Zu meiner Unzufriedenheit musste ich heute feststellen, dass in der unter Windows 7 RC verwendeten Windows Search die Suchbefehle (siehe diesen Artikel zu Suchbefehlen) lokalisiert wurden.

Das bedeutet, dass man in Outlook im deutschen Windows 7 nicht mehr „from:Absendername“ verwenden kann, sondern jetzt  „von:Absendername“ verwenden muss.

Wenn man neben deutsch auch noch Mails in einer anderen Sprache schreibt, ist es hilfreich dass Outlook gleich den Text mit dem entsprechenden Wörterbuch auf Rechtschreibung und Grammatik prüft.

Dazu muss man Outlook mitteilen, um welche Sprache es sich handelt. Also den Text markieren, und in der Symbolleiste der Mail die Sprache auswählen.

In SharePoint gibt es in der Aufgabenliste die Ansicht „Meine Aufgaben“. Hier sieht man nur seine eigenen Aufgaben. Nun kommt der Wunsch auf, genau diese Ansicht in seinem Outlook 2007 zu haben.

Wenn man nun diese Liste mit Outlook verbindet, werden in Outlook die Aufgaben aller Nutzer angezeigt. Es gibt von haus aus keine Möglichkeit, nur die eigenen Aufgaben mit Outlook zu verbinden. Um also nur die eigenen Aufgaben zu sehen, muss man die aktuelle Ansicht anpassen oder man erstellt eine neue Ansicht in Outlook.

Anschließend definiert man den Filter als erweiterten Filter. In der folgenden Abbildung sieht man die beiden notwendigen Definitionen, um ausschließlich seine eigenen offenen Aufgaben anzuzeigen.

In diesem Artikel will ich einen kurzen Überblick und Vergleich über die Möglichkeiten der Outlook Integration in SharePoint 2007 (WSS oder MOSS) geben. Das Ziel ist die hohe Convenience für Outlook Benutzer. Gerade für Mitglieder von mehreren SharePoint Sites ist es komfortabel, wenn Daten von verschiedenen Orten (Sites) im lokalen Outlook zur Verfügung stehen.

Da Outlook 2007 schon zwei Jahre auf dem Markt ist, aber dennoch nicht (insbesondere in größeren Konzernen) überall ausgerollt ist, hier nochmal der Vergleich zwischen den Möglichkeiten der Versionen 2003 und 2007.

Die nächste Version von Office (Codename „Office 14″) soll in 2009 als Beta veröffentlicht werden. Ich bin gespannt, wie tief dann die Integration von SharePoint in Outlook sein wird.

Viele Outlook-Benutzer haben die Angewohnheit, ihre Kontakte in Outlook in mehreren verschiedenen Kontakte Ordnern zu verwalten. Dies entspricht dem gewöhnlichen Verzeichnis/Ordner Denken eines PC-Benutzers. Diese Art der Organisation der Kontakte führt in der Praxis zu folgenden Problemen:

Freunde = Kollege = Projektpartner:

Manche Outlook-Benutzer legen für jedes Projekt einen separaten Kontakt-Ordner an. Andere trennen die gespeicherten Kontakte in Ordner für Privat und Geschäftlich. Egal welche Methode – sie führt bei lieben Bekannten zu Problemen: Wenn ein Kollege auch ein guter Freund ist. Oder ein Kollege gleich in mehreren Projekten tätig ist. Dann stellt sich die Frage, ob man zu einer Person zwei oder mehr identische Kontakte anlegt… Viel Spaß beim Aktuell-Halten der Kontaktdaten.

Synchronisierung mit Windows Mobile Geräten:

Bei der Synchronisierung der Outlook Kontakte auf ein Windows Mobile Gerät wird nur der Inhalt des Standard Kontakte-Ordners synchronisiert. Alle weiteren Ordner werden schlicht ignoriert. In früheren Outlook-Zeiten (bis Version 2003) gab es dann ein Tool (Pocket Contact Synchronizer) von Microsoft, das nichts anderes tat, als die Kontakte der Unterordner in den Standard Kontakte-Ordner zu kopieren und jeden Kontakt mit einer Kategorie (Name des Ursprungordners) zu versehen. Dieses Tool funktioniert in Outlook 2007 nicht mehr. Weiterhin gibt es noch 3rd Party Tools (PocketMirror), die dieses Problem versuchen zu umschiffen…

Ein Lösungsweg:

Ein möglicher Lösungsweg ist das Kategorisieren von Kontakten. Dabei werden einem Outlook-Kontakt eine oder mehrere Kategorien zugeordnet. Im Grunde kommt diese Methodik einer Verschlagwortung (Web2.0-deutsch: Tagging) gleich. Bei der Anwendung dieser Methode kann man also seinem besten Kumpel „Max“, der auch noch in der gleichen Firma arbeitet zum Beispiel die Kategorie „Privat“ und „Geschäftlich“ geben. Durch das anschließende Definieren von unterschiedlichen (gefilterten) Ansichten auf ein und denselben Kontakte-Ordner erreicht man eine Trennung von Speicherort und übersichtlicher Anzeige.

