Jeder, der seine persönliche Aufgabenverwaltung mit Outlook macht, kennt den zufriedenen Moment, in dem eine Aufgabe auf Erledigt gesetzt wird.
Doch was ist die Folge in Outlook?
Die Aufgabe an sich bleibt in Outlook jedoch existent. Das Statusfeld wird auf “Erledigt” gesetzt. Dies hat zur Folge, dass sich mit der Zeit viele viele erledigte Aufgaben in Outlook ansammeln.
Für die Filterung einer Ansicht aller erledigten Aufgaben kann man folgende alternative Filter setzen:
- Feld “Erledigt” “entspricht” dem Wert “Ja”
- Feld “Status” “entspricht” dem Wert “Abgeschlossen”
Zu allem Überfluss werden die erledigten Aufgaben bei der Synchronisierung mit einem Windows Mobile Gerät über das WMDC übertragen und müllen also den Speicher des Geräts zu. Ebenso werden diese Aufgaben zu allen anderen Geräten und Webdiensten synchronisiert.
Deshalb bin ich dazu übergangen, die erledigten Aufgaben direkt zu löschen.
Es macht bei der gemeinsamen Nutzung einer Projektseite (auf Basis von SharePoint) immer Sinn, eine Kontaktliste für die gemeinsame Ablage von Kontaktdaten anzulegen. Diese Kontaktliste steht jedem Mitglied der Projektseite auf der Seite selbst oder im Outlook als weiterer Kontakte-Ordner zur Verfügung. Das funktioniert auch mit SharePoint Online von Office365.
Hinweis: Die hier beschriebene Funktion ist komplett unabhängig von Exchange!
In Office 365 im SharePoint Online sucht man in der Navigation vergeblich nach dem Punkt “Listen”, wenn noch keine Liste selbst angelegt wurde. Erst danach ist der Navigationspunkt sichtbar. Um eine Liste zu erstellen, auf den Navigationspunkt “Gesamter Websiteinhalt” in der Schnellstartleiste klicken und anschließend in der rechten Ansicht auf “Erstellen” klicken. Eine SharePoint Liste kann natürlich auch mit Hilfe des SharePoint Designers angelegt werden.
Im anschließenden Erstellen-Dialog den Listentyp “Kontakte” auswählen.
Anschließend wird die Liste angelegt und ist bereit für die Aufnahme von Kontakten. Das können die Benutzer manuell in der Weboberfläche über ein Eingabeformular erledigen. Ist aber aus meiner Sicht umständlich. Vor allem, wenn im Team die Kontaktdaten als Outlook-Kontakte lokal schon vorhanden sind!
Integration in Outlook:
Nach dem Erstellen der Liste bietet es sich an, die Liste in das auf dem Arbeitsplatz installierte Outlook zu integrieren um komfortabel lokal gespeicherte Outlook-Kontakte in die Liste zu kopieren. Dazu muss (siehe folgender Screenshot) in der Menüleiste der Listentools auf “Verbindung mit Outlook herstellen” geklickt werden.
Vorteil der Integration in Outlook ist, dass beim Versenden von Mails im lokalen Outlook die gemeinsame Kontaktliste als “Adressbuch” genutzt werden kann. Es ist hierbei völlig egal, von welchem Mail-Konto versendet wird, da die Kontaktliste keinem Mail-Konto zugeordnet ist.
In früheren Outlook-Versionen wurden die Adressvorschläge für das Autovervollständigen in den Adressfeldern in einer *. nk2 Datei gespeichert. In Outlook 2010 ist dies wohl nicht mehr so.
Eine Anleitung zur Pflege/Löschen von Adressvorschlägen für das Autoverfollständigen in Version 2010 findet man in diesem Hilfeartikel von Microsoft.
Hier findet man ein Artikel, wie man Adressvorschläge aus einer *.nk2 Datei einer früheren Outlook-Version in Outlook 2010 importieren kann.
In dem Knowledgebase Artikel 300479 beschreibt Microsoft, wie das Logging in Outlook aktiviert wird und wo die Log-Dateien zu finden sind.
Meine Anmerkungen dazu:
Unter Windows 7 liegen werden die Logdateien in folgendem Verzeichnis abgelegt: c:\Users\Username\AppData\Local\Temp\Outlook-Protokoll. Es werden für Eingehende und Ausgehende Verbindungen je eine eigene Logdatei zu jedem Mailkonto extra angelegt.
Mir haben die Logs nicht viel genutzt. Das Detail-Level ist meiner Ansicht zu grob. Viel Spaß beim Logdateien auswerten…
Endlich kann man in Outlook in der Baumansicht (linke Spalte) die einzelnen EMail-Konten nach Herzenslust sortieren. In Outlook 2007 wurden sie noch alphabetisch geordnet. Gerade wenn man mehrere Email-Konten eingerichtet hat, ist dies von Vorteil!
Der Umstieg von Office 2007 auf Office 2010 gestaltet sich ohne große Arbeitspausen.
So findet Outlook 2010 die Kontenkonfigurationen incl. Signaturen auf dem System und übernimmt diese selbständig. Und dies, obwohl Office 2007 vorher deinstalliert wurde!
Auch OneNote 2010 findet die vorhandenen Notizbücher auf den Festplatten selbständig und bindet sie automatisch ein.
Das finde ich als Benutzer sehr gut!
In der neuen Office Version gibt es eine engere Integration zwischen Outlook 2010 und OneNote 2010, die ich schätzen lernen werde. In jedem Outlook Termin ist ein Button in der Symbolleiste zum Sprung zu OneNote vorhanden. Alternativ reicht es, wenn man den Termin im Kalender anklickt und oben in der kontextsensitiven Symbolleiste (Ribbon-Bar) den entsprechenden Button anklickt.
Symbolleiste im Termin
Das gute dabei: Es werden automatisch beim Sprung in OneNote ein neues Notizblatt im gewünschten Notizbuch angelegt mit einem gesonderten Template. In dieses Template werden automatisch die Daten des Termins hineinkopiert. So kann man sofort mit seinen Notizen zum Termin starten. Für mich auf alle Fälle hilfreich!
Notiz-Template für ein Termin
Den eigentlichen Header einer EMail in Outlook 2007 anzuzeigen ist wirklich sehr gut von Microsoft versteckt worden. Man muss dazu die Mail durch Doppelklick in einem eigenem Fenster öffnen und auf das kleine Symbol in der rechten unteren Ecke des Screenshot klicken!
Dann öffnet sich ein neuer Dialog, in dem im unteren Bereich unter “Internetkopfzeilen” der Header der Mail aufgeführt ist.
Zu meiner Unzufriedenheit musste ich heute feststellen, dass in der unter Windows 7 RC verwendeten Windows Search die Suchbefehle (siehe diesen Artikel zu Suchbefehlen) lokalisiert wurden.
Das bedeutet, dass man in Outlook im deutschen Windows 7 nicht mehr “from:Absendername” verwenden kann, sondern jetzt “von:Absendername” verwenden muss. 
Wenn man neben deutsch auch noch Mails in einer anderen Sprache schreibt, ist es hilfreich dass Outlook gleich den Text mit dem entsprechenden Wörterbuch auf Rechtschreibung und Grammatik prüft.
Dazu muss man Outlook mitteilen, um welche Sprache es sich handelt. Also den Text markieren, und in der Symbolleiste der Mail die Sprache auswählen.
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