Office 365: Nutzung einer gemeinsamen Kontakt-Liste in SharePoint Online

Es macht bei der gemeinsamen Nutzung einer Projektseite (auf Basis von SharePoint) immer Sinn, eine Kontaktliste für die gemeinsame Ablage von Kontaktdaten anzulegen. Diese Kontaktliste steht jedem Mitglied der Projektseite auf der Seite selbst oder im Outlook als weiterer Kontakte-Ordner zur Verfügung. Das funktioniert auch mit SharePoint Online von Office365.

Hinweis: Die hier beschriebene Funktion ist komplett unabhängig von Exchange!

In Office 365 im SharePoint Online sucht man in der Navigation vergeblich nach dem Punkt “Listen”, wenn noch keine Liste selbst angelegt wurde. Erst danach ist der Navigationspunkt sichtbar. Um eine Liste zu erstellen, auf den Navigationspunkt “Gesamter Websiteinhalt” in der Schnellstartleiste klicken und anschließend in der rechten Ansicht auf “Erstellen” klicken. Eine SharePoint Liste kann natürlich auch mit Hilfe des SharePoint Designers angelegt werden.

Im anschließenden Erstellen-Dialog den Listentyp “Kontakte” auswählen.

Anschließend wird die Liste angelegt und ist bereit für die Aufnahme von Kontakten. Das können die Benutzer manuell in der Weboberfläche über ein Eingabeformular erledigen. Ist aber aus meiner Sicht umständlich. Vor allem, wenn im Team die Kontaktdaten als Outlook-Kontakte lokal schon vorhanden sind!

Integration in Outlook:
Nach dem Erstellen der Liste bietet es sich an, die Liste in das auf dem Arbeitsplatz installierte Outlook zu integrieren um komfortabel lokal gespeicherte Outlook-Kontakte in die Liste zu kopieren. Dazu muss (siehe folgender Screenshot) in der Menüleiste der Listentools auf “Verbindung mit Outlook herstellen” geklickt werden.

Vorteil der Integration in Outlook ist, dass beim Versenden von Mails im lokalen Outlook die gemeinsame Kontaktliste als “Adressbuch” genutzt werden kann. Es ist hierbei völlig egal, von welchem Mail-Konto versendet wird, da die Kontaktliste keinem Mail-Konto zugeordnet ist.

Office 365: Arbeit mit Metadaten (Tags) in SharePoint Online

Die Nutzung:
Um mit Metadaten in Dokumenten zu arbeiten, muss in der Dokumentenbibliothek die Metadatenspalte erstellt/aktiviert werden.

“Das Taxonomiefeature (Feature-ID “73EF14B1-13A9-416b-A9B5-ECECA2B0604C”) wurde nicht aktiviert. Es wurde kein Ausdruckssatz oder Ankerpunkt ausgewählt.”

Aktivierung des Features:
Um das Feature zu aktivieren muss man in der Websiteverwaltung die Websitefeatures verwalten. Dort muss ein Feature “Inhaltsorganisation” und “Metadatennavigation und Filtern” aufgelistet sein. Die Features ist nur sichtbar, wenn man ein E3 Paket von Office 365 besitzt. Bei allen kleineren Paketen ist dieses Feature nicht sichtbar, weil von Microsoft aufgrund des Pakets limitiert. :-/