Die Umsetzung:

1. Outlook bietet neben vordefinierten Kategorien auch die Möglichkeit, eigene Kategorien anzulegen. Diese Kategorien kann man auch für andere Objekte (Mails, Termine) in Outlook verwenden. Das initiale Kategorisieren geht schnell, wenn man die Kontakte in eigenen Ordnern sortiert hat. Man markiert mit der Tastenkombination STRG+A alle Kontakte eines Ordners und weißt über das Kontextmenü die gewünschte Kategorie zu.
2. Nach der Kategorisierung kopiert man alle Kontakte in den Standard-Kontakte Ordner. Hierbei kann es bei Dubletten (also doppelte Kontakte für ein und dieselbe Person) zu Warnmeldungen seitens Outlook kommen. Outlook bietet dann immer zwei Optionen an: Kontaktdaten zusammenführen oder ein doppelten Kontakt anlegen.
3. Nun legt man die verschiedenen Ansichten an, welche die einzelnen Kontakte-Ordner ersetzen sollen. Dabei wählt man bei jeder Ansicht die jeweilige Kategorie aus, nach der die Kontakte gefiltert werden. Hierbei können natürlich auch mehrere Kategorien in einer Ansicht verwendet werden. Eine Ansicht in Outlook 2007 definiert man: Menü „Ansicht“ -> „Anordnen nach“ -> “ Aktuelle Ansicht“ -> “ Ansicht definieren“ -> “ Neu“

   

4. Nun löscht man die alten Kontakte-Ordner. Fertig!

P.S.: Nie die Übersichtlichkeit verlieren…

Eine Möglichkeit, einen vorhandenen Kontakt in Microsoft Outlook den Kontakten einer SharePoint Teamsite hinzuzufügen ist Drag & Drop . Ganz einfach den Kontakt auf den im lokalen Outlook eingebetten Kontaktordner der SharePoint Teamsite ziehen und fallen lassen. Voraussetzung dafür ist, dass zuvor die Kontakt-Liste der Teamsite mit dem lokalen Outlook verbunden wurde.

Nach dem Drag & Drop des Kontakts erscheint noch eine Warnmeldung, dass nicht synchronisierbare Daten im Kontakt verworfen werden.

Ergebnis: Der Kontakt wird in die Kontaktliste der Teamsite kopiert.

Outlook speichert bei Verwendung von POP3 oder IMAP die Mails in Dateien mit der Endung PST. Für jedes Mailkonto wird ein PST-File angelegt. Für den persönlichen Ordner wird nochmals ein PST-File angelegt.

Outlook speichert die PST-Files im Ordner „C:\Users\“Username“\AppData\Local\Microsoft\Outlook\“ (so jedenfalls unter Vista).

Hier wird von Microsoft auf englisch erklärt, wie ein PST-File bei Verwendung von POP3 verschoben werden kann.

Bei Verwendung von IMAP bei EMail-Konten sieht es ein bißchen anders aus. Es bringt nichts, das PST-File einfach zu verschieben. Outlook legt beim nächsten Start einfach wieder eine neue Datei im gleichen Verzeichnis an. Die Lokation ist irgendwo in der Registry hinterlegt und kann nur dort geändert werden. Leider habe ich noch nicht herausgefunden, wo genau das ist. Wenn weiß, wie man die IMAP PST-Files dauerhaft verschieben kann, dann bitte ein Kommentar hinterlassen.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

• STRG-Taste gedrückt halten bei Klicken auf Symbol und erscheinen Dialog bestätigen
• auf der Kommandozeile: Outlook.exe /safe

Es gibt seit SharePoint 2007 (MOSS 2007) die Möglichkeit mit Outlook 2007 den Kalender einer SharePoint Seite mit dem lokalen Outlook in beiden Richtungen zu synchronisieren. Der Vorteil: Man muss nicht mehr auf die SharePoint Site gehen um den (Team)-Kalender anzuschauen.

Einrichtung der Synchronisation

Dazu muss der Benutzer den Kalender in der gewünschten SharePoint Seite im Browser aufrufen und im Menü „Aktionen“ den Punkt „Verbindung herstellen mit Outlook“ anwählen. Anschließend öffnet sich ein Bestätigungs-Dialog im lokalen Outlook, in dem man z. B. noch den Anzeigenamen des SharePoint Kalenders beeinflussen kann.

