Wieder einmal ein Artikel in der Rubrik “ewig gesucht und doch so einfach”:
Anforderung:
In einer Excel-Datei befindet sich eine befüllte Tabelle mit mehreren Spalten und mehreren Zeilen. Man möchte Spalten und Zeilen miteinander tauschen, da es sich besser darstellen lässt.
Lösung:
Die Funktion in Excel dafür heißt “Transponieren”. Man markiert und kopiert die gesamte Tabelle (incl. Spaltenköpfe) und anschließend fügt man die Tabelle an neuem Platz ein. Dabei verwendet man die Funktion “Inhalte einfügen”.
In dem zugehörigen Dialog klickt man “Transponieren” an.
Dafür gibt es die Funktion “VERKETTEN” im deutschen Excel oder im englischen als “CONCATENATE”. Die Syntax sieht so aus:
=VERKETTEN(Zelle1;fakultative Zeichen;Zelle2)
Beispiel für eine Verkettung einer Spalte “Nummer” und Spalte “Bezeichnung” aus einer SharePoint-Liste, die in Excel exportiert wurde:
=VERKETTEN(Mappe2!Tabelle_owssvr_1[@Nummer];" | ";Mappe2!Tabelle_owssvr_1[@Bezeichnung])
Dank Excel kann man eine Vielzahl von Work-Items im TFS anlegen, ohne dies zeitaufreibend im Team Explorer von Visual Studio durchzuführen. Als Systemvoraussetzung dafür ist ein installierter Team Explorer und Visual Studio notwendig.
Im Menü “Team” in Excel den Punkt “neue Liste” anklicken und folgender Dialog erscheint:
Anschließend wählt man das gewünschte Projekt im TFS aus. Die entsprechende Work-Itemliste wählt man aus, in dem in der Spalte “Work Item Type” in jeweiligen Zeile der passende Typ für das anzulegende Work Item ausgewählt wird.
Beim Auswählen von zusätzlichen Spalten (Button “Spalten wählen”) zum Work-Item werden magischerweise noch weitere Felder hinzugefügt. Diese sind die Pflichtfelder, welche zum Work-Item ausgefüllt werden müssen. Wenn nicht alle Pflichtfelder als Spalten in Excel vorhanden sind und mit Inhalten befüllt werden, kann das Work-Item im TFS nicht angelegt werden!
Die Work-Items werden in den einzelnen Zeilen eingegeben. Eine Zeile in Excel ist ein Work-Item.
Abschließend “Veröffentlichen” in der Symbolleiste klicken. Nun springt ein Dialogfeld auf, in dem angezeigt wird, wenn Work-Items nicht angelegt werden konnten. Bei Doppelklick auf eine Work-Item sieht man auch die genaue Fehlermeldung.
Erst wenn in der Statuszeile von Excel steht, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde, dann sind die Work-Items auch angelegt. Dann tauchen in der Spalte “ID” auch die generierten IDs zu den angelegten Work-Items aus dem TFS auf.
In Excel kann man mit folgender Formel aus dem gegebenen Datum den dazugehörigen Wochentag berechnen:
=TEXT(“01.12.1979″;”TTTT”)
Anstatt des Datums kann man auch eine Zelle angeben, welche das Datum enthält.
Keine Ahnung, warum Microsoft auf die “tolle” Idee gekommen ist, den Synchronisations-Mechanismus zwischen Excel-Dateien und SharePoint Listen bei Excel 2007 nur noch einseitig anzubieten. In Excel 2007 funktioniert nur die Synchronisierung von SharePoint nach Excel. Der Rückweg ist versperrt. In Excel 2003 funktioniert dies tadellos.
Stattdessen soll man jetzt Microsoft Access dafür nutzen. Und dies hat nun nicht jeder. 
