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Test eines Offline-Clients für den Microsoft Office SharePoint Server

In diesem Post geht es um meine Erfahrungen mit dem Colligo Contributor for SharePoint 2.2. Dies ist ein Offline-Client für den Microsoft Office SharePoint Server. Die Inhalte (Dokumente,Kontakte, Aufgaben, etc.) einer SharePoint Site können mit diesem Tool komfortabel ohne Browser benutzt werden. Ein Vorteil eines Offline-Clients ist die schnellere Reaktion als im Browser, wo immer erst Requests geschickt werden und Seitenaufbau Zeit verbraucht. Weiterhin der große Vorteil, die Dateien auf seinem lokalen PC zu haben, wenn man offline ist.

Ersteinrichtung einer SharePoint-Site
Zuerst wählt man die SharePoint Site aus, die man im Tool nutzen will. Hier gibt man die URL der Site und seine Credentials ein. Anschließend zeigt der Contributor die Dokumentenbibliotheken und Listen der Site an. Hier kann man wählen, ob man alle synchronisieren will oder nur einzelne Listen oder Dokumentenbibliotheken. Ein großer Vorteil ist die Filter-Funktion. Dadurch kann ein bestimmten Verzeichnis innerhalb einer Dokumentenbibliothek ausgewählt werden anstatt die gesamte Dokumentenbibliothek runterzuladen. Danach werden alle Dateien runtergeladen und in einem lokalen Verzeichnis abgelegt.

Hinweise:

  • Bei Verwendung von HTTP Proxies werden die Proxy-Einstellungen des Internet Explorer verwendet.
  • Das lokale Verzeichnis für alle SharePoint-Sites kann im Menü „View“ –> „Options“ -> „Storage location“ angepasst werden.

Arbeiten mit dem Contributor
Anschließend können alle Datei-Aktionen in den Dokumentenbibliotheken über das Kontextmenü ausgeführt werden, wie auch im SharePoint Server gewohnt. Bei Word-Dokumenten gibt es im Kontextmenü zwei mögliche Aktionen „Open with Microsoft Word“ und „Edit in Microsoft Word“. Das ist verwirrend, weil der Unterschied unklar ist.

Ein Vorteil ist die Filterung der Dateianzeige im Verzeichnis. So kann man z.B. Dokumente nur von einem bestimmten Bearbeiter anzeigen lassen. Dies ist besonders praktisch bei Verzeichnissen, in denen eine Vielzahl von Dateien vorhanden ist. Natürlich können auch Dateien über den Colligo Contributor in den SharePoint Server hochgeladen werden oder z.B. Aufgaben in der entsprechenden Liste angelegt werden.

Folgende Sachen haben mir am Contributor nicht gefallen:

Unbehandelte Exceptions:

Es darf nicht passieren, dass man als Benutzer eine unbehandelte NullReferenceException präsentiert bekommt, wenn der Contributor die SharePoint Seite nicht erreicht, weil wie bei mir die richtige HTTP Proxykonfiguration nicht aktiviert ist.

Version Mismatch, obwohl die Datei auf dem Server nicht geändert wurde:

Beim Versuch des Check-In eines bearbeiteten Word-Dokuments wurde ein Dialog angezeigt, den man erstmal manuell vergrößern muss, um die Fehlermeldung zu lesen: „The version oft the file on the server is different from the local version. Please synchronize the site and try again.“ Das erneute Synchronisieren der Site half jedoch nichts. Dieser Fehler trat bei mir auch bei anderen Dateien (Excel-Dateien) auf. Die Ursache dafür war nicht ersichtlich. Einziger Weg, die Datei einzuchecken ist die Datei manuell aus dem Colligo Verzeichnis in die SharePoint Dokumentenbibliothek hochladen und einchecken.

Nach erneutem Synchronisieren kam der Contributor bei dem Word-Dokument erst recht durcheinander und erklärte ein Synchronisierungskonflikt. Dafür gibt’s dann Abhilfe. In dem folgenden Dialog zeigte sich, dass die Dateien von der Dateigrößte identisch sind, jedoch das Datum unterschiedlich.

Merge Wizsard

Nun bietet der Contributor ein Merge Documents Wizard an. Dieser zieht eine temporäre Kopie der lokalen Datei und mergt die Inhalte der Server-Datei. Anschließend wird das gemergte Dokument geöffnet und die Änderungen im Änderungsmodus angezeigt. In meinem Fall war die Datumsangabe (automatisches Feld in Word-Dokument) auf dem Deckblatt Schuld für den Konflikt.

Alles in allem bin ich nicht überzeugt vom Colligo Contributor und werde mir das Tool in einer späteren Version nochmal anschauen.

Weiterführende Links:

  • Link zur Support Seite mit der Übersicht der Features, einer Knowledge Base und Screencasts.
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