Wenn man mit Office-Anwendungen Dateien bearbeitet, die auf einem SharePoint Server liegen, dann kann unter Vista und Windows 7 folgende Sicherheitsmeldung erscheinen.
Fehlertext: „Von Microsoft Office wurde ein potentielles Sicherheitsrisiko identifiziert.“
Abhilfe schafft hier, dass der betreffende SharePoint-Server in die Liste der vertrauenswürdigen Seiten in den Internet Optionen aufgenommen wird. Diese findet man in der Systemsteuerung oder im Internet Explorer in den Optionen.
Nach dem Erscheinen von Service Pack 2 für Office 2007 bietet es sich an, sich eine Slipstream DVD zu erstellen. Das bedeutet, dass die beiden Service Packs 1 und 2 mit der ursprünglichen Installations-DVD kombiniert werden und dadurch bei der nächsten Neu-Installation von Office 2007 automatisch auch die beiden Service Packs gleich installiert werden.
Hier die erforderlichen Schritte:
Hinweis: Die Anführungszeichen zur Kapselung der Pfadangabe ist notwendig, wenn ein Verzeichnisname Leerzeichen besitzt.
Microsoft hat gestern das lang ersehnte Service Pack 2 für Office 2007 veröffentlicht. In diesem englischen Artikel von Microsoft findet man die Verbesserungen bei den einzelnen Office-Anwendungen. In dem deutschen Knowledgebase Artikel sind die Verbesserungen ebenfalls aufgeführt.
Man kann das Service Pack auf der Downloadseite herunterladen oder per Windows Update (von Microsoft empfohlen) installieren.
Gerade in größeren Unternehmen sind die Einführungszyklen neuer Software-Versionen (wie z.B. Microsoft Office 2007) strikt geregelt und unterliegen einem langwierigen Prozess. Die Folge ist, dass auch heute noch viele Benutzer mit Office 2003 arbeiten. Und so kommt es vor, dass Empfänger von Mails mit Office 2007 Dokumenten sich anschließend melden, weil sie die Anlagen im Office 2003 nicht öffnen können.
Um diesen Benutzern das Arbeitsleben zu erleichtern, hat Microsoft schon vor längerer Zeit das kostenlose Microsoft Office Compatibility Pack für Word, Excel und Powerpoint 2007 veröffentlicht. Damit werden Benutzer von Office 2000, 2002 und 2003 in die Lage versetzt, die neuen Dateiformate von Office 2007 zu verarbeiten.
Microsoft hat auf seiner Microsoft Office Labs Seite, wo neue Ideen rund um Office veröffentlicht werden, einen ersten Prototypen veröffentlicht. Es ist ein Add-In namens „Search Commands“ und bietet eine Stichwortsuche nach verfügbaren Kommandos in den Programmen.
Das Add-In ist für ausschließlich für Office 2007 und funktioniert auch unter Vista 64 bit.
Nach der Installation des Add-Ins existiert in Word, Powerpoint und Excel in der Ribbon Leiste ein neuen Reiter „Search Commands“. Dort gibt es ein Eingabefeld für die Eingabe von Suchbegriffen. Rechts neben dem Suchfeld werden als Treffer sofort passende Kommandos incl. Symbol angezeigt und können verwendet werden.
Das gute dabei ist, dass im Tooltip des jeden Suchergebnisses (Kommandos) auch der feste Ort des jeweiligen Kommandos in der Ribbon Leiste angezeigt wird. So lernt man gleich ein wenig die Ribbon Leiste kennen. J
Einziger Wehrmutstropfen: Das Add-In gibt’s nur in Englisch. Das heißt, dass man nur englische Suchbegriffe eingeben kann und die Ergebnisse (Kommandos) auch in Englisch angezeigt werden. Ansonsten funktioniert das Add-In auch gut in einem deutschsprachigen Office 2007.
Ich persönlich hoffe, dass Microsoft noch mehr solch kleine produktive Tools veröffentlicht.
Nach einiger Suche habe ich eine Seite gefunden, auf der Add-Ins zur Unterstützung des OpenDocument Formats in Word, Excel und Powerpoint zur Verfügung gestellt wird. Das Projekt wird von verschiedenen Firmen betrieben. Interessant ist, dass Microsoft selbst dort auch mitarbeitet.
Das Add-In für Word unterstützt alle Version ab Word 2000 bis 2007. Alle Add-Ins können kostenfrei heruntergeladen werden.
Von Microsoft gibt es ein kleines Add-In, welches die Unterstützung von XPS und PDF Formaten in allen Office-Anwendungen hinzufügt. Genauer gesagt in folgenden:
Dadurch ist es z.B. möglich, eine OneNote Notiz als PDF-Dokument direkt per Mail zu versenden (Klick im Menü „Datei“ -> „Senden an“ -> „Email-Empfänger (als PDF-Anlage)“).
Hier der offizielle Download-Link . Man muss noch seine Office-Version auf Gültigkeit überprüfen lassen. Anschließend habe ich diesen direkten Link zum Add-In bekommen.
In diesem Post geht es um meine Erfahrungen mit dem Colligo Contributor for SharePoint 2.2. Dies ist ein Offline-Client für den Microsoft Office SharePoint Server. Die Inhalte (Dokumente,Kontakte, Aufgaben, etc.) einer SharePoint Site können mit diesem Tool komfortabel ohne Browser benutzt werden. Ein Vorteil eines Offline-Clients ist die schnellere Reaktion als im Browser, wo immer erst Requests geschickt werden und Seitenaufbau Zeit verbraucht. Weiterhin der große Vorteil, die Dateien auf seinem lokalen PC zu haben, wenn man offline ist.
