Seit SharePoint 2010 ist es möglich, die Inhalte einer Aufgabenliste mit Microsoft Project Professional 2010 zu synchronisieren. Dadurch bietet sich die Möglichkeit, eine Aufgabensammlung weiter für Projektplanungen zu verwenden, oder aus einer Projektplanung eine Aufgabenliste zu befüllen. Die Synchronisation läuft also in beide Richtungen!
Aufgaben aus SharePoint in Project übertragen:
Aus der Aufgabenliste in SharePoint 2010 wählt man den Button “Zeitplan öffnen”, um die Inhalte der Liste in Microsoft Project zu öffnen.
Vorgänge aus Project als Aufgaben nach SharePoint übertragen:
Nach Anlegen eines Projektplans in Project wählt man unter “Speichern und Schließen” den Punkt “Mit Aufgabenliste synchronisieren” aus. Anschließend gibt man die Ziel-Aufgabenliste an, indem zuvor die URL zur SharePoint Seite eingegeben wird.
Insbesondere ist es möglich, einzelne Feldinhalte aus Project Vorgängen mit Datenfeldern in SharePoint Aufgaben zu mappen. Das Standard-Mapping ist in der folgenden Abbildung dargestellt.
Randbedingungen:
- Namen der Ressourcen in Project müssen in SharePoint als Benutzer bekannt sein; dann werden den entsprechenden Personen die Aufgaben beim Synchronisieren auch zugewiesen
- Notizen zu einem Vorgang in Project werden in die Aufgabe synchronisiert
- SharePoint kann bei Beziehungen zwischen einzelnen Vorgängen in Project nur mit dem Typ “Ende-Anfang” umgehen
In diesem PDF-Dokument gibt es ein gute Übersicht über die Features von Microsoft Project in den Versionen 2003, 2007 und 2010 incl. den Unterschieden zwischen Standard und Professional Edition von Version 2010.
In der synchronisierten Project-Datei mit den Work-Items aus dem Team Foundation Server kann man natürlich gern im Notizen-Feld eines Vorgangs etwas notieren. Jedoch muss klar sein, dass der Inhalt aus dem Notizen-Feld nicht in das jeweilige Work-Item im TFS zurück synchronisiert wird.
Um die Vorgänge eines Microsoft Project Plans in Excel weiter zu bearbeiten, existiert die Möglichkeit eines Exports.
Dazu muss man in Project unter “Datei” auf “Speichern unter” gehen. Anschließend wählt man im Dateityp “Microsoft Excel Arbeitsmappe” und gibt den Dateinamen für den Export ein.
Jetzt erst geht die eigentliche Arbeit los. Es öffnet sich der Export-Assistent. Unter anderem kann man hier ein Schema erstellen und nutzen, in dem die einzelnen Daten-Felder aus der Project Datei als Excel-Spalten definiert werden. Um die Vorgangsinfos zu exportieren, existiert das vorgefertigte Schema mit dem Namen “Standardinformationen für Vorgänge”.
Zum Schluss wird der Export als Excel Datei (Format Excel 97-2003) gespeichert. Leider werden die Spaltenbreite der Excel-Datei nicht automatisch den Zieldaten angepasst, so dass man manuell noch die Spaltenbreiten justieren muss. 
Vorgänge in Project sind standardmäßig immer ein Tag lang. Wenn man jedoch Vorgänge innerhalb eines Tages planen will, muss man die Vorgangsdauer in Minuten oder Stunden angeben. Das geht in Microsoft Project, denn man kann als Einheit im Feld “Dauer” folgende Kürzel für unterschiedliche Einheiten verwenden:
- Minuten: min
- Stunden: h
- Tage: d
- Wochen: w
- Monate: m
Zur Anzeige der stundengenauen Vorgänge im Gantt-Chart muss man den Zoom auf 1 Tag stellen (Rechts-Click auf die Zeitleiste):
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