SharePoint: Drag & Drop Unterstützung und potentielle Fallstricke

Für Das Dokumentenmanagement in SharePoint wurde seit Version 2013 die Unterstützung für Drag & Drop für die Anwender eingeführt. Dies ist leider ein wenig halbherzig geschehen und wurde seitdem auch nicht verbessert.

Die generelle Browser-Unterstützung – Drag & Drop funktioniert im Internet Explorer, Microsoft Edge, Firefox und Google Chrome.

Use Case: Hochladen von Dokumenten via Drag & Drop

    • Mehrere Dokumente aus einem lokalen Verzeichnis per Drag & Drop hochladen ist möglich
    • Während des Uploads erscheint ein Ladebalken oberhalb der Dokumentenbibliothek incl. einem Cancel-Button zum Abbrechen des Upload-Vorgangs
    • Nachteil: Der Metadaten-Dialog erscheint nicht automatisch – wenn also Pflicht-Metadatenfelder nicht durch einen Default-Wert gefüllt werden, bleiben die hochgeladenen Dokumente erstmal ausgecheckt. (Dieses Verhalten kann durch eigene Programmierung überschrieben werden)

Use Case: Verschieben von bereits hochgeladenen Dateien via Drag & Drop

    • Einzelne Dateien verschieben: Am Dateityp-Icon den Mauszeiger positionieren und drücken und ziehen
    • Mögliche Ziele beim Verschieben:
      • Innerhalb einer Bibliothek: Von einem Ordner in einen anderen Ordner
      • Von einer Bibliothek in eine andere Bibliothek
    • Ergebnis:
      • Die potentiell vorhandenen älteren Versionen von Dokumenten wandern beim Verschieben mit
      • Wichtig: Gesetzte Metadaten des Dokumentes wandern beim Verschieben mit. Default-Metadaten in der Zielbibliothek werden NICHT angewendet

Randnotiz: Getestet in SharePoint Version 2013 (Lizenzisierung egal)

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SharePoint: Vererbte Metadaten an Word-Dokumente

Wenn versucht wird ein Word-Dokument in einer Dokumentenbibliothek in SharePoint direkt zu speichern, erbt es sofort automatisch:

      • den Default Content Type mit all seinen Feldern oder
      • alle Metadatenfelder der Bibliothek (falls kein Content Type an die Bibliothek gebunden ist)

Bei den vererbten Metdatenfeldern gibt es Unterschiede in den Datentypen:

      • Metadatenfelder vom Typ „Choice“ sind offline mit Ihren Feldwerten verfügbar
      • Metadatenfelder vom Typ „Datum oder Uhrzeit“ können offline problemlos durch ein Datum-Picker  in Word gesetzt werden
      • Metadatenfelder vom Typ „Person“ können erst ausgefüllt werden, wenn eine direkte Online-Verbindung zum SharePoint im Moment des Speicherns besteht.

SharePoint: Gleichartige Dokumentenbibliotheken schnell einrichten

Anforderung:
Mann oder Frau soll eine Vielzahl von gleichartigen Dokumentenbibliotheken oder Listen (auch in unterschiedlichen Websites) einrichten.

Lösung:
Es wird initial eine Liste oder Dokumentenbibliothek konfiguriert und anschließend diese Konfiguration als Template gespeichert und dann anschließend angewendet, um weitere Gleichartige anzulegen

Schritt 1 – Erstmalige Konfiguration
    Die erste Liste oder Dokumentenbibliothek muss erstmal manuell komplett konfiguriert werden:

    1. Liste oder Dokumentenbibliothek anlegen mit kurzen Namen wegen der URL-Längenbeschränkung
    2. Vollwertigen langen Namen anschließend eintragen
    3. Content Type (Inhaltstyp) binden (optional)
    4. Einzelne Spalten definieren, falls Schritt 2 nicht stattgefunden hat
    5. Views (Ansichten) definieren (auf Basis des verwendeten Content Type)
    6. Berechtigungen einstellen
Schritt 2 – Konfiguration als Template speichern
  1. In den Einstellungen der Bibliothek oder Liste auf „Save document library as template“ klicken
    1. Dialog zum Speichern des Template
  2. Haken bei „Include Content“ nicht anwählen
  3. Das Template wird in die List Template Gallery (<server-url/managedpath/websitename/_catalogs/lt/Forms/AllItems.aspx ) der jeweiligen Site aufgenommen und lässt sich in dieser Website sofort verwenden
  4. Diesen Schritt nur noch beachten, wenn man das Template in einer anderen Website verwenden will:
    1. In der List Template Gallery das Template als STP-Datei exportieren
    2. in der neuen Website in der List Template Gallery die STP-Datei wieder hochladen
Schritt 3 – Template anwenden
    Weitere Bibliotheken oder Listen auf Basis des Templates anlegen

    1. In „Site Contents“ auf „Add an App“ klicken
    2. im Katalog in dem Abschnitt „Apps you can add“ die Sortierreihenfolge „Newest“ anwählen
    3. das zuvor erstellte Template auswählen und somit benutzen

Wichtige Hinweise:

  • Gebundene Content Types wandern mit in die Template-Datei und werden beim Anwenden des Template auch wieder benutzt. Falls in der Website ein gleichnamiger Content Type existiert wird keinerlei Konsistenz-Prüfung/Aktualisierung der Definition durchgeführt beim Anlegen aus Basis des Templates!
  • Templates sind sprachabhängig und können ohne Weiteres nicht in einer Website mit anderer Sprache verwendet werden. Wenn dies der Fall ist, bitte diesen Blog-Post durchlesen: http://nikcharlebois.com/changing-sharepoint-list-template-language/

Arbeiten mit HTML Ankern in SharePoint Seiten

Anforderung:
Bei der Redaktionierung von langen Websites mit viel Inhalt auf einer Seite bietet es sich an mit Hyperlinks auf derselben Seite ein Inhaltsverzeichnis am Anfang der Seite aufzubauen.

