10 Tipps zum schneller suchen in Outlook

Hintergrund:
Mit dem Programm „Microsoft Outlook“ kann man seine E-Mails erstellen, versenden und empfangen sowie seine Termine und Adressen verwalten. Das Programm ist Bestandteil des Pakets Microsoft Office. Die aktuelle Version ist Microsoft Office 2016. Outlook ist bereits ab der folgenden Office Edition enthalten:

Intro:
Heute ein weiterer Artikel aus der Reihe zur Steigerung der Produktivität in der Arbeit mit Outlook (zur Artikelreihe einfach hier klicken). Dies sind aus meiner Sicht zehn wichtige Tipps zur schnellen und effizienten Suche nach Mails in Outlook:

Tipp 1: Mit der Tastenkombination „STRG+E“ gelangt man direkt zur Suchmaske und kann den Suchbegriff direkt eintippen.

Tipp 2: Alle Suchbegriffe mit einem Leerzeichen getrennt bedeuten eine „UND“-Verknüpfung – man kann natürlich neben Suchbegriffen auch Suchbefehle (wie im Folgenden vorgestellt) kombinieren

Tipp 3: Zum Ausschluss von Suchbegriffen gibt des den Befehl „NOT“ gefolgt von dem Wort, welches ausgeschlossen werden soll

Tipp 4: Die Einschränkung der Suche auf Orte wie Postfach/Mailkonto, Ordner erfolgt im Drop-Down-Menü rechts vom Sucheingabefeld

Sucheingabefeld im deutschen Outlook 2013
Sucheingabefeld im deutschen Outlook 2013

Tipp 5: Die hier beschriebenen Suchbefehle kann man direkt in das Sucheingabefeld eingeben oder sich mit den verfügbaren Schaltflächen in der Symbolleiste der Suche behelfen.

Symbolleiste der Suche in Outlook 2013
Symbolleiste der Suche in der deutschen Variante von Outlook 2013

Tipp 6: Für die Suche im Posteingang eignet sich der Befehl „von:“  oder im englischen Outlook „from:“ gefolgt mit dem Nachnamen oder Vornamen des Absenders

Tipp 7: Der Befehl „an:“ oder im englischen Outlook „to:“ mit dem Nachnamen oder Vornamen des Absenders eignet sich perfekt nach der Suche von gesendeten Mails.

Tipp 8: Für die Suche nach gesendeten Anlagen in Mails gibt es den Befehl „hatanlagen:ja“ oder im englischen Outlook „hasattachment:yes

Tipp 9: Zum Auflisten aller geflaggten Mails die wohl liegengeblieben sind eignet sich der Befehl „markierungfürnachverfolgung:zur nachverfolgung“ oder im englischen Outlook „hasflag:true„.

Tipp 10: Falls die Mailbox zu klein ist und wieder mal zuläuft hilt der Befehl „nachrichtengröße:enorm“ oder im englischen Outlook „messagesize:enormous“ zum Auflisten aller Mails, die größer als 5 MB sind


Als kombiniertes Beispiel folgende Sucheingabe:

Hier wird nach allen Powerpoint Präsentationen gesucht, die Christoph jemals an mich geschickt hat:

von:christoph  hatanlagen:ja pptx

Hinweis:
Es gibt noch wesentlich mehr Suchbefehle für die Suche in Outlook. In diesem Artikel von Microsoft gibt es eine gute Übersicht: „Lernen Sie, wie Sie Ihre Suchkriterien einschränken, um bessere Suchergebnisse in Outlook zu erzielen„. Man muss immer auf die verwendete Sprachvariante bei den Suchbefehlen achten. Englische Befehle funktionieren schlicht nicht im deutschen Outlook. Also bei den Tipps im Artikel von Microsoft aufpassen!

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