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Mails kategorisieren statts manuell wegsortieren

Immer wieder sehe ich bei Kolleginnen und Kollegen, dass im Outlook kleine oder größere Unterordnerstrukturen aufgebaut werden, um Mails manuell (oder halbautomatisch) kontextbezogen aus dem Posteingang in den jeweiligen Unterordner zu verschieben. Das Ziel ist ganz sicher, den Überblick zu behalten und alle Mails zu einem Thema/Projekt/Kontext auf einen Blick zu sehen.

Ich persönlich habe vor vielen Jahren aufgehört, Ordnerstrukturen in Outlook aufzubauen, weil:

  1. zu viele Mails kosten eh schon zuviel Zeit zum Lesen
  2. Manuelles Verschieben von Mails kostet zuviel Zeit – jedes Mal überlegen, in welchen der Unterordner verschoben wird
  3. zu viele Unterordner kosten Übersichtlichkeit – den richtigen Unterordner auswählen ist ein unnötiger Kontextwechsel im Gehirn
  4. im Unterordner muss man auch wieder suchen😦
  5. Eine Mail mit zwei Kontexten kann nur in einem Unterordner landen und nicht in zwei gleichzeitig – außer man kopiert sie vielleicht…
  6. Die Suche von Outlook ist so mächtig – man muss nur wissen, wie man richtig sucht – dann findet man auch🙂

 

Suche in Outlook:

Um den letzten Punkt aufzugreifen, STRG+E geht direkt zur Suchmaske und man kann sofort Suchbegriffe eintippen. Alle Suchbegriffe mit einem Leerzeichen getrennt bedeuten automatisch „AND“ – also alle Suchbegriffe müssen vorhanden sein im Suchergebnis. Wenn man ein Begriff ausschließen will, dann verwendet man „NOT“.

Weiterhin gibt es in der Symbolleiste verfügbar oder als Syntax spezielle Schlüsselwörter. Ein Beispiel: Für die Suche nach allen eigenen versendeten Mails an eine bestimmte Person (Schreiber) mit dem Wort “protokoll” im Betreff: von:eigenerNachname an:Schreiber betreff:protokoll

Symbolleiste für Suche in Outlook 2013

Symbolleiste für Suche in Outlook 2013

Weitere Hilfe dazu gibt es hier: http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/lernen-sie-wie-sie-ihre-suchkriterien-einschranken-um-bessere-suchergebnisse-in-outlook-zu-erzielen-HA010238831.aspx

 

Eine Lösung: Kategorisierung von Mails und Suchordner:
Eine Idee ist, eingehende Mails zu verschlagworten – dies kann durch „Kategorien“ in Outlook gelöst werden. Hierbei kann eine einzige eMail eine oder mehrere Kategorien als zusätzliches Attribut erhalten. Darauf aufbauend kann man sich Suchordner mit einer Kategorie als Suchkriterium einrichen, welche dann nur entsprechend gekennzeichnete Mails auch anzeigen.

 

Automatische Vergabe von Kategorien:

Eine Möglichkeit, ist eine Regel einzurichten, die alle Mails von einem Absenderkreis (z.B. Firma X) automatisch mit einer Kategorie zu versehen. Am besten hängt man die Regel an den Domain-Namen der Mail-Adressen. Bei Exchange 2010 muss die Regel zur automatisierten Kategorisierung von eintreffenden Mails im Outlook Client laufen. Bei Exchange 2013 kann die Regel im Exchange Server laufen, also eine Serverregel sein. Server-Regeln haben generell den Vorteil, dass bei Verwendung von verschiedenen/unterschiedlichen Clients (Smartphone, Tablet und PC) die Regeln bei Eintreffen einer eMail immer schon durchgelaufen sind.

 

Regeldefinition in Outlook 2010

Regeldefinition in Outlook 2010

 

Einrichtung eines Suchordners:

Mit solchen Regeln erhalten die einzelnen Mails also Kategorien und verbleiben im Ordner „Posteingang“. Nun werden einmalig sogenannte „Suchordner“ manuell angelegt. Suchordner sind nichts anderes als virtuelle Ordner, die eine bestimmte vordefinierte Suchanfrage auf den Posteingang ausführen. Einen Suchordner liegt man in der Symbolleiste mit dem Tab „Ordner“ an.

Suchordner konfigurieren

Suchordner konfigurieren

Kategorien:Microsoft Office Schlagwörter: ,
  1. Es gibt noch keine Kommentare.
  1. 8. Juni 2015 um 14:48

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