Zum Glück gab es auch bei Microsoft eine Einsicht zu dem Thema. Die Funktionalität kann man nachträglich wieder installieren, in dem man sich dieses Add-In für Excel runterlädt. Jedoch funktioniert das Add-in nicht so toll, wie die unzähligen Kommentare zu diesem Artikel zeigen. Und auch ich habe es nicht geschafft, das Add-In erfolgreich zu installieren.
Man kann nur hoffen, dass Microsoft dieses Feature bei Office 14 wieder ordentlich einbaut.
Um die Vorgänge eines Microsoft Project Plans in Excel weiter zu bearbeiten, existiert die Möglichkeit eines Exports.
Dazu muss man in Project unter “Datei” auf “Speichern unter” gehen. Anschließend wählt man im Dateityp “Microsoft Excel Arbeitsmappe” und gibt den Dateinamen für den Export ein.
Jetzt erst geht die eigentliche Arbeit los. Es öffnet sich der Export-Assistent. Unter anderem kann man hier ein Schema erstellen und nutzen, in dem die einzelnen Daten-Felder aus der Project Datei als Excel-Spalten definiert werden. Um die Vorgangsinfos zu exportieren, existiert das vorgefertigte Schema mit dem Namen “Standardinformationen für Vorgänge”.
Zum Schluss wird der Export als Excel Datei (Format Excel 97-2003) gespeichert. Leider werden die Spaltenbreite der Excel-Datei nicht automatisch den Zieldaten angepasst, so dass man manuell noch die Spaltenbreiten justieren muss.
Zu einem gegebenem Datum die zugehörige Kalenderwoche kann man in Excel mit folgender Formel berechnen:
KÜRZEN((A1-DATUM(JAHR(A1+3-REST(A1-2;7));1;REST(A1-2;7)-9))/7)
Die Zelle A1 in der Formel ersetzt man durch die Zelle, wo das Datum steht.
Die Formel habe ich hier gefunden: http://www.edv-portal.de/articles,special,1,57.htm
Manchmal sitzt man vor der Herausforderung, zwei Excel-Listen mit ähnlichen Daten vergleichen oder zu vereinigen. Um dies zu erleichtern gibt es die Möglichkeit, beide Dateien gleichzeitig in einer Art Split-View in Excel zu betrachten. Hierzu öffnet man die beiden Dateien in Excel und wählt den Befehl “Nebeneinander anzeigen” im Menü Ansicht an (siehe Screenshot). Durch den Befehl “Synchroner Bildlauf” kann man in beiden Dateien gleichzeitig scrollen und ist immer an der identischen Scroll-Position.
Microsoft hat auf seiner Microsoft Office Labs Seite, wo neue Ideen rund um Office veröffentlicht werden, einen ersten Prototypen veröffentlicht. Es ist ein Add-In namens “Search Commands” und bietet eine Stichwortsuche nach verfügbaren Kommandos in den Programmen.
Das Add-In ist für ausschließlich für Office 2007 und funktioniert auch unter Vista 64 bit.
Nach der Installation des Add-Ins existiert in Word, Powerpoint und Excel in der Ribbon Leiste ein neuen Reiter “Search Commands”. Dort gibt es ein Eingabefeld für die Eingabe von Suchbegriffen. Rechts neben dem Suchfeld werden als Treffer sofort passende Kommandos incl. Symbol angezeigt und können verwendet werden.
Das gute dabei ist, dass im Tooltip des jeden Suchergebnisses (Kommandos) auch der feste Ort des jeweiligen Kommandos in der Ribbon Leiste angezeigt wird. So lernt man gleich ein wenig die Ribbon Leiste kennen. J
Einziger Wehrmutstropfen: Das Add-In gibt’s nur in Englisch. Das heißt, dass man nur englische Suchbegriffe eingeben kann und die Ergebnisse (Kommandos) auch in Englisch angezeigt werden. Ansonsten funktioniert das Add-In auch gut in einem deutschsprachigen Office 2007.
Ich persönlich hoffe, dass Microsoft noch mehr solch kleine produktive Tools veröffentlicht.
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