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SharePoint Kalender in Outlook 2007

Es gibt seit SharePoint 2007 (MOSS 2007) die Möglichkeit mit Outlook 2007 den Kalender einer SharePoint Seite mit dem lokalen Outlook in beiden Richtungen zu synchronisieren. Der Vorteil: Man muss nicht mehr auf die SharePoint Site gehen um den (Team)-Kalender anzuschauen.

Einrichtung der Synchronisation

Dazu muss der Benutzer den Kalender in der gewünschten SharePoint Seite im Browser aufrufen und im Menü „Aktionen“ den Punkt „Verbindung herstellen mit Outlook“ anwählen. Anschließend öffnet sich ein Bestätigungs-Dialog im lokalen Outlook, in dem man z. B. noch den Anzeigenamen des SharePoint Kalenders beeinflussen kann.

Anschließend hat der Benutzer im Outlook neben seinem persönlichen Kalender einen weiteren zusätzlichen Kalender. Dieser wird in der linken Leiste in Outlook 2007 unter „Weitere Kalender“ aufgelistet. Man kann also sich mit einer Vielzahl von Kalendern verbinden. Diese kann man dann an- bzw abwählen durch das Häkchen setzen (siehe Screenshot).

In der Kalenderansicht in Outlook 2007 hat der Benutzer zwei Möglichkeiten:

1. Die Kalender in einer Art „Split“-View nebeneinander für den gewählten Zeitraum (Tag, Woche, Monat) anzeigen. Dies reduziert den Platz in Outlook beträchtlich

2. Die Kalender transparent übereinanderliegend anzeigen. Diese Anzeige kann ist empfehlenswert.

Man kann in dem verbundenen Kalender in Outlook die Termine ansehen und neue Termine anlegen. Wenn man solch ein Termin öffnet, gibt es in der Symbolleiste die Möglichkeit, den Termin in den eigenen Outlook-Kalender zu kopieren.

Genau hier liegt die Krux: Der Termin wird kopiert! Man kann ein Termin also 3 mal hintereinander in sein eigenen Kalender kopieren. Und wenn der Termin im SharePoint Kalender gelöscht wird, dann bleiben die Kopien bestehen. Ebenso erfährt die Kopie natürlich nichts von einer Aktualisierung ihres Ursprungtermins im SharePoint-Kalender. Hier wäre eine wirkliche Synchronisierung in den eigenen Kalender besser.

Natürlich die Frage, warum ein Termin überhaupt in den eigenen Kalender kopiert werden sollte:

• Die Synchronisierung der Termine mit einem Windows Mobile Gerät funktioniert nur von dem eigenen Kalender

• Es werden Terminkonflikte beim Anlegen von Terminen von Outlook erkannt.

• Es sollen eigene private Notizen dem Termin hinzugefügt werden

Termine können in dem SharePoint-Kalender auch angelegt werden, wenn der Benutzer offline ist. Sobald das Outlook 2007 wieder eine Verbindung zur SharePoint Site aufbauen kann, werden die Kalender abgeglichen.

Nachtrag: Ein Termin aus dem eigenen Outlook-Kalender kann nicht in den SharePoint Kalender kopiert werden. Das funktioniert am Leichtesten mit Drag & Drop des Termins von einem Kalender in den anderen Kalender.

  1. 1. Juli 2008 um 09:42

    Es gibt nicht nur die Möglichkeit Kalender so auszutauschen.
    Mit SharePoint
    Attachments 
    kann man auch Anhänge gemeinsam verwalten!

  2. aschiemann
    8. Juli 2008 um 10:38

    Nach dem Anlegen der Verbindung zwischen SharePoint Kalender und Outlook werden in Verzeichnis c:\users\“username“\AppData\Local\Microsoft\Outlook zwei Dateien angelegt:

    SharePoint-Listen.pst
    Outlook.sharing.xml.obi

    Wenn man diese Dateien löscht, sind die Verbindungen wieder weg…

  3. Art
    25. Februar 2009 um 15:17

    Hm wieß jemand ob man diese Dateien auch auslagern kann. Zb. auf einen Terminal Server?
    Wenn ja wie?
    Oder eben simple einen neuen Speicherort in Outlook angeben kann?

  4. sharepoint
    26. Mai 2009 um 12:27

    gibt es eine Möglichkeit ALLE Termine eines mit Outlook verbundenen Sharepoint kalenders in meinen persönlichen Kalender zu exportieren?

    • A. Schiemann
      26. Mai 2009 um 16:24

      @Sharepoint: Eine solche Funktion ist mir nicht bekannt.

  5. H. Brandt
    21. Februar 2012 um 17:34

    im letzten Absatz ist „nicht“ durchgestrichen. ist das Absicht?
    MfG brt

    • A. Schiemann
      22. Februar 2012 um 16:27

      @BRT: das ist Absicht und bedeutet, dass die ursprüngliche Aussage “nicht” entfällt…

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