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Kontakte in Outlook besser organisieren

Viele Outlook-Benutzer haben die Angewohnheit, ihre Kontakte in Outlook in mehreren verschiedenen Kontakte Ordnern zu verwalten. Dies entspricht dem gewöhnlichen Verzeichnis/Ordner Denken eines PC-Benutzers. Diese Art der Organisation der Kontakte führt in der Praxis zu folgenden Problemen:

Freunde = Kollege = Projektpartner:

Manche Outlook-Benutzer legen für jedes Projekt einen separaten Kontakt-Ordner an. Andere trennen die gespeicherten Kontakte in Ordner für Privat und Geschäftlich. Egal welche Methode – sie führt bei lieben Bekannten zu Problemen: Wenn ein Kollege auch ein guter Freund ist. Oder ein Kollege gleich in mehreren Projekten tätig ist. Dann stellt sich die Frage, ob man zu einer Person zwei oder mehr identische Kontakte anlegt… Viel Spaß beim Aktuell-Halten der Kontaktdaten.

Synchronisierung mit Windows Mobile Geräten:

Bei der Synchronisierung der Outlook Kontakte auf ein Windows Mobile Gerät wird nur der Inhalt des Standard Kontakte-Ordners synchronisiert. Alle weiteren Ordner werden schlicht ignoriert. In früheren Outlook-Zeiten (bis Version 2003) gab es dann ein Tool (Pocket Contact Synchronizer) von Microsoft, das nichts anderes tat, als die Kontakte der Unterordner in den Standard Kontakte-Ordner zu kopieren und jeden Kontakt mit einer Kategorie (Name des Ursprungordners) zu versehen. Dieses Tool funktioniert in Outlook 2007 nicht mehr. Weiterhin gibt es noch 3rd Party Tools (PocketMirror), die dieses Problem versuchen zu umschiffen…

Ein Lösungsweg:

Ein möglicher Lösungsweg ist das Kategorisieren von Kontakten. Dabei werden einem Outlook-Kontakt eine oder mehrere Kategorien zugeordnet. Im Grunde kommt diese Methodik einer Verschlagwortung (Web2.0-deutsch: Tagging) gleich. Bei der Anwendung dieser Methode kann man also seinem besten Kumpel „Max“, der auch noch in der gleichen Firma arbeitet zum Beispiel die Kategorie „Privat“ und „Geschäftlich“ geben. Durch das anschließende Definieren von unterschiedlichen (gefilterten) Ansichten auf ein und denselben Kontakte-Ordner erreicht man eine Trennung von Speicherort und übersichtlicher Anzeige.

Die Umsetzung:

  1. Outlook bietet neben vordefinierten Kategorien auch die Möglichkeit, eigene Kategorien anzulegen. Diese Kategorien kann man auch für andere Objekte (Mails, Termine) in Outlook verwenden. Das initiale Kategorisieren geht schnell, wenn man die Kontakte in eigenen Ordnern sortiert hat. Man markiert mit der Tastenkombination STRG+A alle Kontakte eines Ordners und weißt über das Kontextmenü die gewünschte Kategorie zu.
  2. Nach der Kategorisierung kopiert man alle Kontakte in den Standard-Kontakte Ordner. Hierbei kann es bei Dubletten (also doppelte Kontakte für ein und dieselbe Person) zu Warnmeldungen seitens Outlook kommen. Outlook bietet dann immer zwei Optionen an: Kontaktdaten zusammenführen oder ein doppelten Kontakt anlegen.
  3. Nun legt man die verschiedenen Ansichten an, welche die einzelnen Kontakte-Ordner ersetzen sollen. Dabei wählt man bei jeder Ansicht die jeweilige Kategorie aus, nach der die Kontakte gefiltert werden. Hierbei können natürlich auch mehrere Kategorien in einer Ansicht verwendet werden. Eine Ansicht in Outlook 2007 definiert man: Menü „Ansicht“ -> „Anordnen nach“ -> “ Aktuelle Ansicht“ -> “ Ansicht definieren“ -> “ Neu“
  4. Nun löscht man die alten Kontakte-Ordner. Fertig!

P.S.: Nie die Übersichtlichkeit verlieren…😉

  1. A. Schiemann
    5. Januar 2009 um 08:42

    Ein Hinweis dazu: Der Suchradius nach einem Kontakt wird durch die aktuell angewählte Ansicht beschränkt. Es wird also nur in den Kontakten, die in der Ansicht dargestellt werden, gesucht.

  2. Sandra
    16. September 2009 um 11:48

    Hallo,
    wow vielen vielen Dank.
    Das wird meine ehrenamtliche Arbeit erheblich vereinfachen.

    Das Problem mit dem Suchradius hat man auch bei der „Ordner“-Version. Ich klicke dann einfach immer ganz oben hin und er sucht in allen Ordnern.

  3. Nick
    23. Juli 2012 um 02:24

    Warum nicht einfach Verteilerlisten (Outlook 2007) beziehungsweise Kontaktgruppen (Outlook 2010) anlegen?

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