten Kontakte-Ordner. Fertig!

P.S.: Nie die Übersichtlichkeit verlieren…😉