Lösung:
Man setzt bei den einzelnen Überschriften jeweilig einen sogenannten Anker in der Quelltext-Ansicht:16
<span id="Überblick"></span>

Im Inhaltsverzeichnis verlinkt man dann die Begriffe mit den Ankern. Dabei verlinkt man auf diesselbe Seite, hängt jedoch „?#“ und den Ankernamen hinten dran:

https://website.com/sites/subsite/sitepages/page.aspx?#ankername

Papierkorb: Wiederherstellen gelöschter Dateien in SharePoint

Hier eine Übersicht der Funktion des Papierkorbs in SharePoint Versionen und SharePoint Online.

Art Use Case SharePoint Version 2013/2016 SharePoint Online in O365
Papierkorb erster Ebene (Site Ebene)
  • Hier wandert alles rein, was Benutzer selbst gelöscht haben.
  • Zugriff durch die Benutzer selbst.
  • Aufruf des Papierkorbs über Seiteninhalte (Site Contents) und dann rechts oben in Leiste.
  • Man sieht nur die Elemente im Papierkorb, die man selbst gelöscht hat. Eigene abgelegte Dokumente, die von anderen Personen gelöscht wurden sind nicht im Papierkorb sichtbar.
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente:  30 Kalendertage (Standard)
  • Standard-Vorhaltezeit kann durch Admin auf Web Application Level verändert werden
  • Abgelegte Dokumente, auf die man vor der Löschung Schreib-Berechtigung hatte, und dann von anderen Personen gelöscht wurden sind sichtbar.
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 93 Kalendertage (Standard – kann durch Admin verändert werden)
Papierkorb zweiter Ebene (Site Collection Ebene)
  • Hier kommt alles rein, was die Vorhaltezeit der ersten Ebene überschritten hat oder aus dem Papierkorb erster Ebene vorsätzlich gelöscht wurde
  • Nur für die Site Collection Administratoren
  • Aufruf des Papierkorbs in der Site Collection Administration unter Site Settings

 

 

  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 50 Kalendertage (Standard)
  • Standard-Vorhaltezeit kann durch Admin auf Web Application Level verändert werden
  • Vorhaltezeit für gelöschte Elemente: 93 Kalendertage (Standard – kann durch Admin verändert werden)

Ein Hinweis ganz zum Schluss: Die Papierkorb-Funktion kann auch komplett deaktiviert werden.

Security Hardening bei SharePoint

Security Hardening ist der englische Begriff für Sicherung/Härtung eines Systems gegen Angriffe. In einem meiner Projekte beschäftigte ich mich mit dem Thema im Bezug auf SharePoint.

SharePoint teilt sich technisch gesehen in drei Komponenten auf. Diese sind unten dargestellt mit Links zu hilfreichen Artikeln bei Technet.

Internet Information Services (IIS):

SharePoint Server:

SQL Server:

Kaskadierende Dropdowns mit verteilten SharePoint Listen

Anforderung:
In einer Liste „A“ werden Daten gehalten, die zueinander in einer Beziehung stehen wie z.B. „VW“ und „Golf“ oder „Mercedes“ und „C-Klasse“. In einer konsumierenden Liste „B“ soll in jedem Datensatz eine Zuordnung zu einem Golf oder einem anderen Automodell erfolgen.

Lösung:
In der Liste A müssen zwei Spalten vorhanden sein: Der Hersteller und das Modell in unserem Beispiel. Die Datensätze sind dann die Zuordnungen wie VW und Golf. Der Einsatz einer kostenpflichtigen Komponente eines Drittherstellers für SharePoint namens Cascading Lookup (SharePointBoost.Foundation) für die Auswahl von VW Golf oder Passat oder C-Klasse. Diese Komponente setzt Version 2010 oder 2013 des SharePoint Servers voraus.

Der Weg dahin:

Die oben genannte Komponente muss vom SharePoint Admin vorab installiert werden. Damit muss in der konsumierenden Liste B eine Spalte mit dem Datentyp „Cascaded Lookup“ angelegt werden. In dieser wird die Konfiguration für die Kaskadierung vorgenommen. Als Datenquelle können andere Listen in Sites derselben Site Collection dienen (hier also Liste A). Die Spalte ist technisch gesehen ein Hidden Field, welche die Konfiguration enthält und den Endanwendern während der Pflege von Listenelementen der Liste B nicht angezeigt wird.

Zusätzlich können in der Liste B eine oder mehrere Spalten angelegt werden: Bei dem oben beschriebenen Beispiel eine Spalte „Hersteller“ und/oder eine Spalte für „Modell“.