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Effizienter suchen in SharePoint Portalen

Die Herausforderung bei der Suche in SharePoint Portalen ist genau das gewünschte in der großen Menge von Daten zu finden. Im Laufe der Zeit sammeln sich viele Dateien auf Seiten an, so dass man als Benutzer die Suche öfter in Anspruch nimmt…

Jedoch liefert die Suche nach einem Suchbegriff oft sehr viele Treffer, so dass man sich die Arbeit machen muss, alle Suchergebnisse nach Relevanz manuell durchzuprüfen. Deshalb ist die Nutzung von erweiterten Suchbefehlen zur (vorsorglichen) Einschränkung von Suchergebnissen sehr sinnvoll.

Die Frage lautet also: Welche erweiterten Suchbefehle kann ich als Benutzer verwenden, um meine Suche nach Dokumenten im SharePoint effizienter durchzuführen?

Erweiterte Suchbefehle:

Man kann bei der Suche keinerlei Wildcards oder boolsche Operatoren benutzen! Es gibt ebenfalls keine case-sensitive Suche, die nach Groß-Kleinschreibung unterscheidet.

Einschränkung der Suche nach Dateiextension:
Für die Suche in Dateien mit einem bestimmten Dateitypen.

Beispiel: "fileextension:docx"
Alternative: "filetype:docx"

Platzhalter (Wildcards) für weitere Zeichen (also z.B. doc* oder doc?) funktionieren nicht!

Einschränkung der Suche nach Autoreninformation:
Dabei werden alle Listeneinträge und Dokumente geliefert, wo der Autor ein Treffer hat. Das bedeutet:

  • Der Name des Autors steht in den Dokumenteneigenschaften der Datei
  • Der Autor hat das Listen-Element angelegt
  • Der Autor hat ein Dokument hochgeladen
Beispiel: "Author:Kevin Smith"

Einschränkung der Suche nach dem Dokumententitel:
Dabei wird nach der Zeichenkette in dem Titelfeld der Dokumenteigenschaften gesucht. Es reicht auch aus, wenn die Zeichenkette in einem längeren Wort vorkommt.

Beispiel: "Title:konzept"

Einschränkung der Suche nach dem Dateinamen:
Dabei wird nach der Zeichenkette im Dateinamen gesucht. Es werden alle Dokumente geliefert, wo die Zeichenkette im Dateinamen vorhanden ist. Die weitere Einschränkung, dass genau der exakte Dateiname vorkommmen muss, funktionierte in meinen Tests nicht.

Beispiel: "filename:konzept"

Verkettung von mehreren Einschränkungen:
Die Verkettung von diesen Einschränkungen funkioniert einfach durch Aneinanderreihung der Befehle. Man kann diese auch mehrfach verwenden wie in diesem Beispiel:

Beispiel: "filetype:doc Title:konzept filetype:docx"

Neuerungen in der Version 2010 von SharePoint:

Eine Neuerung ist die Möglichkeit, Wildcards (also „*“) bei der Suche zu verwenden.

Boolsche Operatoren:
Weiterhin kann man nun boolsche Operatoren („OR“, „AND“) bei der Suche einsetzen. Der Operator „AND“ wird bei der Suche mit mehreren unterschiedlichen Sucheinschränkungen implizit angewendet und muss nicht eingegeben werden. Der „OR“ wird implizit verwendet, wenn mehrere Einschränkungen des gleichen Typs eingegeben werden. Das sollte man beachten und sicherheitshalber immer die Operatoren eingeben, um die gewünschte Einschränkung zu erhalten.

Zwei Beispiele für den Einsatz von boolschen Operatoren:

Beispiel: ("Suchwort1" OR "Suchwort2") AND (title:"concept" OR title:"konzept")
Beispiel: "Title:"konzept" AND (filetype:doc OR filetype:docx)"

Weitere neue verwendbare Operatoren sind >, <, >=, <=…

Kategorien:SharePoint Server Schlagwörter: ,
  1. A. Schiemann
    11. September 2012 um 21:09

    In SharePoint 2013 hat Microsoft endlich die Anführungszeichen in die Suchsyntax mit aufgenommen. Nun kann man damit genau definierte Wortgruppen suchen.

  1. 6. Februar 2011 um 21:43

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