Anschließend hat der Benutzer im Outlook neben seinem persönlichen Kalender einen weiteren zusätzlichen Kalender. Dieser wird in der linken Leiste in Outlook 2007 unter „Weitere Kalender“ aufgelistet. Man kann also sich mit einer Vielzahl von Kalendern verbinden. Diese kann man dann an- bzw abwählen durch das Häkchen setzen (siehe Screenshot).

In der Kalenderansicht in Outlook 2007 hat der Benutzer zwei Möglichkeiten:

1. Die Kalender in einer Art „Split“-View nebeneinander für den gewählten Zeitraum (Tag, Woche, Monat) anzeigen. Dies reduziert den Platz in Outlook beträchtlich

2. Die Kalender transparent übereinanderliegend anzeigen. Diese Anzeige kann ist empfehlenswert.

Man kann in dem verbundenen Kalender in Outlook die Termine ansehen und neue Termine anlegen. Wenn man solch ein Termin öffnet, gibt es in der Symbolleiste die Möglichkeit, den Termin in den eigenen Outlook-Kalender zu kopieren.

Genau hier liegt die Krux: Der Termin wird kopiert! Man kann ein Termin also 3 mal hintereinander in sein eigenen Kalender kopieren. Und wenn der Termin im SharePoint Kalender gelöscht wird, dann bleiben die Kopien bestehen. Ebenso erfährt die Kopie natürlich nichts von einer Aktualisierung ihres Ursprungtermins im SharePoint-Kalender. Hier wäre eine wirkliche Synchronisierung in den eigenen Kalender besser.

Natürlich die Frage, warum ein Termin überhaupt in den eigenen Kalender kopiert werden sollte:

• Die Synchronisierung der Termine mit einem Windows Mobile Gerät funktioniert nur von dem eigenen Kalender

• Es werden Terminkonflikte beim Anlegen von Terminen von Outlook erkannt.

• Es sollen eigene private Notizen dem Termin hinzugefügt werden

Termine können in dem SharePoint-Kalender auch angelegt werden, wenn der Benutzer offline ist. Sobald das Outlook 2007 wieder eine Verbindung zur SharePoint Site aufbauen kann, werden die Kalender abgeglichen.

Nachtrag: Ein Termin aus dem eigenen Outlook-Kalender kann nicht in den SharePoint Kalender kopiert werden.

Wenn in einem Outlook Kontakt ein Geburtstag eingetragen wird und anschließend der Kontakt gespeichert wird, erzeugt Outlook anschließend automatisch ein Kalendereintrag für den Geburtstag. Soweit so gut. Wenn man jetzt Kontakte per PST oder andere Form in Outlook importiert, die Geburtstage enthalten, werden diese nicht automatisch in den Kalender eingetragen. Man müsste nun in jedem Kontakt manuell nochmal das Geburtstagsfeld editieren und den Kontakt speichern.

Das ist natürlich bei einer Menge von Kontakten sehr aufwändig! Deshalb habe ich im Internet ein VBA Makro für Outlook gefunden, welches das genau automatisiert für einen vorher ausgewählten Kontakte-Ordner durchführt.

Um das VBA Makro zu nutzen, muss man es auf folgende Weise in Outlook einfügen:

1. ALT+F11 drücken (damit startet der Visual Basic Editor)
2. Im linken Bereich den Baum „Projekt1″ solange expandieren, bis „ThisOutlookSession“ erscheint
3. Doppelklick auf „ThisOutlookSession“ (damit öffnet sich im rechten Bereich ein Editorfenster
4. Im Editorfenster unten stehenden Code per Copy & Paste einfügen
5. Speichern und Editorfenster schließen

Nun kann man das Makro im Outlook starten, dazu:

1. Im Menü „Extras“ -> „Makro“ -> „Makros“ auswählen
2. In der sich öffnenden Dialogbox steht dann „ThisOutlookSession.BirthdayImport“ -> Hier einfach die Schaltfläche „Ausführen“ anklicken
3. Im nun öffnenden Dialog den Kontakte-Ordner auswählen, in dem die Kontakte mit den Geburtstagen für den Kalender liegen
4. Go!

Sub BirthdayImport()
Dim myFolder As MAPIFolder
Set myFolder = Session.PickFolder
For i = myFolder.Items.Count To 1 Step -1
myFolder.Items(i).Display
mybirthday = myFolder.Items(i).Birthday
myFolder.Items(i).Birthday = "12.12.2000 "
myFolder.Items(i).Birthday = mybirthday
myFolder.Items(i).Save
myFolder.Items(i).Close 0
Next i
End Sub

Hinweis: Ich übernehme keinerlei Haftung für irgendwelche auftretenden Schäden durch die Benutzung des hier beschriebenen Vorgehens!