Ersteinrichtung einer SharePoint-Site
Zuerst wählt man die SharePoint Site aus, die man im Tool nutzen will. Hier gibt man die URL der Site und seine Credentials ein. Anschließend zeigt der Contributor die Dokumentenbibliotheken und Listen der Site an. Hier kann man wählen, ob man alle synchronisieren will oder nur einzelne Listen oder Dokumentenbibliotheken. Ein großer Vorteil ist die Filter-Funktion. Dadurch kann ein bestimmten Verzeichnis innerhalb einer Dokumentenbibliothek ausgewählt werden anstatt die gesamte Dokumentenbibliothek runterzuladen. Danach werden alle Dateien runtergeladen und in einem lokalen Verzeichnis abgelegt.
Hinweise:
Arbeiten mit dem Contributor
Anschließend können alle Datei-Aktionen in den Dokumentenbibliotheken über das Kontextmenü ausgeführt werden, wie auch im SharePoint Server gewohnt. Bei Word-Dokumenten gibt es im Kontextmenü zwei mögliche Aktionen „Open with Microsoft Word“ und „Edit in Microsoft Word“. Das ist verwirrend, weil der Unterschied unklar ist.
Ein Vorteil ist die Filterung der Dateianzeige im Verzeichnis. So kann man z.B. Dokumente nur von einem bestimmten Bearbeiter anzeigen lassen. Dies ist besonders praktisch bei Verzeichnissen, in denen eine Vielzahl von Dateien vorhanden ist. Natürlich können auch Dateien über den Colligo Contributor in den SharePoint Server hochgeladen werden oder z.B. Aufgaben in der entsprechenden Liste angelegt werden.
Folgende Sachen haben mir am Contributor nicht gefallen:
Unbehandelte Exceptions:
Es darf nicht passieren, dass man als Benutzer eine unbehandelte NullReferenceException präsentiert bekommt, wenn der Contributor die SharePoint Seite nicht erreicht, weil wie bei mir die richtige HTTP Proxykonfiguration nicht aktiviert ist.
Version Mismatch, obwohl die Datei auf dem Server nicht geändert wurde:
Beim Versuch des Check-In eines bearbeiteten Word-Dokuments wurde ein Dialog angezeigt, den man erstmal manuell vergrößern muss, um die Fehlermeldung zu lesen: „The version oft the file on the server is different from the local version. Please synchronize the site and try again.“ Das erneute Synchronisieren der Site half jedoch nichts. Dieser Fehler trat bei mir auch bei anderen Dateien (Excel-Dateien) auf. Die Ursache dafür war nicht ersichtlich. Einziger Weg, die Datei einzuchecken ist die Datei manuell aus dem Colligo Verzeichnis in die SharePoint Dokumentenbibliothek hochladen und einchecken.
Nach erneutem Synchronisieren kam der Contributor bei dem Word-Dokument erst recht durcheinander und erklärte ein Synchronisierungskonflikt. Dafür gibt’s dann Abhilfe. In dem folgenden Dialog zeigte sich, dass die Dateien von der Dateigrößte identisch sind, jedoch das Datum unterschiedlich.
Nun bietet der Contributor ein Merge Documents Wizard an. Dieser zieht eine temporäre Kopie der lokalen Datei und mergt die Inhalte der Server-Datei. Anschließend wird das gemergte Dokument geöffnet und die Änderungen im Änderungsmodus angezeigt. In meinem Fall war die Datumsangabe (automatisches Feld in Word-Dokument) auf dem Deckblatt Schuld für den Konflikt.
Alles in allem bin ich nicht überzeugt vom Colligo Contributor und werde mir das Tool in einer späteren Version nochmal anschauen.
Weiterführende Links:
Microsoft Outlook speichert die Inhalte des gesamten „persönliche Ordner“ in einer einzigen Datei mit der Extension pst. In Outlook 2007 werden diese Dateien als Outlook Datendateien bezeichnet. Auch Archivdateien haben dieses Format. Diese Datendateien sind das Allerheiligste – wenn die Datei zerstört ist, dann sind alle wichtigen Daten weg.
Leider bietet Outlook von selbst keinen Sicherungsmechanismus an. Deshalb hat Microsoft schon vor längerer Zeit ein kostenloses Add-In veröffentlicht, welches nach dem Beenden von Outlook die PST-Datei in ein vorkonfiguriertes Verzeichnis kopiert.
Hinweis: Das Sicherungs-Tool kann die PST-Datei nur sichern, wenn kein anderes Programm mehr auf die Datei zugreift. Jedoch gibt es so manche Tools (ActiveSync, einige Desktop-Suchen (z.B. Copernic)oder CTI-Clients mit Outlook Integration), welche die PST-Datei dann sperren. Hier muss man diese Programme dann schließen, damit die PST-Sicherung durchgeführt werden kann.
Auf der Downloadseite des Add-Ins ist nur von Outlook 2000 – 2003 die Rede. Jedoch funktioniert das Add-In auch unter Outlook 2007. Für mich persönlich ist das Tool unverzichtbar geworden.
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